O'zgarishlarni boshqarish rejalarining ikki turi mavjud. Birinchi turdagi reja o'zgarishni tashkilotga ta'sirini ko'rib chiqadi, bu esa o'tishni osonlashtiradi. Ikkinchi turdagi reja loyihaning aniq o'zgarishlarini kuzatadi, natijada loyiha doirasidagi o'zgarishlar aniq qayd qilinadi. Ikkala reja ham nima qilish kerakligini aniq va aniq etkazishga qaratilgan.
Qadam
2 -usul 1: Tashkiliy o'zgarishlarni boshqarish rejasini yozish
Qadam 1. O'zgarishning sababini ko'rsating
Yomon ishlash, yangi texnologiya yoki tashkilot missiyasini o'zgartirish kabi qarorni o'zgartirishga sabab bo'lgan omillarni sanab o'ting.
Qo'llash mumkin bo'lgan yondashuvlardan biri bu tashkilot yaratmoqchi bo'lgan hozirgi vaziyat va kelajakdagi vaziyatni tasvirlashdir
Qadam 2. O'zgarishning turi va ko'lamini aniqlang
O'zgartirish loyihasining mohiyatini qisqacha tasvirlab bering. Bu o'zgarish lavozim unvoniga, biznes jarayonlariga, siyosatdagi o'zgarishlarga va/yoki tashkiliy tuzilmaga ta'sir qilishini aniqlang. O'zgarishlarga uchraydigan bo'limlar, ishchi guruhlar, tizimlar yoki boshqa komponentlarni sanab o'ting.
3 -qadam. Manfaatdor tomonlarning yordamini tasvirlab bering
Taklif qilinayotgan o'zgarish ta'sir qiladigan barcha tomonlarni sanab o'ting, masalan, yuqori rahbariyat, loyiha menejerlari, loyiha homiylari, oxirgi foydalanuvchilar va/yoki xodimlar. Har bir partiya uchun, partiya o'zgarishlarni qo'llab -quvvatlaydimi yoki yo'qligini yozing.
- Buni aniq va aniq etkazish uchun diagramma tuzishni o'ylab ko'ring. Bir misol, yuqori/o'rta/past shkala yordamida har bir partiyaning xabardorligi, qo'llab -quvvatlash darajasi va ta'sirini sanab o'tish.
- Iloji bo'lsa, qo'llab-quvvatlashni o'lchash uchun shaxsiy suhbat o'tkazing.
Qadam 4. O'zgarishlarni boshqarish guruhini tuzing
Bu jamoa barcha tomonlarni axborot bilan ta'minlash, xavotirlarni tinglash va o'zgarish jarayonining iloji boricha silliq o'tishini ta'minlash uchun javobgardir. Tashkilotda ishonchli va yaxshi muloqot qobiliyatiga ega odamlarni tanlang.
Bu jamoada yuqori darajadagi a'zolar ham bo'lishi kerak. O'zgarishlarni rag'batlantirish uchun emas, balki ular javobgar ekanliklarini ta'kidlang
5 -qadam Menejmentga yondashuvni ishlab chiqish
O'zgarish muvaffaqiyatli bo'lishi uchun tashkilotdagi muhim odamlarning to'liq qo'llab -quvvatlashi juda muhimdir. Katta xodimlarga o'z fikrlarini bildirish va ular bilan o'zgarishlarni namoyish etish va olib borishda faol rol yaratish uchun ishlash imkoniyatini bering.
Qadam 6. Har bir manfaatdor tomon uchun reja tuzing
Barcha tomonlarning, shu jumladan o'zgarishlarni qo'llab -quvvatlaydiganlarning xatarlari va xavotirlarini baholang. Xavotirlarni bartaraf etish uchun boshqaruv guruhini tayinlang.
Qadam 7. Aloqa rejasini tuzing
Muloqot o'zgarishlarni boshqarishning eng muhim komponentidir. O'zgarishdan ta'sirlangan odamlar bilan muntazam muloqot qiling. O'zgarishning sabablarini va o'zgarishlardan qanday foyda olish kerakligini ta'kidlang.
- Manfaatdor tomonlar ikki tomonlama shaxsiy xabarlarni qabul qilishlari kerak. Yuzma-yuz yoki yuzma-yuz uchrashuvlar juda muhim.
- Aloqa yuqori martabali homiydan, sizning bevosita rahbaringizdan va manfaatdor tomonlar ishongan boshqalardan kelishi kerak. Barcha xabarlar izchil xabarni etkazishi kerak.
Qadam 8. Matchni kuzatib boring
Har doim o'zgarishga qarshilik ko'rsatadiganlar bor. Bu o'yin individual darajada. Shunday qilib, uning fikrini tushunish uchun odam bilan muloqot qiling. O'zgarishlarni boshqarish guruhi ularni ko'rib chiqishi uchun shikoyatlarni kuzatib boring. Qarshilikning umumiy sabablari quyidagilardan iborat:
- O'zgarish uchun motivatsiya yo'q, shoshilinchlik hissi yo'q
- Umumiy vaziyatni yoki nima uchun o'zgartirish kerakligini tushunish kerak emas
- Jarayonga kirishning etishmasligi
- Ish xavfsizligi, kelajakdagi rollar yoki kelajakdagi ishlarni bajarish uchun talablar va ko'nikmalar haqida noaniqlik.
