Fayllarni saqlash tizimi aniq ofis boshqaruvini boshqarishning muhim jihatlaridan biridir. Hujjatga kirish huquqiga ega bo'lgan har bir kishi, xoh u xoh boshqasi, xoh o'zingiz xohlagan hujjatni osongina topishi uchun fayllarni saqlash tizimining eng yaxshi sozlanishini aniqlang. Noto'g'ri tizim sizga hujjatlarni qayta ishlashni qiyinlashtiradi, chunki ular tez -tez tiqilib yoki yo'q bo'lib ketadi, shunda ishchi dastgohi ko'plab fayllar bilan to'lib ketadi.
Qadam
Qadam 1. Qo'llanmoqchi bo'lgan fayllarni saqlash tizimini aniqlang
Qaysi tizimni tanlamasligingizdan qat'i nazar, har bir hujjatni qaerga saqlashni bilishingizga ishonch hosil qiling, masalan:
- Alifbo. Bu tizim fayllarni saqlash mijoz, bemor yoki mijoz nomi bilan amalga oshirilganda yaxshiroq qo'llaniladi.
- Mavzu yoki toifa. Umuman olganda, mavzu yoki toifalar bo'yicha tartibga solingan fayllarni saqlash tizimi to'g'ri boshqarilsa juda foydali bo'ladi, lekin agar hujjatlar tartibli tartibga solinmasa, juda chalkash bo'lishi mumkin.
- Raqam yoki xronologik. Agar hujjat seriyali yoki sanasi bo'lsa, masalan, sotib olish fakturasi yoki to'lov kvitansiyasi bo'lsa, bu variant eng yaxshisidir.
Qadam 2. Fayl tortmasida osilgan papkani o'rnating
Osiladigan papkani tortmasidan olib tashlashning hojati yo'q, chunki u Manila kartonli jildni qo'yish joyi bo'lib xizmat qiladi. Bu papka osilgan papkaga kiritiladi va kerak bo'lganda qaytariladi.
Qadam 3. Hujjatlarni turkumlar bo'yicha turkumlarga ajratish
Hujjatlar to'plami 3-4 sm ga yetganda, ularni kichik toifalarga ajrating. Bir nechta ingichka hujjatlar to'plamini birlashtirish mumkin va keyin yangi toifa nomini aniqlash mumkin. Hujjatlarni saralashni osonlashtiradigan nomni tanlang.
4 -qadam. Har bir to'plamni manila kartonli papkaga soling va uni aniq belgilang
Aniq ko'rinishga ega bo'lish uchun, bir qatorda emas, o'rtada teglar yozish uchun joy beradigan papkadan foydalaning.
Qadam 5. Manila karton papkasini osilgan jildda saqlang
Hujjatlarning ingichka to'plamlarini saqlash uchun siz oddiy osilgan papkadan foydalanishingiz mumkin. Biroq, qalin hujjatlar to'plamini yoki pastki toifalarga bo'linmalarni saqlash uchun pastki qismi to'rtburchak bo'lgan osilgan papkadan foydalaning. Bunday holda, fayllarni xohlaganicha saralash mumkin, lekin eng ko'p ishlatiladigan tartib alifbo tartibida bo'ladi.
Qadam 6. osilgan papkani manila kartonli papkada ko'rsatilgan yorliq bo'yicha belgilang
Plastmassa yorlig'ini papkaning eng chap tomoniga qo'ying, agar siz papkani vertikal holatda joylashtirmasangiz, papkalar olddan orqaga emas, chapdan o'ngga joylashtiriladi. Bunday holda, plastik yorliqni o'ng tomonga qo'ying.
Qadam 7. Osiladigan papkalar va zaxira manila kartonli papkalarni tayyorlang, shunda siz ularni etiketlangan papkalarga guruhlab bo'lmaydigan hujjatlar bo'lsa, papkalarni qo'shishingiz mumkin
Hujjatlarni juda ko'p yoki juda kam yuklamang. Hujjatlarni yangi toifalarga guruhlash kerak bo'lgani uchun papka yorliqlarini o'zgartirish va qayta saralash kerakligini o'ylab ko'ring.
Qadam 8. Yil oxirida fayllar kabinetidan barcha papkalarni olib tashlang, yangi manila kartonli papkalarni toifasiga ko'ra belgilang va keyin ularni yana osilgan papkalarga qo'ying
Mavjud papkalarda birlashtirilishi kerak bo'lgan hujjatlar mavjudligini bilish uchun barcha fayllarni tekshiring va keyin boshqa hujjatlarni arxiv sifatida saqlang.
Maslahatlar
Agar siz rangli yorliqlar yasamoqchi bo'lsangiz, ularni kompyuter yordamida chop eting yoki jildni yanada jozibali qilish uchun boshqa usuldan foydalaning. Ammo, agar siz yangi papkani qo'shish kabi o'zgartirish kiritishingiz kerak bo'lsa, siz chalkashlikni his qilishingiz mumkin, chunki ranglarni tanlash qiyin yoki ularni qo'l bilan belgilash kerak. Shunday qilib, oddiy usuldan foydalaning
Ogohlantirish
- Hujjatlar uchun turli toifalarni yaratmang, chunki ularni ma'lum toifalarga guruhlash mumkin emas, chunki bu usul hujjatlarni to'plashni davom ettiradi.
- Fayllarni saqlash tizimini aniqlagandan so'ng, hujjatlarni muntazam boshqarishni odat qiling. Fayllarni har kuni stolingizga saqlash uchun vaqt ajrating. Hujjatlarni katta savatga joylashtirish vasvasasiga tushmang, chunki savat tezda to'ldirilib, yangi fayllar to'plamiga aylanadi.
