Agar sizning shaxsiy biznesingiz bo'lsa, mijozlarga xat yozishingiz kerak bo'ladi. Siz mijozlarga yangi voqealar yoki maxsus voqealar haqida xabar berish uchun biror narsa yozishingiz yoki kompaniya nomidan mijozlarning shikoyatlariga javob berishingiz mumkin. Maktubning sababidan qat'i nazar, siz doimo professional uslubni saqlashingiz kerak.
Qadam
2 -qismning 1 -qismi: Ish xatini formatlash
Qadam 1. Professional firma blankasidan foydalaning
Ishbilarmonlik xati sizning kompaniyangizning vakili bo'ladi. Shunday qilib, u boshqacha va sifatli ko'rinishi kerak. Ish xatida sizning kompaniyangiz logotipi yoki markasi bo'lishi kerak.
Microsoft Word -da oldindan tayyorlangan antetli qog'oz namunalari yordamida firma blanklarini yaratishingiz mumkin. Antetli qog'ozdagi logotip yoki brenddan foydalanganingizga ishonch hosil qiling
Qadam 2. Matnni qayta ishlash dasturini oching
Siz har doim kompyuterda ish harflarini yozishingiz kerak.
- Yangi hujjat yarating va hujjatga 2,5 sm chegara o'rnating.
- Times New Roman, Jorjiya yoki Ariel kabi serifli shriftdan foydalaning. Har doim 12 punktdan oshmaydigan va 10 punktdan kam bo'lmagan shrift o'lchamidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling. Biznes xati shrift tanlash yoki shrift o'lchamlari tufayli o'qilishi oson bo'lishi kerak.
- Hujjat bitta bo'sh joyga o'rnatilganligiga ishonch hosil qiling.
Qadam 3. Bloklarning shaklini rostlang
Blok shakli - bu ish xatlarida ishlatiladigan eng keng tarqalgan format. Bu shaklni o'rnatish va unga rioya qilish ham eng oson. Har bir sarlavha hizalanishi kerak va har bir sarlavha o'rtasida bitta bo'sh joy bo'lishi kerak. Hujjatning pastki qismidan boshlab, sizning biznes xatingizda quyidagi sarlavhalar bo'lishi kerak:
- Bugungi sana yoki siz maktub yuborgan sana. Sana muhim, chunki u sizning eslatmangiz sifatida ham, qabul qiluvchining eslatmasi sifatida ham ishlatilishi mumkin. Bundan tashqari, sanalar qonuniy maqsadlarda ishlatilishi mumkin. Shunday qilib, sana to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qiling.
- Qaytish manzili. Bu bo'lim standart manzil uslubida formatlangan manzilingizni o'z ichiga oladi. Agar sizning manzilingiz allaqachon blankada bo'lsa, siz bu bo'limni o'tkazib yuborishingiz mumkin.
- Ichki manzil. Bu bo'limda maktubni olgan shaxsning ismi va manzili ko'rsatilgan. Mr / Ms so'zining ishlatilishi ixtiyoriydir. Masalan, agar siz Nina Marlinaga xat yozgan bo'lsangiz, siz xonim yozishingiz mumkin. Agar siz uning oilaviy ahvoli qanday ekanligini bilmasangiz, uning ismi.
- Hurmat bilan. Salomlashish "Hurmatli Marlina xonim" yoki "Aziz Nina Marlina" so'zlarini ishlatishi mumkin. Agar siz xatni kim o'qishini bilmasangiz, "Hurmat bilan" so'zini ishlating. Siz ham "manfaatdor tomonlarga" so'zini ishlatishingiz mumkin, lekin agar siz tomoshabinlaringiz kimligini bilmasangiz.
- Maktub tanasi. Bu haqda maqolaning keyingi qismida batafsilroq gaplashamiz.
- Qo'llanma xat, imzo bilan. Siz "Hurmat bilan" yoki "Salom" so'zlarini ishlatishingiz mumkin.
2 -qismning 2 -qismi: Biznes xati yozish
Qadam 1. Tomoshabinlaringizni aniqlang
Tomoshabinlar kim bo'lishidan qat'i nazar, maktub uslubi har doim professional bo'lib qolishi kerak. Biroq, siz maktubingizni oladigan odamga qarab, til yoki so'z tanlashingizni o'zgartirishingiz mumkin. Agar siz boshqa kompaniyada kadrlar bo'limiga yozayotgan bo'lsangiz, ko'proq rasmiy tilni ishlatishingiz kerak bo'ladi. Agar siz ma'lum bir mijoz uchun yozayotgan bo'lsangiz, siz ko'proq norasmiy yoki tasodifiy so'zlardan foydalanishingiz mumkin.
