Ehtimol, natijalarni uning maqsadlari bilan taqqoslab, uning muvaffaqiyatini baholash uchun siz voqea haqida hisobot yozishingiz kerak bo'ladi. Ushbu hisobotni o'zgartirish kerakmi yoki yo'qligini aniqlash uchun tadbir o'tkazayotgan kompaniya yoki shaxs tomonidan talab qilinadi. Muvaffaqiyatli voqea hisobotining yaxshi yozilishini ta'minlashning bir necha yo'li mavjud. Agar siz boshqa tadbirni o'tkazayotgan bo'lsangiz, sizga kerak bo'ladi!
Qadam
3dan 1 qism: Voqealar hisobotlarini tuzish
1 -qadam. Har bir auditoriya uchun taqdimot uslubi va formatini aniqlang
Voqealar hisobotlari zımbalanishi, zımbalanishi, PDF -fayllar, PowerPoint taqdimotlari va boshqalar bo'lishi mumkin.
- Voqealar hisoboti aniq bo'limlarga bo'linganligiga ishonch hosil qiling. Tadbir natijalarini uning maqsadlari bilan qanday solishtirish kerakligini aniqlash kerak. Amalga oshirilgan tadbirlarning asosiy natijalarini umumlashtiring.
- Har bir homiy va tomoshabinlarning ehtiyojlari va qiziqishlariga ko'ra, voqea hisobotlarini moslashtiring. Homiylarning maqsadlarini ko'rib chiqing. Qaysidir ma'noda homiylar voqealar hisobotining asosiy auditoriyasi hisoblanadi. Ular homiylik qilingan tadbirning muvofiqligini baholamoqchi. Shunday qilib, ular nimani xohlashini va nimani ko'proq qiziqtirayotganini bilishingizga ishonch hosil qiling.
- Noyob hodisalar va homiylarga bo'lgan aniq ehtiyojlarni qondirish uchun voqea hisobotlarini sozlang. Hisobotni bir xil auditoriyaga mo'ljallangan deb yozmang. Katta menejerlar va moliyaviy menejerlar ham sizning voqea hisobotingizning boshqa auditoriyasidir.
Qadam 2. Butun tadbir davomida kerakli ma'lumotlarni kuzatish jarayonini yarating
Siz faqat xotiraga tayanolmaysiz.
- Aniqroq va eng muhimi, samaraliroq hisobotlarni yaratish uchun tadbir oldidan, paytida va undan keyin asosiy ma'lumotlarni kuzatib boring. Bu usul sizga vaqt jadvaliga muvofiq hisobot tuzishga ham imkon beradi.
- Agar kerak bo'lsa (shu jumladan stajyorlar), bir nechta odam yordamida doimiy ma'lumot yig'ishni o'tkazishni o'ylab ko'ring. Aslida, hisobot voqea tugashini kutmasligi kerak.
3 -qadam. Hisobotni asosiy fikrlarga qisqartiring
Voqealar hisobotidagi muammolardan biri shundaki, ular kun tartibining oz qismini qamrab olishadi yoki shirin bayonotlarga e'tibor berishadi. Buni qilma. Asosiy fikrlarni aniq va analitik tarzda ajratib ko'rsatish maqsadga muvofiqdir.
- Batafsil muhokama qilinadigan voqeaning ba'zi muhim qismlarini tanlang. Eng muvaffaqiyatli bo'lgan uchta voqeani va eng hayratga soladigan uchta narsani toping.
- Hisobotni ahamiyatsiz tafsilotlar bilan to'ldirmang, masalan, tushlik menyusi yoki asosiy taqdimotning batafsil xulosasi. Siz muhim narsalarni kiritishingiz kerak.
3 -qismning 2 -qismi: Hisobotga to'g'ri tarkibni kiritish
Qadam 1. Ijroiya xulosasini yozing
Voqealar hisoboti to'liq hisobotning qisqartirilgan versiyasini o'z ichiga olishi kerak. Boshqaruv xulosasini voqea hisobotiga kirish deb o'ylang.
- Siz ikkita hisobot yaratishingiz mumkin, tadbir natijasi bilan qiziqqan odamlar uchun bitta ijro xulosasi va tadbirni tayyorlash, ijro etish va homiylik qilish bilan shug'ullanadigan odamlar uchun batafsilroq hisobot.
- Ijroiya xulosasida siz asosiy ob'ektlar va natijalarni muhokama qilishingiz va ularga e'tibor qaratishingiz kerak. Xulosa qisqacha bo'lishi kerak, faqat bir yoki ikki varaq. Hisobot voqeaning asosiy elementlarini umumlashtirishi va ma'lumotlarning qisqacha talqinini o'z ichiga olishi kerak
Qadam 2. Hisobotlaringizga chuqur ko'rgazmali qurollarni qo'shing
Ko'pincha hisobotlar o'quvchilarga bir qancha raqamlar haqida xabar berishdan ko'ra, statistik tendentsiyalarni aks ettiruvchi grafiklarni o'z ichiga olganda samaraliroq bo'ladi.
