Standart operatsion protsedura (SOP) - bu vazifani bajarish bosqichlari to'g'risidagi ma'lumotlardan iborat hujjat. Mavjud SOPni o'zgartirish va yangilash kerak bo'lishi mumkin, yoki siz noldan yozishingiz kerak bo'lgan stsenariyda bo'lishingiz mumkin. Bu juda ko'p ish bo'lib tuyulishi mumkin, lekin aslida bu juda "juda" to'liq ro'yxat. Ishni boshlash uchun 1 -qadamga qarang.
Qadam
3 -qismning 1 -qismi: SOP formatini yaratish
Qadam 1. Sizning formatini tanlang
SOPlarni yozishda na to'g'ri, na noto'g'ri. Biroq, sizning kompaniyangizda vazifani bajarishning afzal ko'rilgan yo'lini ko'rsatib, formatlash bo'yicha qo'llanma sifatida murojaat qilishingiz mumkin bo'lgan bir qator SOPlar bo'lishi mumkin. Agar bu sizning holatingiz bo'lsa, shablon sifatida mavjud SOPdan foydalaning. Agar bunday bo'lmasa, sizda bir nechta variant bor:
- Oddiy qadamlar formati. Bu oddiy protsedura uchun, qisqa, bir nechta mumkin bo'lgan natijalarga ega va to'g'ri nuqtaga to'g'ri keladi. Kerakli hujjatlar va xavfsizlik ko'rsatmalaridan tashqari, bu hujjat o'quvchi uchun ijro buyruqlarini o'z ichiga olgan oddiy jumlalar ro'yxati.
- Bosqichma-bosqich formatlash. Bu odatda uzoq protseduralar uchun - qaror qabul qilish, tushuntirish va terminologiyani o'z ichiga olgan o'ndan ortiq bosqichlardan iborat protseduralar. Bu ro'yxat, odatda, ma'lum bir tartibda kichik bosqichlarga ega bo'lgan asosiy qadamlardir.
- Oqim sxemasi formati. Agar protsedura cheksiz natijalarga ega bo'lgan xaritaga o'xshasa, oqim sxemasi sizning eng yaxshi garovingiz bo'lishi mumkin. Agar natijalar har doim ham oldindan aytib bo'lmaydigan bo'lsa, bu formatni tanlash kerak.
Qadam 2. O'quvchilaringizni o'ylab ko'ring
SOP yozishdan oldin uchta asosiy omilni hisobga olish kerak:
- O'quvchilaringizning oldingi ma'lumotlari. Ular sizning tashkilotingiz va uning tartib -qoidalari bilan tanishmi? Ular terminologiyani biladimi? Sizning tilingiz o'quvchining bilimi va sarmoyasiga mos kelishi kerak.
- O'quvchingizning til bilimi. Sizning tilingizni tushunmaydigan odamlar sizning SOPingizni "o'qish" imkoniyatiga egami? Iloji bo'lsa, rasm va diagrammalarni taglavhalar bilan qo'shsangiz yaxshi bo'ladi.
- Sizning o'quvchilaringiz. Agar ko'p odamlar sizning SOP -ni bir vaqtning o'zida o'qiyotgan bo'lsa (har biri alohida rolga ega), siz hujjatni o'yinda bo'lgani kabi formatlashingiz kerak: 1 -foydalanuvchi bu harakatni bajaradi, keyin 2 -foydalanuvchi va hokazo. Shunday qilib, har bir o'quvchi qanday qilib muammosiz ishlaydigan biznes mexanizmining ajralmas qismiga aylanganini ko'rishi mumkin.
3 -qadam. O'zingizning bilimingizni hisobga oling
Xulosa: Siz buni yozish uchun to'g'ri odamsizmi? Bilasizmi, bu jarayon nimani o'z ichiga oladi? Xato qilish ehtimoli bormi? Qanday qilib uni xavfsiz qilish kerak? Aks holda, uni boshqa birovga berganingiz ma'qul. Yomon yozilgan SOPlar - yoki hatto noaniq - nafaqat ish unumdorligini pasaytiradi, balki tashkilotning ishdan chiqishiga olib kelishi mumkin, lekin ular ham xavfli bo'lishi mumkin va sizning jamoangizdan tortib atrof -muhitga ham salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Muxtasar qilib aytganda, bu tavakkal qilish kerak emas.
Agar bu sizga berilgan loyiha bo'lsa va siz uni bajarishga majbur deb hisoblasangiz (yoki majburiy bo'lsangiz), kundalik protseduralarni bajarganlardan yordam so'rashdan uyalmang. Intervyu o'tkazish SOPni yaratish jarayonining umumiy qismidir
Qadam 4. Qisqa yoki uzoq SOPlar o'rtasida qaror qabul qiling
Agar siz protokollarni, terminologiyani va boshqalarni yaxshi biladigan va nazorat ro'yxatiga ega bo'lgan qisqa va qisqa SOPdan foydalanadigan bir guruh odamlar uchun SOP yozayotgan yoki yangilayotgan bo'lsangiz, uni qisqartirilgan shaklda yozishingiz mumkin.
