Agar aniq maqsadsiz uchrashuvga taklif qilinsa, hamkasblar kelmaydi. Agar siz yig'ilish kun tartibini belgilashga mas'ul bo'lsangiz, yig'ilishda muhokama qilinadigan mavzularni va har bir mavzuni qamrab olish uchun qancha vaqt kerakligini aytib, bundan saqlaning. Qo'lingizdan kelganicha uni rejalashtirish va amalga oshirish orqali siz yaxshiroq natijalarga erishishingiz mumkin va yig'ilish qatnashchilari yo'qolgan vaqtdan o'zlarini yomon his qilmaydi.
Qadam
3dan 1 qism: Tayyorgarlik
Qadam 1. Hamkasblardan ma'lumot so'rang
Uchrashuv ishtirokchilari, agar ular yig'ilish kun tartibini tuzishda ishtirok etsalar, o'zlarini yanada ko'proq his qilishadi. Ulardan muhokama qilmoqchi bo'lgan mavzuni taklif qilishlarini so'rang va keyin uni kun tartibiga qo'ying.
- Elektron pochta xabarini yuboring yoki uchrashuvdan bir necha kun oldin taklif qilinadigan hamkasbingiz bilan uchrashing.
- Bu qadamni kamida 6-7 kun oldin bajaring, shunda ular hali ham o'z hissalarini qo'shishlari mumkin. Uchrashuv kun tartibi uchrashuv kunidan 3-4 kun oldin yakuniy ekanligiga ishonch hosil qiling.
2 -qadam. Asosiy maqsadni yoki erishiladigan bir nechta maqsadni aniqlang
Uchrashuv aniq maqsadda o'tkazilganligiga ishonch hosil qiling, masalan, qaror qabul qilish, ma'lumot almashish, ish rejalarini tuzish yoki topshiriqlarning bajarilishi haqida hisobot berish. Agar maqsadingiz bo'lmasa, uchrashuv o'tkazishingiz shart emas.
Uchrashuvlar bir nechta maqsadlarda o'tkazilishi mumkin, masalan, uzoq muddatli qarorlar qabul qilish uchun asos sifatida ishning borishi to'g'risida hisobot berish
3 -qadam. Ko'p odamlar ta'sir qiladigan mavzularga e'tibor qarating
2 kishi ishtirok etadigan munozarali mavzular kun tartibiga kiritilmasligi kerak. Ko'p odamlarning ishtirokini talab qiladigan echimlarni topishga vaqt ajrating.
- Masalan, agar siz hamkasbingiz bilan yangi topshiriqni muhokama qilmoqchi bo'lsangiz, alohida uchrashuv o'tkazing (yig'ilishdan tashqari).
- Agar siz faqat bir necha kishi hal qila oladigan muammoni muhokama qilish uchun yig'ilish o'tkazayotgan bo'lsangiz, mavzuni muhokama qilishda qatnashmagan uchrashuv ishtirokchilari ishlashni davom ettirishi kerak. Bu ularning hafsalasini pir qiladi, chunki ularning ish vaqti behuda ketadi. Shuning uchun, bu imkoniyatdan iloji boricha foydalaning, chunki ko'p odamlar qatnashadigan uchrashuv o'tkazish oson emas.
4 -qadam. Siz muhokama qilmoqchi bo'lgan mavzularni tanlab belgilab, uchrashuv kun tartibini tuzing
Uchrashuvda muhokama qilinishi kerak bo'lgan muhim mavzularni birinchi o'ringa qo'ying, chunki siz barcha mavzularni kun tartibiga qo'ya olmaysiz.
- Masalan, siz "loyihaning oxirgi muzokaralari", "bajarilish hisoboti taqdimotlari", "yangi loyiha rejalari" va "takliflar" ro'yxatini tuzishni xohlashingiz mumkin. Vaqt cheklanganligi sababli siz yig'ilish kun tartibiga miya hujumi sessiyasini kiritmadingiz.
- Yalpi majlisga tayyorgarlik jarayonida asosiy kun tartibini muhokama qilish uchun bir necha kishi bilan uchrashuv o'tkazish kerakmi yoki yo'qligini o'ylab ko'ring.
