Xotiralar, odatda, bir guruh odamlarga, masalan, faoliyat, siyosat yoki mavjud resurslar haqida ma'lum ma'lumotlarni etkazish va ulardan chora ko'rishni so'rash uchun ishlatiladi. "Memorandum" so'zi eslash yoki e'tibor berish kerak bo'lgan narsani anglatadi. Siz ushbu maslahatlarni o'rganib, yaxshi, tushunarli eslatma yozishingiz mumkin.
Qadam
4 -qismning 1 -qismi: Memo boshlarini yozish
Qadam 1. Eslatma yozish uchun qog'ozning yuqori qismiga "MEMORRANDUM" yozing
Birinchidan, bu hujjat memorandum ekanligini tushuntiring. "MEMORDUM" so'zini qog'ozning yuqori chetidan 3 sm balandlikda qalin harflar bilan birinchi qator sifatida yozing. Bu so'zni katta harfning o'rtasiga yoki chapiga qo'yish mumkin.
Keyingi qatorni yozishdan oldin ikkita bo'sh satrni o'tkazib yuboring
2 -qadam. Yozuvni oluvchining ismini to'g'ri yozing
Eslatma ishbilarmonlik aloqasining rasmiy vositasi bo'lgani uchun, oluvchi ham rasman ro'yxatga olinishi kerak. Xabar oluvchining to'liq ismini va unvonini yozing.
Agar bu eslatma barcha xodimlarga qaratilgan bo'lsa, "Kimga: Hamma xodimlarga" deb yozing
3 -qadam. Shuningdek, boshqa qabul qiluvchilarni "CC" qatoriga yozing
"CC" liniyasi ("Xushmuomalalik nusxasi" degan ma'noni anglatadi) eslatma yuboriladigan shaxs emas, balki uning nusxasini oladigan shaxs yoki shaxslarning ismini yozish uchun ishlatiladi. "CC" qatorida ko'rsatilgan ism - bu eslatmada tasvirlangan siyosat yoki muammo haqida xabardor qilinishi kerak bo'lgan tomon.
Qadam 4. "Kimdan" qatoriga ismingizni yozing
Yozuv sarlavhasida eslatma muallifi va yuboruvchining ismi bo'lishi kerak. Bu qatorga to'liq ismingizni va unvoningizni yozing.
Qadam 5. Sana kiriting
Yozuvni tayyorlash sanasini format, sana, oy, yil bilan to'liq yozing. Masalan: "Sana: 2015 yil 9 -dekabr" yoki "12 -sentyabr, 2015".
Qadam 6. Yozuv mavzusini aniqlang va uni "Haqida" sarlavhasi bilan alohida satr sifatida yozing
Yozuv mavzusi sizga eslatmada nima muhokama qilinganligi haqida tasavvur beradi. Muayyan, ammo qisqa mavzuni tanlang.
Masalan, "Chumolilar" ni mavzu sifatida yozish o'rniga, aniqroq narsani tanlang, masalan: "Ofisdagi chumolilar muammosi"
Qadam 7. Yozuv sarlavhasining formatini yaxshi biling
Eslatma sarlavhasi chap tomonning yuqori qismida bo'lishi kerak. Siz "Kimga:", "Kimdan:", "Sana:" va "Haqida:" so'zlari uchun katta yoki kichik harflardan foydalanishingiz mumkin.
-
Yozuv sarlavhasi quyidagi misolga o'xshaydi:
Kimga: Qabul qiluvchining ismi va unvoni
Kimdan: Sizning ismingiz va unvoningiz
Sana: eslatma yozilgan sana
Mavzu: Yozuvda keltirilgan mavzular (sizning fikringizcha, qalin yoki ma'lum rangdan foydalaning).
- Yozuv sarlavhasini yozayotganda, uni yanada toza ko'rinishi uchun ikki nuqta ortiga bo'sh joy qo'ying.
- Yozuv sarlavhasini yozishni tugatganingizda, eslatmani sarlavhadan ajratish uchun eslatmani yozishni davom ettirishdan oldin bir qatorni o'tkazib yuboring.