Asosiy maqsadlar va tegishli ma'lumotlardan tashqari (sana, muallif, identifikator raqami va boshqalar), bu qadamlarning qisqa ro'yxati. Agar tafsilotlar yoki tushuntirishlar kerak bo'lmasa, buni qanday qilish kerak
5 -qadam. SOPning maqsadini eslang
Aniq bo'lgan narsa shundaki, sizda tashkilotingizda qayta -qayta takrorlanadigan protseduralar mavjud. Lekin bu SOPning foydali bo'lishining o'ziga xos sababi bormi? Xavfsizlikka e'tibor berish kerakmi? Muvofiqlik choralari? Bu SOP mashg'ulotlarda yoki kundalik mashg'ulotlarda ishlatiladimi? Mana sizning SOP -laringiz jamoangizning muvaffaqiyati uchun muhim bo'lgan ba'zi sabablar:
- Muvofiqlik standartlari bajarilishini ta'minlash
- Ishlab chiqarish talablarini maksimal darajada oshirish uchun
- Jarayon atrof -muhitga yomon ta'sir qilmasligini ta'minlash
- Xavfsizlikni ta'minlash uchun
- Hammasi jadvalga muvofiq ketayotganiga ishonch hosil qilish uchun
- Ishlab chiqarishdagi nosozliklarning oldini olish uchun
-
O'quv hujjati sifatida foydalanish uchun
Agar siz SOP nimaga urg'u berishi kerakligini bilsangiz, o'z fikrlaringizni shu jihatlar atrofida tuzish osonroq bo'ladi. Sizning SOP qanchalik muhimligini ko'rish osonroq bo'ladi
3 -qismning 2 -qismi: SOP yozish
Qadam 1. Kerakli materialni yoping
Umuman olganda, texnik SOP protseduradan "alohida" bo'lgan to'rtta elementdan iborat:
- Sarlavha sahifasi. Bunga 1) protseduraning nomi, 2) SOPning identifikatsiya raqami, 3) chiqarilgan yoki qayta ko'rib chiqilgan sana, 4) SOP qo'llanilgan agentlik/bo'lim/filial nomi va 5) SOPni tayyorlagan va tasdiqlaganlarning imzosi. Bu bo'lim har qanday formatdan foydalanishi mumkin, agar ma'lumot aniq bo'lsa.
- tarkib ro'yxati. Bu faqat ma'lumot olish uchun SOP etarlicha uzun bo'lsa kerak. Siz bu erda oddiy standart ramkani topasiz.
- Sifat kafolati/sifat nazorati. Agar tekshirish mumkin bo'lmasa, protsedura yaxshi protsedura emas. O'quvchilar kerakli natijalarga erishayotganiga ishonch hosil qilishlari uchun kerakli materiallar va tafsilotlarni tayyorlang. Bu material boshqa hujjatlarni, masalan, ish faoliyatini baholash namunalarini o'z ichiga olishi mumkin.
-
Malumot. Ishlatilgan yoki muhim bo'lgan barcha havolalarni yozib qo'yganingizga ishonch hosil qiling. Agar siz boshqa SOP ma'lumotnomalaridan foydalansangiz, kerakli ma'lumotlarni ilovaga qo'shganingizga ishonch hosil qiling.
Sizning tashkilotingiz ushbu SOPdan farqli protokoli bo'lishi mumkin. Agar siz ishlatishingiz mumkin bo'lgan oldingi SOP bo'lsa, ushbu tuzilishga e'tibor bermang va bajarilgan protseduraga amal qiling
Qadam 2. Jarayonning o'zi uchun quyidagilarni kiritganingizga ishonch hosil qiling:
- Qo'llash doirasi va qo'llanilishi. Boshqacha qilib aytganda, u jarayonning maqsadini, uning cheklanishlarini va jarayon qanday ishlatilishini tasvirlab beradi. Standartlar, me'yoriy talablar, rollar va majburiyatlar, shuningdek kirish va chiqishlarni qamrab oladi.
-
Metodologiya va protseduralar.
Masalaning mohiyati - zarur bo'lgan asbob -uskunalarni o'z ichiga olgan muhim qadamlarni batafsil sanab bering. Tartibli protseduralar va qaror qabul qilish omillarini o'z ichiga oladi. "Oldindan taxmin" va mumkin bo'lgan aralashuv yoki xavfsizlik masalalarini aytib bering.