Qadam 5. Avval eng muhim mavzularni sanab bering
Uchrashuvni rejalashtirganda, uchrashuvning boshiga eng muhim mavzularni qo'yish yaxshi siyosatdir. Shunday qilib, barcha ishtirokchilar muhim mavzularni muhokama qilishlari mumkin, shu bilan birga uchrashuv boshlanganda onglari aniq va jismonan sog'lom.
- Masalan, "qaror qabul qilish" ni, keyin "borishlar to'g'risida hisobot taqdimoti" ni rejalashtiring (agar qaror qabul qilish uchun bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot kerak bo'lmasa).
- Bundan tashqari, yig'ilish erta tugashi yoki yig'ilish tugashidan oldin yig'ilishning ba'zi ishtirokchilari yig'ilishni tark etishlari kerak bo'lgan taqdirda, eng muhim mavzular muhokama qilingan.
6 -qadam. Har bir mavzuni yoritishga qancha vaqt ketishini taxmin qiling
Har bir mavzuni qamrab olish uchun qancha vaqt ketishini aniq bilmasangiz ham, taxmin qiling. Uchrashuv qancha davom etishini va qancha mavzu muhokama qilinishini o'ylab ko'ring. Eng muhim mavzularga ko'proq vaqt ajrating.
- Masalan, taraqqiyot haqida hisobot berish uchun 30 daqiqa, muhokama uchun 10 daqiqa va yangi muddatlarni belgilash uchun 10 daqiqa ajratish.
- Ko'pincha, yig'ilish kun tartibini bajarish mumkin emas, chunki har bir mavzu uchun vaqt ajratilmaydi. Uchrashuvdan oldin vaqt taqsimotini tuzing, shunda kun tartibidagi barcha mavzular oxirigacha muhokama qilinadi.
- Qo'shimcha vaqtni hisoblashda yig'ilishga taklif etilganlar sonini hisobga oling. Agar yig'ilishda 15 kishi qatnashsa va siz har bir mavzu uchun 15 daqiqa ajratsangiz, demak, har bir kishi har bir mavzu uchun taxminan 1 daqiqa gapirish vaqtini oladi. Hamma gapirmasa ham, ajratilgan vaqt juda qisqa edi.
3dan 2 qism: Uchrashuv kun tartibini tayyorlash
Qadam 1. Uchrashuv kun tartibining sarlavhasini yozing
O'quvchiga muhokama qilinadigan mavzuni o'z ichiga olgan kun tartibini o'qiyotganini bildirish uchun uchrashuv kun tartibining sarlavhasidan foydalaning. Sarlavhani aniqlagandan so'ng, uni bo'sh hujjatning yuqori qismiga qo'ying. Sarlavhani tanlang va sodda.
- Uchrashuv kun tartibidagi sarlavhalarga misollar: "Iyul kun tartibi: yangi loyiha g'oyalarini muhokama qilish" yoki "Avgust 2018 kun tartibi: Loyiha muddatini uzaytirish".
- Times New Roman yoki Calibri kabi biznes shrift yordamida uchrashuv kun tartibini kiriting.
2 -qadam. Uchrashuvga tashrif buyurgan ishtirokchilarni tabriklash va minnatdorchilik bildirishga vaqt ajrating
Fursatdan foydalanib, ishtirokchilar bilan salomlashing. Bu vaqtda siz yoki boshqa yig'ilish raisi yig'ilishni ochishi va muhokama qilinadigan asosiy mavzularni tushuntirishi mumkin.
- Agar uchrashuv ishtirokchilarining ko'pchiligi bir -birini tanimasa, kayfiyatni yengillashtirish uchun vaqt ajrating.
- Agar siz konferentsiya kabi muhim uchrashuv uchun kun tartibini tuzmoqchi bo'lsangiz, uchrashuvni ochish uchun odatda ko'proq vaqt kerak bo'ladi. Muntazam ofis uchrashuvlari uchun, ochilish sessiyasi odatda atigi bir necha daqiqa davom etadi.
- Uchrashuv boshlanganda kun tartibidagi o'zgarishlarni oldindan bilish uchun vaqt bering.