4 -qismning 2 -qismi: Eslatmaning asosiy qismini yozish
Qadam 1. Yozuvni oladigan tomoshabinlarni ko'rib chiqing
Odamlarni o'qish va javob berishga qiziqtiradigan eslatma yozish uchun siz uni o'qiyotgan tomoshabinlarga asoslangan holda tushuntirishingizning uslubini, uzunligini va rasmiyatchiligini aniqlab olishingiz kerak. Buning uchun siz ushbu eslatmani kim qabul qilishi va o'qishi kerakligini bilishingiz kerak.
- Xabar oluvchining ustuvorliklari va xavotirlari nima ekanligini bilib oling.
- Eslatmani o'qiydiganlar beradigan savollarni oldindan bilishga harakat qiling. O'quvchiga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan ba'zi misollar, dalillar yoki boshqa ma'lumotlarni berish orqali tushuntirishingizni qo'llab -quvvatlang.
- Yozuvni o'qiyotgan tinglovchilarni hisobga olgan holda, siz xatdagi to'g'ri ma'lumot yoki fikrlarni etkazishingiz mumkin.
2 -qadam. Rasmiy salom bermang
Eslatmani "Hurmatli janob Anvar" kabi tabrik bilan boshlash shart emas. Buning o'rniga, siz ochmoqchi bo'lgan mavzuni tushuntirish uchun bosh gapni yozing.
Qadam 3. Birinchi xatboshida muammo yoki masalani ayting
Siz qilmoqchi bo'lgan harakatning fonini qisqacha tasvirlab bering. Tezis bayonotini topshirishda bo'lgani kabi, mavzuni tushuntiring va nima uchun bu harakat muhimligini tushuntiring. Siz ushbu kirish jumlasini mavhum yoki eslatma sifatida ishlatishingiz mumkin.
Umumiy ko'rsatma sifatida, ochilish bo'limi bitta xatboshida yozilishi kerak
4 -qadam. Masalan, eslatmaning boshida siz quyidagilarni yozishingiz mumkin:
2016 yil 1 yanvardan boshlab PT XYZ sog'liqni saqlash bo'yicha yangi siyosatni amalga oshiradi. Barcha xodimlar va ularning oila a'zolari har oy BPJS 1 -toifali sog'liqni saqlash imtiyozlarini olishadi.
Qadam 5. Yozuvda siz ko'targan masalaning mazmunini tasvirlab bering
O'quvchilarga siz taqdim qilayotgan muammoning kelib chiqishi haqida ma'lumot kerak bo'lishi mumkin. Kontekstni qisqacha tushuntiring va faqat nima muhimligini ayting.
Agar kerak bo'lsa, nima uchun bu siyosatni qo'llashni xohlayotganingizni tushuntirib, eslatmani yozishni davom eting. Masalan, yozing: "Hukumat har bir kompaniya xodimlari va ularning oila a'zolarini BPJS Kesehatan ishtirokchilari sifatida ro'yxatdan o'tkazishi shart bo'lgan nizom chiqardi"
Qadam 6. Munozara bo'limida tushuntirish berish orqali rejangizni qo'llab -quvvatlang
Qilishingiz kerak bo'lgan harakatni qisqacha tasvirlab bering. Sizning taklifingizni qo'llab -quvvatlash uchun dalillar va mantiqiy sabablarni keltiring. Eng muhim ma'lumotlarni etkazishdan boshlang, keyin aniq yoki tasdiqlovchi dalillarni keltiring. O'quvchi siz taklif qilayotgan harakatdan qanday foyda olishini yoki bu choralar ko'rilmasa, qanday zarar etkazishini ayting.
- Agar siz uzoqroq eslatma yaratmoqchi bo'lsangiz, tegishli grafikalar, ro'yxatlar yoki jadvallarni ham taqdim eting.
- Uzoqroq eslatmalar uchun siz har bir bo'limning mazmunini tasvirlaydigan qisqa nom berishingiz mumkin. Masalan, "Siyosat" nomini yaratish o'rniga, "Barcha xodimlar uchun yangi siyosat" yozing. Sarlavhani aniq va qisqa qilib yozing, shunda eslatmadagi muhim narsalarni o'quvchi darhol bilib oladi.