- Terminologiyaga aniqlik kiritish. Qisqartmalar, qisqartmalar va umumiy bo'lmagan terminlarni tushuntiring.
- Salomatlik va xavfsizlik haqida ogohlantirish. Muammo yuzaga kelganda, alohida bo'limda va qadamlar bilan birga yozilishi kerak. Bu bo'limni o'tkazib yubormang.
-
Uskunalar va materiallar.
Kerakli narsalarning to'liq ro'yxati va qachon va qaerda uskunalar, uskunalar standartlari va boshqalarni topish mumkin.
-
Ogohlantirishlar va uzilishlar. Asosan, muammolarni bartaraf etish qismi. Mumkin bo'lgan muammolarni, nimalarga e'tibor berish kerakligini va ideal mahsulotga nima ta'sir qilishi mumkinligini sanab bering.
- Bu mavzularning har biriga o'z bo'limini bering (odatda raqamlar yoki harflar bilan ko'rsatiladi), shuning uchun sizning SOP chalkash jumlalarni o'z ichiga olmaydi va osonlik bilan murojaat qilinadi.
- Bu to'liq ro'yxat emas, balki protsedura bosqichlarining faqat kichik bir qismi. Sizning tashkilotingiz e'tiborga muhtoj bo'lgan boshqa jihatlarni eslatishi mumkin.
3 -qadam. Yozuvingizni qisqa va oson o'qing
Ehtimol, sizning o'quvchilaringiz bu SOPni o'yin -kulgi uchun o'qishni tanlamagan. Siz bu hujjatni qisqa va tushunarli qilib saqlamoqchisiz - aks holda ularning diqqatini boshqa joyga ko'chiradi va ular hujjatni qo'rqinchli va tushunish qiyin bo'ladi. Umuman olganda, jumlalaringizni iloji boricha qisqa tuting.
- Mana yomon misol: Ishlatishdan oldin havo chiqadigan joydan barcha changni tozalashingizga ishonch hosil qiling.
- Yaxshi misol quyidagicha: Ishlatishdan oldin havo chiqadigan joydan barcha changni olib tashlang.
- Umuman olganda, "siz" so'zini ishlatmang. Bu so'zni nazarda tutish kerak. Faol ovoz bilan gapiring va jumlalaringizni buyruq fe'llari bilan boshlang.
4 -qadam. Agar kerak bo'lsa, topshiriqni bajarish jarayonida ishtirok etgan ofitserlardan intervyu oling
Siz qilmoqchi bo'lgan oxirgi narsa - bu mutlaqo noto'g'ri SOP yozish. Siz jamoaning xavfsizligi, samaradorligi, vaqtini xavf ostiga qo'yasiz va jarayonni tushuntirmay turib tushuntirasiz - bu sizning jamoadoshlaringiz haqorat qilishi mumkin. Agar kerak bo'lsa, savollar bering! Siz aniq tartibni yozmoqchisiz, albatta.
Agar siz bilmasangiz, har xil manbalardan so'rashingiz mumkin. Jamoaning bir a'zosi standart operatsion tartib -qoidalarga rioya qila olmaydi yoki boshqa a'zo faqat protseduraning bir qismiga jalb qilinishi mumkin
5 -qadam. Uzun matnni diagramma va sxemalarga ajrating
Agar siz qo'rqitadigan bir yoki ikki qadamni qo'shsangiz, o'quvchilarga oson bo'lishi uchun grafik yoki diagramma tuzing. Bu hujjatni o'qishni osonlashtiradi va hamma narsani tushunishga harakat qilgandan so'ng ongga pauza beradi. Bundan tashqari, sizning hujjatlaringiz yanada to'liq va yaxshi yozilgan bo'ladi.
SOPni kuchaytirish uchun diagramma yoki diagrammalarni kiritmang; buni faqat kerak bo'lganda yoki til to'sig'ini bartaraf etishga urinayotganingizda qiling
Qadam 6. Har bir sahifada nazorat hujjati yozuvi borligiga ishonch hosil qiling
Sizning SOP, ehtimol, ko'pchiliklardan biri, shuning uchun sizning tashkilotingiz, ehtimol, har bir narsani ma'lum bir ma'lumot tizimiga ega bo'lgan katta ma'lumotlar bazasiga ega. Sizning SOP bu mos yozuvlar tizimining bir qismidir va shuning uchun ma'lum turdagi kodni topishni talab qiladi. Bu erda siz yozuvni foydali deb topasiz.