- Tomoshabinlarni aniqlash, shuningdek, tinglovchilaringizning chalkashliklarini oldini olishingizni anglatadi. O'quvchilaringiz tushunmaydigan so'zlarni ishlatishdan saqlaning. Mijozlar, ehtimol sizning kompaniyangizning kosmik dasturi uchun ishlatilgan qisqartmalarni bilishmaydi, shuning uchun ularni harflar bilan ishlatishdan saqlaning.
- Yaxshi biznes xat yozishning birinchi qoidasi shundaki, u aniq, qisqa va muloyim bo'lishi kerak.
Qadam 2. Birinchi qatorda xatning maqsadini tushuntiring
Xatning maqsadini ko'rib chiqing. Bu xaridorlarga shaharning yangi qismida sizning yangi manzilingiz haqida xabar berish uchunmi? Bu mijozlarga to'lanmagan hisob -kitoblar yoki qoldiqlarni eslatish uchunmi? Yoki mijozlarning shikoyatlariga javob berish uchunmi? Bu maqsadni ko'zlagan holda, birinchi satrni yozing, u o'quvchiga maktub nima haqida ekanligini darhol bilib beradi. Xatning maqsadi aniq bo'lmagan narsani yozmang. To'g'ridan -to'g'ri nuqtaga o'ting.
- Agar siz biznes egasi sifatida o'z fikringizni bildirayotgan bo'lsangiz, "Men" dan boshlang. Agar siz kompaniya yoki tashkilot nomidan yozayotgan bo'lsangiz, "biz" dan foydalaning.
- To'g'ridan -to'g'ri bayonotlarga e'tibor qarating: "Bu maktub orqali biz sizga xabar beramiz" yoki "Biz bu xat bilan so'raymiz". Agar siz biznes egasi sifatida xat yozayotgan bo'lsangiz, "Men" so'zidan ham foydalanishingiz mumkin. Masalan: "Men siz bilan bog'landim, chunki" yoki "Men bu haqda yaqinda eshitganman … va u haqida ko'proq bilmoqchiman …"
- Masalan, agar siz (korxona egasi) o'tgan oydan beri to'lanmagan hisob haqida Nina Marlinaga yozgan bo'lsangiz, xatni boshlang: "Men siz bilan bog'landim, chunki hisobingizda 2015 yil mart oyidan beri to'lanmagan qoldiq bor".
- Yoki, agar siz kompaniyaning xodimi bo'lsangiz va mijozning kompaniyaning kosmik dasturi haqidagi shikoyatiga javob yozmoqchi bo'lsangiz, xatni "Biz Mars kosmik dasturi haqidagi shikoyatingizni oldik" deb boshlang.
- Agar siz o'quvchilarga tanlovda g'olib bo'lganliklarini yoki magistratura dasturida o'z o'rni borligini bildirish uchun xat yozayotgan bo'lsangiz, "Men buni sizga aytishdan xursandman …" yoki "Biz Sizga shuni aytishni juda xohlardim … ".
- Agar siz yomon xabarni aytayotgan bo'lsangiz, shunday iboradan boshlang: "Buni sizga og'ir yurak bilan aytamiz …". Yoki, "Ehtiyotkorlik bilan ko'rib chiqqach, men … qilmaslikka qaror qildim".
3 -qadam. Passiv gaplarni emas, faol gaplarni ishlating
Biz har doim passiv ovozdan oddiy nutqda foydalanamiz. Ammo passiv ovoz sizning yozishingizni chalkashtirib yuborishi mumkin. Faol jumlalar ishbilarmonlik maktublarida ancha samaralidir, chunki ular yanada qat'iyroq til uslubini ko'rsatadi.
- Passiv jumlaga misol: "Siz uchun qanday shikoyat bilan shug'ullanishim mumkin?" Gapning mavzusi, ya'ni mijoz ("siz") jumlaning boshida emas, balki gapning oxirida paydo bo'ladi.
- Faol jumlaga misol: "Sizning shikoyatingizni hal qilish uchun nima qilishim kerak?" Gapning bu versiyasi, faol ovozda, o'quvchi uchun ancha tushunarli va tushunarli.