Qadam 7. O'quvchi tomonidan bajariladigan harakatlarni taklif qiling
Xotira orqali siz boshqalardan ma'lum bir masala bo'yicha harakat qilishni so'raysiz, xoh u yangi mahsulot haqida e'lon, xoh xarajatlar to'g'risidagi hisobot bo'yicha yangi siyosat yoki kompaniya muammoni qanday hal qilishi haqidagi bayonot. Oxirgi paragraf yoki jumlada qanday harakat qilish kerakligini tushuntiring.
- Masalan, yozing: "Barcha xodimlar 2016 yil 1 martdan boshlab yangi hisob tizimidan foydalanishlari kerak".
- Shuningdek, taklifingizni tasdiqlovchi dalillarni keltiring.
Qadam 8. Ijobiy va qo'llab -quvvatlanadigan xulosani taqdim etib, eslatmani yoping
Oxirgi xatboshida muammoni hal qiladigan keyingi qadam tasvirlanishi kerak. Shuningdek, tashkilotning birdamligi haqida qo'llab -quvvatlash xabarini etkazing.
- Siz aytishingiz mumkin: "Men bu taklifni yanada muhokama qilishga va o'zaro kelishib olgan qarorni amalga oshirishga tayyorman".
- Yoki siz yozuvni yopishingiz mumkin: "Biz ishlab chiqarish liniyasini qo'shish rejasidan juda xursandmiz. Biz ishonamizki, bu reja kompaniyani rivojlantiradi va biznesimizning uzluksizligini ta'minlaydi ».
- Eslatmani bir yoki ikki jumla bilan yoping.
4 -qismning 3 -qismi: Eslatmani tugatish
Qadam 1. Yozuv formatini yaxshi biling
O'qishni osonlashtirish uchun standart eslatma formatidan foydalaning. Yozuvni Times New Roman yoki Arial shriftida 12 o'lchamli 3 sm chapga, o'ngga va pastki chetiga yozing.
Paragrafning chapga tekislangan formatidan foydalaning. Paragraf oxiridagi ikkita bo'sh satrni o'tkazib yuboring va paragraf boshida bo'sh joy qoldirishga hojat yo'q
Qadam 2. Yozuvingizni tekshiring
Qayta o'qing va eslatmani to'g'riligiga, aniqligiga, aniq va ishonchli ekanligiga ishonch hosil qilish uchun tahrir qiling. To'g'ri yozish uslubidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling. Keraksiz ilmiy atamalar yoki jargonlarni yo'q qiling.
- Hali ham imlo, grammatika va munozarali xatolar bor -yo'qligini tekshirish uchun. Ismlar, sanalar va raqamlarni yozishga e'tibor bering.
- Yozuvingiz etarlicha qisqa ekanligiga ishonch hosil qiling va ortiqcha ma'lumotlarni yo'q qiling.
Qadam 3. Ismingiz yonida boshlang
Yozuvga imzo qo'yishning hojati yo'q, lekin siz uni ismingizning yonida xat boshida sharikli qalam bilan boshlang. Bosh harflar bu eslatmani tasdiqlaganingizni ko'rsatadi.
Qadam 4. Antetli qog'ozli qog'ozdan foydalaning
Yozuvlar uchun maxsus mo'ljallangan antetli qog'oz bilan bosilgan yoki oddiy xat qog'ozidan foydalaniladigan xat qog'ozlari mavjud.
Agar siz eslatmani kompyuterda yaratgan bo'lsangiz (va uni elektron pochta orqali jo'natgan bo'lsangiz), kompaniyaning logotipi va aloqa ma'lumotlari ko'rsatilgan Word dasturidan foydalanib, o'zingizning blankangizni yarating. Kelgusi eslatmalarni yuborish uchun ushbu eslatma shablonidan foydalaning
Qadam 5. Yozuvni qanday yuborishni hal qiling
Yozuvni tarqatishning eng yaxshi usulini tanlang. Siz uni chop etishingiz va ulashishingiz yoki elektron pochta orqali yuborishingiz mumkin.