3 -qadam. Ishtirokchilarning qiziqishini uyg'otish uchun uchrashuvlar kun tartibini savollar shaklida qo'shing
Ular bir necha so'z bilan uchrashuv kun tartibini tuzasizmi, deb hayron bo'lishadi. Savollar muhokama qilinadigan kontekstni ochib bera oladi, shunda yig'ilish qatnashchilari uchrashuv oldidan bu haqda o'ylash imkoniyatiga ega bo'ladilar.
- Masalan, "Loyiha muddatlarini muhokama qilish" yozish o'rniga, "Talab oshgani sayin, loyiha muddatlarini uzaytirish kerakmi?"
- Agar kerak bo'lsa, savol ostida qisqacha tushuntirish bering.
4 -qadam. Har bir mavzu yonida taxminiy vaqtni sanab bering
Vaqt hisob -kitoblari kun tartibida bo'lmasada, bu ma'lumot hamkasblariga kerak bo'lganda qo'shimcha vaqt tayyorlashga yoki so'rashga yordam beradi.
Shuningdek, ular hisobotni ajratilgan vaqtga ko'ra qisqartirishga ham ulgurishdi
5 -qadam. Kun tartibidagi har bir mavzu uchun munozara oqimini tayyorlang
Munozara oqimi - har bir mavzuni muhokama qilish usuli. Masalan, loyiha muddatini uzaytirishni muhokama qilganda, hamma oldindan belgilangan oqim bo'yicha muhokama qiladi. Shunday qilib, uchrashuvning barcha ishtirokchilari bir xil nuqtai nazarga ega bo'ladilar.
Masalan, yig'ilishda ortib borayotgan talabni qondirish uchun loyiha muddatini uzaytirish muhokama qilinadi. Buning uchun "10 kunlik ishning borishini muhokama qilish uchun 15 daqiqa; ish unumdorligini oshirish uchun 10 daqiqa; ijobiy va salbiy tomonlarini ko'rib chiqish uchun 10 daqiqa; muddat uzaytiriladimi yoki yo'qligini hal qilish uchun 5 daqiqa" dan iborat munozara oqimini tayyorlang
6 -qadam. Har bir mavzuni muhokama qilishga kim rahbarlik qilishini hal qiling
Mavzuning yoniga o'z ismini qo'ying, shunda u o'zini tayyorlay oladi. Uchrashuvdan bir necha kun oldin bu odam bilan bu vazifani tasdiqlang va uni kun tartibiga qo'ying.
Agar siz yig'ilishni boshidan oxirigacha boshqaradigan bo'lsangiz, buni yig'ilish kun tartibi sarlavhasi ostida yozing
7 -qadam. Uchrashuvda mehmon ma'ruzachilar bo'lsa, vaqt ajrating
Agar uchrashuvda bir nechta mehmon ma'ruzachilar muhim mavzuni muhokama qilsalar, siz ularga uchrashuvning bir qismini ajratishingiz kerak bo'ladi. Har bir mehmon bir nechta mavzularni muhokama qilmoqchi bo'lsa ham gapirish imkoniyatiga ega bo'lishi uchun kun tartibiga jadval tuzing. Shunday qilib, ular etkazib beriladigan materialni iloji boricha yaxshi tayyorlashlari mumkin.
Uchrashuvdan bir necha kun oldin, mehmon ma'ruzachiga qo'ng'iroq qilib, muhokama qilmoqchi bo'lgan mavzuni muhokama qilish uchun qancha vaqt kerakligini so'rang. Bu sizning jadvalingizni tartibga solishga yordam beradi, shunda ular bir -biriga zid kelmaydi
8 -qadam. Boshqa masalalarni muhokama qilishga vaqt ajrating
Uchrashuv oxirida ushbu mashg'ulotni rejalashtiring. Uchrashuv yopilishidan oldin muhokama qilmoqchi bo'lgan boshqa narsalar bormi, deb so'rash uchun ushbu sessiyadan foydalaning. Bundan tashqari, ular hali ham o'tkazib yuborilgan yoki muhokama qilinmagan narsalarni etkazishlari mumkin.