- Boshqaruvning o'zgarishlarni amalga oshirish yoki muloqot qilish bo'yicha kutganlarini bajara olmasligi
9 -qadam. To'siqlarni engib o'tish
Ko'p shikoyatlar aniq muammolarni hal qilish uchun aloqalarni yaxshilash yoki aloqa strategiyasini o'zgartirish orqali hal qilinishi kerak. Ba'zi shikoyatlar qo'shimcha yondashuvni talab qiladi, uni siz rejaning bir qismi sifatida kiritishingiz mumkin yoki siz boshqaruv guruhiga topshirishingiz mumkin, shunda ular kerakli narsani qila oladi. Tashkilotingizda qaysi qadamlar to'g'ri kelishini ko'rib chiqing:
- Rollarni yoki ish jarayonlarini o'zgartirish uchun xodimlarni o'qitishni birinchi o'ringa qo'ying.
- Agar siz ruhiy tushkunlik yoki stressli o'tish davrini bashorat qilsangiz, kompaniyadagi voqealar yoki xodimlarning foydasi bilan shug'ullaning.
- Agar manfaatdor tomonlar o'zgarishga undamasa, rag'batlantiring.
- Agar manfaatdor tomonlar o'zgarish jarayoniga aloqasi yo'qligini his qilsalar, fikr -mulohazalarni yig'ish va rejalarni o'zgartirish haqida o'ylash uchun yig'ilishni chaqiring.
2 -usul 2: Loyiha o'zgarishlarini kuzatish
Qadam 1. O'zgarishlarni boshqarish rolini belgilang
Ushbu loyihaga tayinlanadigan lavozimlarning ro'yxatini tuzing. Har bir lavozim uchun zarur bo'lgan mas'uliyat va ko'nikmalarni tasvirlab bering. Hech bo'lmaganda kundalik o'zgarishlarni amalga oshirish uchun loyiha menejerini va umumiy yutuqlarni kuzatib borish va katta o'zgarishlar to'g'risida qaror qabul qilish uchun loyiha homiylarini kiriting.
Katta tashkilotdagi keng loyiha uchun loyihani boshqarish rolini maxsus bilimga ega bo'lgan bir necha kishiga bo'ling
Qadam 2. O'zgarishlarni nazorat qilish taxtasini yaratishni o'ylab ko'ring
Dasturiy ta'minotni ishlab chiqish loyihalarida, odatda, har bir manfaatdor guruh vakillaridan iborat O'zgarishlarni nazorat qilish kengashi mavjud. Aynan mana shu kengash loyiha menejerini emas, balki o'zgarish so'rovlarini ma'qullaydi va qarorlarni manfaatdor tomonlarga etkazadi. Bu yondashuv bir necha guruh va loyihalarni o'z ichiga olgan loyihalar uchun yaxshi ishlaydi, ularning minimal ko'lami va maqsadlari ko'pincha qayta baholashni talab qiladi.
3 -qadam. O'zgartirish so'rovlarini bajarish jarayonini yarating
O'zgartirishlar guruhidagi kimdir keyingi qadamni aniqlagandan so'ng, qanday qilib g'oyani haqiqatga aylantirasiz? Bu jarayonni jamoaning kelishuvi bilan tasvirlab bering. Misol:
- Jamoa a'zolari o'zgartirish talabnomasini to'ldirib, loyiha menejeriga yuboradilar.
- Loyiha menejeri shaklni O'zgartirish so'rovi yozuviga kiritadi va o'zgartirishlar kiritilishi yoki rad etilishi bilan bu yozuvni to'g'rilaydi.
- Menejer jamoa a'zolaridan aniq reja yozishni va qancha harakat qilish kerakligini taxmin qilishni so'raydi.
- Loyiha menejeri rejani tasdiqlash yoki rad etish uchun loyiha homiyiga yuboradi.
- O'zgarishlarni amalga oshirish. Voqealar haqida manfaatdor tomonlar muntazam xabardor qilinadi.
Qadam 4. O'zgartirish so'rovi shaklini yarating
O'zgartirish so'rovi har safar kiritilganda va o'zgartirishlar jurnaliga kiritilganda quyidagi ma'lumotlar kiritilishi kerak:
- Talab sanasini o'zgartirish
- Loyiha menejeri tomonidan berilgan so'rov raqamini o'zgartiring
- Sarlavha va tushuntirish
- Ariza beruvchining ismi, elektron pochta manzili va telefon raqami
- Birinchi darajali (yuqori, o'rta yoki past). Favqulodda o'zgarishlarni boshqarish rejalari aniq muddatlarni talab qilishi mumkin.
- Mahsulot va versiya raqami (dasturiy ta'minot loyihalari uchun)
Qadam 5. O'zgartirish yozuvlariga qo'shimcha ma'lumotlarni kiriting
O'zgartirish yozuvlari qarorlar va ularning bajarilishini qayd etishi kerak. O'zgartirish so'rovi shaklidan nusxa ko'chirilgan ma'lumotlarga qo'shimcha ravishda, siz quyidagilarni yozish uchun joy tayyorlashingiz kerak:
- Tasdiqlash yoki rad etish belgisi
- Talabni ma'qullagan yoki rad etgan shaxsning imzosi
- Amalga oshirish muddatini o'zgartirish
- Tugash sanasini o'zgartirish
Qadam 6. Muhim qarorlarni kuzatib boring
Kundalik yozuvlardan tashqari, muhim qarorlarni kuzatib borish loyiha uchun foydali bo'ladi. Bu yozuvlar rahbariyat o'zgarayotgan uzoq muddatli loyihalar yoki loyihalarni kuzatishni osonlashtiradi. Bu yozuvlar, shuningdek, mijozlar yoki yuqori menejment bilan aloqani boshqarishi mumkin. Belgilangan muddat, loyiha ko'lami yoki talablari, ustuvorlik darajasi yoki strategiyadagi har qanday o'zgarishlar uchun quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
- Qaror qabul qiladigan odamlar
- Qaror qabul qilingan sana
- Qaror sabablari va qaror qabul qilish jarayonining qisqacha mazmuni. Ushbu jarayonga tegishli hujjatlarni qo'shing.