- Agar tadbir yangi mahsulotni o'z ichiga olsa, sizga ushbu mahsulotning fotosuratini qo'shishni maslahat beramiz. Tadbir davomida lahzani ko'rsatadigan fotosuratlar o'quvchiga o'tkazilayotgan tadbir haqida tasavvurga ega bo'lishga yordam beradi. Hisobotda aks ettirilgan tadbirda homiyning ishtirokini ko'rsatadigan fotosuratlarni olishga harakat qiling. Shunga qaramay, bu vazifa tadbir tugashini kutib o'tira olmaydi.
- Shuningdek, siz saytdagi namunalar, reproduktsiyalar va boshqa misollarni kiritishingiz mumkin. Homiylik kuponlarini olgan odamlar sonini xabar qiling va hokazo. Ommaviy axborot vositalarida, tomoshabinlarga, homiylar uchun voqea joyida va joydan tashqaridagi ta'sirini hujjatlashtiring.
Qadam 3. Barcha reklama va ommaviy axborot vositalarining ta'sirini hujjatlashtiring
Olingan ommaviy axborot vositalarini tadbirning belgilangan maqsadlari bilan taqqoslashni baholashingizni tavsiya qilamiz.
- Kundalik gazeta tarqatish va reklama reytinglari sonidan tashqari, homiyning ismi va reklamasini o'z ichiga olgan bosma reklama va maqolalarga e'tibor qarating.
- Hujjatli televidenie reklamalari, ommaviy e'lonlar, tarif kartalari va reyting kartalari qiymatlari va yangiliklar yoritilishi.
- Radio hujjatlari, tarif kartalari reklamalari, reklama va reklama aktsiyalari, tekshirilgan hisobotlar va boshqalarni unutmang.
4 -qadam. Tadbirning maqsadi haqida bayonot qo'shing
Siz tadbirning maqsadlarini natija bilan bog'lashingiz kerak, shuning uchun tadbirning asl vazifasi va maqsadlari haqida eslatmani kiritganingizga ishonch hosil qiling.
- Siz voqealar ro'yxatini dasturga kiritishingiz mumkin. Shuningdek, tadbir davomida kim asosiy ishtirokchilar bo'lishini muhokama qilishingiz kerak. Biroq, qisqa tuting.
- Hodisaning muhim natijalarini ro'yxatdan o'tkazish va muhokama qilish va ularni ro'yxatdan o'tgan natijalar bilan solishtirish uchun ko'p vaqt sarflashingizga ishonch hosil qiling. Haqiqiy bo'ling va kerak bo'lmagan narsalarni shirin qilmang.
Qadam 5. Voqealar hisobotidan moliyaviy ma'lumotlarni qo'shing
Siz tadbirning byudjeti va haqiqiy xarajatlari haqida batafsil muhokama qilishingiz kerak. O'zingizning byudjetingizni haqiqiy xarajatlar bilan taqqoslashni, shuningdek, yaxshi bo'lgan narsalarni va takomillashtirishga muhtoj bo'lgan joylarni ajratib ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling.
- Siz har qanday xarajatlarni, shu jumladan marketing va reklama tadbirlari xarajatlarini, xodimlar va homiylik xarajatlarini belgilashingiz kerak. Sizga batafsil byudjet tuzishni maslahat beramiz. Moliya menejerlari va yuqori lavozimli rahbarlar sizning xarajatlaringiz haqidagi xulosalaringizni tasdiqlovchi dalillarni ko'rishni xohlashadi.
- Daromad hisoblarini kiriting, masalan chiptalar, homiylar va ko'rgazmalar. Biroq, haqiqiy daromadni prognozlar bilan taqqoslaganingizga ishonch hosil qiling.
Qadam 6. O'quvchiga tegishli statistikani qo'shing
Hisobotingiz shirin ma'lumotlar bilan to'ldirilishiga yo'l qo'ymang. Tadbirga tashrif buyurgan odamlarning soni siz kiritishingiz kerak bo'lgan ma'lumotlardan biridir. Hisobotlarga o'lchovli ma'lumotlarni kiritishingizni tavsiya qilamiz.
- Savdo va ma'lum bir stendga tashrif buyuruvchilar soni kabi statistik ma'lumotlar va boshqa tegishli ma'lumotlar. Agar taqdim etilgan ma'lumotlar to'liq bo'lsa, voqea hisoboti yanada ishonchli bo'ladi. Qatnashuvchilar/tashrif buyuruvchilar haqida ma'lumot qo'shing. Demografik ma'lumotlar, tashrif buyuruvchilar soni va tashrif buyuruvchilarning tadqiqot natijalarini (masalan, sotib olish odatlari) qo'shing.
- Homiylik kampaniyalariga, shuningdek, notijorat tashkilotlariga qilingan xayriyalarga javob bergan odamlar soni haqida xabar bering. Iqtisodiy ta'sir va xodimlarning ishtirokini hujjatlashtiring.