- Noto'g'ri yoki yoqimsiz nuqtalarga e'tibor qaratmasdan, o'z xabaringizni etkazishning yaxshi usuli passiv ovoz bo'lishi mumkin. Ammo passiv ovozdan faqat shu holatda foydalaning. Umuman olganda, faol maktub ishbilarmonlik maktubida ancha samarali bo'ladi.
Qadam 4. Oldingi voqealarga yoki o'quvchilar bilan oldingi muloqotlarga murojaat qiling
Siz o'tgan oy boshida Nina Marlina bilan bog'lanib, uning to'lanmagan hisob -kitobi haqida ogohlantirgansiz. Yoki xaridorlar o'tgan oy konferentsiyada kosmik dasturdan ko'ngli qolganligini bildirishgandir. Agar siz ilgari kitobxonlar bilan aloqa qilgan bo'lsangiz, buni ayting. Bu o'quvchiga sizning oldingi aloqalaringizni eslatadi va biznes xatni shoshilinch va muhimroq qiladi.
"To'lanmagan hisobingiz haqidagi oldingi xatimga ko'ra …" yoki "Martdagi to'lovingiz uchun tashakkur" kabi iboralarni ishlating. Yoki "May oyida bo'lib o'tgan konferentsiyada kosmik dastur bilan bog'liq muammolaringizni eshitish juda foydali bo'ldi."
Qadam 5. Yordam so'rab yoki taklif qiling
O'quvchiga xushmuomala iltimos yoki ish munosabatlari shaklida yordam taklif qilish orqali tilning ijobiy uslubini ko'rsating.
- Aytaylik, siz biznes egasisiz, mijozlarni hisoblarni to'lashga undaydi. Bunday iboralarni ishlating: "Men sizning to'lanmagan hisobingizga e'tiboringizni qaratganim uchun minnatdorman".
- Aytaylik, siz o'z kompaniyangiz nomidan yozyapsiz. Quyidagi iboralarni ishlating: "Biz siz va bizning Xodimlar bilan ishlash bo'limi boshlig'i bilan yuzma-yuz uchrashuv o'tkazmoqchimiz".
- Shuningdek, siz o'quvchilarni qiziqtirgan savollarga javob berishni taklif qilishingiz kerak. "Hisob -kitobingiz bilan bog'liq har qanday savol yoki xavotirga javob berishdan xursand bo'laman" yoki "Biz sizga ushbu dastur haqida batafsil ma'lumot berishni xohlaysizmi?" Kabi iboralarni ishlating.
Qadam 6. Xatni umumlashtiring
O'zingiz yoki o'quvchi tomonidan harakatga chaqiruv qo'shing. Bu so'rov ma'lum bir sanaga qadar to'lash talabi yoki o'quvchi bilan rasmiy uchrashuv tashkil etish to'g'risidagi eslatma bo'lishi mumkin.
- Kelgusida xat oluvchi bilan bog'lanish uchun jumla qo'shing. "Sizni kelgusi haftadagi byudjet yig'ilishida kutaman." Yoki: "Siz bizning shtab -kvartiramizga tashrifingiz davomida bu haqda siz bilan muhokama qilishni orziqib kutaman."
- Xatingizga kiritilgan barcha hujjatlarni yozib oling. "To'lanmagan to'lovlar biriktirilgan" yoki "Bizning kosmik kengaytma dasturimiz nusxasi biriktirilgan" kabi iboralarni qo'shing.
- Xatni yakunlovchi so'z bilan yakunlang. Mijoz yoki mijoz uchun "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" so'zlaridan foydalaning.
- Siz tanimagan odamlarga rasmiy xat yozish uchun "Salom" so'zidan foydalaning.
- Agar siz yaxshi biladigan yoki ish munosabatlarida bo'lgan kishiga yozayotgan bo'lsangiz, "Salom" yoki "Hurmat bilan" so'zlaridan foydalaning.
Qadam 7. Harfni to'g'rilang
Agar xat imlo xatolari bilan to'ldirilgan bo'lsa, barcha ehtiyotkorlik bilan formatlash va yozish bekor bo'ladi!
- Passiv ovoz ishlatadigan har bir gapni qidiring va gapni faol gapga aylantiring.
- Juda uzun yoki noaniq va to'g'ridan -to'g'ri jumlalarga e'tibor bering. Ishbilarmonlik maktublarida odatda kamroq bo'ladi, shuning uchun iloji bo'lsa, hukm muddatini qisqartiring.