Har bir sahifada yuqori sarlavha yoki identifikator raqami, tuzatish raqami, sanasi va "sahifaning # raqami" o'ng yuqori burchakda bo'lishi kerak (ko'pchilik formatlarda). Tashkilotingizning xohishlariga qarab sizga izoh kerak bo'lishi mumkin (yoki yuqoridagi izohni izohda yozing)
3 dan 3 qism: Muvaffaqiyat va aniqlikni ta'minlash
Qadam 1. Jarayonni sinab ko'ring
Agar siz protsedurani sinab ko'rishni xohlamasangiz, ehtimol siz uni yaxshi yozmagan bo'lasiz. Jarayon haqida bilimi cheklangan (yoki umumiy o'quvchi vakili) SOP -dan foydalanib ularga yo'l -yo'riq bering. Ular qanday muammolarga duch kelishdi? Agar shunday bo'lsa, muammoni hal qiling va kerakli ta'mirlarni qiling.
- Sizning SOPingizni bir necha kishidan sinab ko'rish yaxshiroqdir. Turli xil odamlar har xil turdagi javoblarni berishga imkon beradigan turli xil muammolarni boshdan kechirishadi (ular kutilganidek)
- Jarayonni ilgari hech qachon qilmagan odamda sinab ko'ring. Oldindan bilimga ega bo'lgan har bir kishi, sizning bilimingizga tayanadi, sizning vazifangiz orqali emas, balki sizning maqsadingizga erishadi.
2 -qadam. SOP protsedurasini bajarayotgan odamlar tomonidan ko'rib chiqiladi
Oxir -oqibat, xo'jayiningizning SOP haqidagi fikri muhim emas. Ushbu SOP tegishli ishni bajaradiganlar uchun juda muhimdir. Shunday qilib, SOPni xo'jayinga yuborishdan oldin, tegishli ishni bajaradigan (yoki qilgan) odamlarga ishni ko'rsating. Ular nima deb o'ylashadi?
Ularni jalb qilish va jarayonning bir qismi sifatida his qilish, ular sizning SOP -laringizni qabul qilish imkoniyatini oshiradi. Va ular hatto ajoyib g'oyalarga ega bo'lishlari mumkin
3 -qadam. Sizning maslahatchingiz va Sifatni ta'minlash guruhi SOPni ko'rib chiqishlarini so'rang
Jamoa sizga yashil chiroqni yoqtirgandan so'ng, uni maslahatchingizga yuboring. Haqiqiy tarkibga ular kiritgan ma'lumot kamroq bo'lishi mumkin, lekin ular sizga SOP format talablariga mos keladimi yoki yo'qligini, agar biror narsani o'tkazib yuborgan bo'lsangiz, shuningdek, SOPni rasmiylashtirish va uni tizimga kiritish protokoli haqida ma'lumot beradi.
- Hujjatlarni boshqarish tizimidan foydalangan holda tasdiqlash uchun to'g'ridan -to'g'ri SOPlar, bu tasdiqlarning auditorlik izini ta'minlash. Bu jarayon bir tashkilotdan boshqasiga farq qilishi mumkin. Asosan, siz narsalar ko'rsatmalar va qoidalarga mos kelishini xohlaysiz.
- Vakolatli imzolar talab qilinadi, lekin ko'pchilik tashkilotlar hozirda elektron imzoni qabul qilishga qarshi emas.
Qadam 4. Tasdiqlanganidan so'ng, SOPni bajarishni boshlang
Bu xodim uchun rasmiy mashg'ulot bo'lishi mumkin (sinfda o'qitish, kompyuterda o'qitish va hk) yoki bu sizning qog'ozingiz hammomda osilganligini anglatishi mumkin. Nima bo'lishidan qat'iy nazar, ishingizni tarqating! Siz bunga erishish uchun ko'p mehnat qildingiz. Iltifot olish vaqti keldi!
SOP -laringiz yangilanganligiga ishonch hosil qiling. Agar bu SOP eskirgan bo'lsa, uni yangilang, yangilanishlarni qayta tasdiqlang va hujjatlashtiring, so'ngra SOPni qayta taqsimlang. Sizning jamoangizning xavfsizligi, mahsuldorligi va muvaffaqiyati shu SOPlarga bog'liq
Maslahatlar
- Hujjatli jarayon haqiqiy jarayon bo'lishi uchun har doim manfaatdor tomonlarni jalb qilishni unutmang.
- Aniqlikni tekshiring. Ikkita talqin yo'qligiga ishonch hosil qiling. Jarayonni bilmagan odamga protsedurani ko'rsating va protsedura haqida o'z fikrlarini aytishni so'rang; Siz hayron bo'lishingiz mumkin.
- O'quvchilar jarayonni aniq ko'rishlari uchun oqim sxemalari va tasvirlardan foydalaning.
- Bosqichlarni tushuntirish uchun oddiy indonez tilidan foydalaning.
- Ruxsat olishdan oldin odamlardan hujjatingizni ko'rib chiqishni so'rang.
- Har bir versiya o'zgarishi uchun hujjatlar tarixi yozilganligiga ishonch hosil qiling.