7 -qadam. Ma'lumotni kontekstualizatsiya qiladigan sifat elementlarini qo'shing
Sizning hisobotingiz ba'zi statistik ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak, lekin sizga kontekst bilan bog'liq fikr-mulohazalarni taqdim etish uchun odamlarning iqtiboslari ham kerak bo'ladi.
- Tadbir ishtirokchilari va tadbir ishtirokchilarining fikr va mulohazalarini to'plang, shunda voqea muvaffaqiyatini baholash faqat voqea hisoboti mualliflaridan kelib chiqmaydi. Bu sizning hisobotingizni yanada ishonchli qiladi.
- Shuningdek, uchinchi tomon tadqiqotlarini o'z ichiga oladi. Ommaviy axborot vositalarining ta'siriga ahamiyat berish - bu uchinchi tomonlar o'rganishi mumkin bo'lgan narsalardan biridir.
- Kosmik qiymat va hodisaga tayyorgarlik. Sayt va tayyorgarlikning samaradorligini boshqa odamning nuqtai nazaridan baholash uchun vaqt ajratish kerak. Bo'sh joyni konferentsiyalar, tadbirlar va boshqalarga qanday ishlatishni muhokama qiling.
3dan 3 qism: Voqealar hisobotini to'ldirish
Qadam 1. Voqealar haqida o'z vaqtida hisobot tayyorlang
Hisobotni voqeadan so'ng imkon qadar tezroq yozishga va nashr etishga harakat qiling. Vaqt o'z vaqtida bo'lishi uchun buni taqvimga rejalashtirishingizga ishonch hosil qiling. Ba'zilar hisobotni voqeadan 30 kun o'tgach nashr qilishni maslahat berishadi, boshqalari esa hisobot voqeadan bir necha kun o'tib e'lon qilinishi kerak, deb bahslashadi.
- Belgilangan muddat tugagach, uni o'tkazib yubormasligingizga ishonch hosil qiling. Ehtimol, siz ma'lum bir mijoz tomonidan so'raladigan agentlik uchun voqea haqida hisobot yozyapsiz. Barcha so'rovlarga e'tibor bering.
- Umuman olganda, tinglovchilar to'liq va o'z vaqtida hisobot berishini kutishadi. Shunday qilib, umidlarni oqlaydigan hisobotlarni yarating va eskirishi uchun uzoq kutmang.
Qadam 2. Voqealar hisobotini ko'rib chiqing
Voqealar hisobotida grammatika yaxshi ishlatilganligiga va imlo, tinish va boshqa xatolar yo'qligiga ishonch hosil qiling.
- Javoblaringiz sayoz emasligiga ishonch hosil qiling. Odatda, "ko'rsatish, aytma" yozish texnikasidan foydalanish kerak. Bu shuni anglatadiki, siz hisobotda keltirilgan umumiy fikrlarni qo'llab -quvvatlash uchun ba'zi aniq misollar keltirishingiz kerak.
- O'z auditoriyangizni unutmang va hisobot rasmiy va professional tarzda yozilganligiga ishonch hosil qiling. Voqealar to'g'risidagi hisobotlar norasmiy hujjatlar emas; Ushbu hujjat tadbirni sotib olishning maqsadga muvofiqligini aniqlashda muhim ahamiyatga ega, shuning uchun u ishonchli bo'lishi kerak.
Maslahatlar
- Sizga kerak bo'lgandan ko'ra ko'proq rasm oling. Tanlovlar qancha ko'p bo'lsa, shuncha yaxshi.
- Rahbarlar va rejalashtiruvchilarning takliflarini yig'ganingizda, ularga to'g'ridan -to'g'ri bormang. Ular voqea tugaganidan keyin ham ancha oldinda bo'lgan odamlar. O'zingizning savolingizni birinchi bo'lib olomondan so'raganingiz ma'qul, chunki ular birinchi bo'lib chiqib ketadi. Bundan tashqari, agar u band bo'lsa, ma'ruzachi yoki tadbir rahbarini bezovta qilmang. Ularni keyinroq so'roq qilish mumkin bo'ladi.
- Iqtiboslarni yig'ishda, suhbatni normal tuting va boshqa odam o'z fikrini aytishga tayyor bo'lmaguncha tabiiy ravishda savollar berib turing.
- Sizga kerak bo'lganidan ko'proq tirnoq to'plang. Qancha ko'p bo'lsa, shuncha yaxshi.
- Yaxshi rasm voqea qanday o'tganini yoki odamlarning voqeaga qanday munosabatda bo'lishini ko'rsatishi mumkin.
- O'quvchilarga tadbirning kattaligini ko'rsatish uchun tadbirning katta rasmini, shu jumladan olomon va ma'ruzachilarning rasmlarini bitta rasmda ko'rsatadigan suratlarni olishga harakat qiling.