- Ushbu sessiyani kun tartibiga kiritish orqali taklif etilgan kishi, agar u aytmoqchi bo'lgan narsa yig'ilish kun tartibiga kiritilmagan bo'lsa ham, o'z hissasini qo'shishi mumkinligini biladi.
- Bu sessiyada savol va javoblarga vaqt bering.
3dan 3 qism: Uchrashuv kun tartibini yakunlash
Qadam 1. Uchrashuvni o'tkazish bilan bog'liq ma'lumotlarni sanab bering
Uchrashuvning vaqtini, sanasini va joyini kun tartibiga yozib qo'ying va yig'ilishda qatnashishi mumkin bo'lgan ishtirokchilarning ismlarini yozing. Shunday qilib, ular taklifnomani olganlarida uchrashuvda kim bilan uchrashishlarini bilishadi.
- Odatda yig'ilishda qatnashadigan, lekin bu safar qatnasha olmaydigan ishtirokchilarning ismlarini kiritish yaxshi bo'ladi. Ism yig'ilishda qatnasha olmasligi haqida aniq xabar bering.
- Uchrashuv qaerda o'tkazilishini bilmaydigan odamlar uchun joylashuv xaritasini ilova qiling.
Qadam 2. Uchrashuvdan oldin tayyorlanishi kerak bo'lgan narsalarni aytib bering
Hisobotlarni o'qish, echimlarni aniqlash uchun ma'lumot to'plash yoki muammolarni aniqlash kabi oldindan tayyorlanadigan narsalar bo'lsa, taklif qilingan hamkasblariga xabar bering.
Uchrashuvning barcha ishtirokchilari uchun tushunarli va o'qilishi oson bo'lishi uchun bu ma'lumotlarni qalin yoki rangli harflar yordamida yig'ilish kun tartibining pastki qismiga qo'shing
Qadam 3. Yig'ilish kun tartibini tarqatishdan oldin xatolar bo'lmasligi uchun yaxshilab tekshirib ko'ring
Uchrashuv kun tartibi taklif qilingan odamlar uchun muhim. Tarqatishdan oldin, yig'ilish kun tartibini tekshiring, ma'lumot to'liq va to'g'ri yozilganligiga va xatolar yo'qligiga ishonch hosil qiling. Bu yuqori ish axloqini namoyish etishdan tashqari, siz tafsilotlarga e'tibor qaratishingiz va ularni qadrlashingizni aks ettiradi.
Qadam 4. Uchrashuvdan 3-4 kun oldin kun tartibini taqsimlang
Taklifnomani olgan hamkasblar, agar uchrashuv kun tartibini bir necha kun oldin o'qigan bo'lsalar -da, o'zlarini tayyorlashga vaqtlari bor, lekin buni erta yubormanglar, chunki bunga e'tibor bermaslik ehtimoli bor.
Agar siz konferentsiya davomida muhim uchrashuv o'tkazmoqchi bo'lsangiz, kun tartibini bir necha oy oldin tayyorlang
Maslahatlar
- Word dasturida mavjud bo'lgan yig'ilish kun tartibi formatidan foydalaning. Hujjatlar yaratish uchun ko'plab dasturlar, masalan, Microsoft Office, Mac uchun sahifalar va boshqalar. bu shaxsiy va professional hujjat formatlarini beradi, masalan, uchrashuv kun tartibini tez va oson tartibga solish.
- Agar sizning kompaniyangizda yig'ilishning kun tartibi standart bo'lsa, uni ishlating.
- Uchrashuv oldindan belgilangan jadvalga muvofiq o'tishiga ishonch hosil qiling, lekin moslashuvchan bo'ling. Vaqtni tez -tez tekshirib, uchrashuvni kuzatib borishingiz kerak. Agar birinchi kun tartibini muhokama qilish tugallangan bo'lsa, ishtirokchilarni keyingi kun tartibini muhokama qilish orqali yig'ilishni davom ettirishga yo'naltiring. Siz muloyimlik bilan aytishingiz mumkin: "Uchrashuv belgilangan vaqtda tugashi uchun biz keyingi mavzuni yoritamiz".