Yozuvlarni elektron pochta orqali yuborish uchun siz Word hujjatidan eslatmani HTML yoki PDF -ga o'zgartirishingiz va elektron pochta ilovasi sifatida yuborishingiz mumkin
4 dan 4 qism: Memo andozalaridan foydalanish
Qadam 1. Memo shablonini qidiring
Xotiralarni noldan yaratish o'rniga, shablonlar yordamida yaratish mumkin. Buning uchun Internetda yaxshi eslatma shablonlarini qidiring, masalan, Microsoft Wordda. Amaldagi formatlar odatda deyarli bir xil bo'ladi, lekin shrift o'lchami, uzunligi va dizayni turlicha bo'lishi mumkin.
- Sizning ehtiyojlaringizga eng mos keladigan shablonni yuklab oling.
- Har qanday veb -sayt shablonini ishlatishdan oldin qoidalarni o'qiganingizga ishonch hosil qiling.
Qadam 2. Kompyuteringizga yuklagan shablonni oching
Yuklab olish tugmachasini bosgandan so'ng, shablon to'g'ridan -to'g'ri kompyuteringizga yuklanadi yoki siz bir necha qadamlarni bajarishingiz kerak bo'ladi. Agar natija ziplangan fayl bo'lsa, avval siz ushbu faylni ochib, keyin Microsoft Word -da ochishingiz kerak.
Microsoft Word dasturining so'nggi versiyasini ishlatishingizni maslahat beramiz, shunda muammo bo'lmaydi va bu shablon siz uchun yaxshi ishlaydi. Agar siz hali ham Microsoft Word dasturining oldingi versiyasidan foydalanayotgan bo'lsangiz, fayllarni yuklab olishdan oldin uni yangilang
3 -qadam. O'zingizning blankangizni belgilang
Barcha shablonlarni o'zgartirish mumkin. Yozuv shablonining har bir qismini o'zingizning xohishingizga ko'ra sozlashingiz mumkin. Masalan, logotip va tovar belgisini ro'yxatdan o'tkazish belgisini shablonga firma blankasida qo'shing. Firma ma'lumotlarini kiritish uchun firma blankasini bosing.
Qadam 4. Yozuv sarlavhasida shablon maydonlarini to'ldiring
Siz "Kimga", "Kimdan", "CC" va "Haqida" maydonlarini to'ldirishingiz kerak. Har bir maydonni to'ldirishda ehtiyot bo'ling, shunda bu bo'limda adashib qolmasligingiz, o'tkazib yubormasligingiz yoki xato yozishingiz mumkin.
Qadam 5. Xabaringizni kiriting
Eslatmaning asosiy qismida kirish, kontekst, munozara va xulosani yozing. Ma'lumotlarni birma-bir etkazish uchun siz ro'yxat shaklida eslatmalar yozishingiz mumkin.
- Yozuvdagi barcha paragraflarni to'g'ri chegaralar va shrift o'lchamlari bilan tartibli saqlash uchun bir xil shablon formatidan foydalaning.
- Agar kerak bo'lsa, jadvalni ko'rsatish uchun eslatma shablonidan foydalanishingiz mumkin. Bu, ayniqsa, ro'yxat yoki boshqa formatda tayyorlangan eslatma beparvo yoki o'qilishi qiyin bo'lsa, yanada foydali bo'lishi mumkin.
- Andoza ichida joylashgan so'zlarni o'chirishni unutmang. Yuborishdan oldin yana diqqat bilan tekshiring.
Qadam 6. Shuningdek, hurda oyoqlarini tekshiring
Yozuvning pastki qismi odatda qo'shimcha ma'lumot berish uchun ishlatiladi, masalan, sizning kompaniyangiz ma'lumotlarini yoki telefon raqamini yozish uchun. Bu ma'lumotlarning to'g'ri yozilganligini diqqat bilan tekshiring. Albatta, siz noto'g'ri aloqa ma'lumotlari yoki yo'qolgan ma'lumotsiz yaxshi eslatmani yubormoqchisiz.
Qadam 7. Displeyni rostlang
Shablondan olishingiz mumkin bo'lgan afzalliklardan biri bu hujjatning rangini o'zgartirish imkoniyatidir. Yozuvning displeyi shaxsiy xususiyatlarga moslashtirilishi va uni yanada jozibali ko'rinishi mumkin. Bundan tashqari, siz diqqatni ko'proq jalb qilish uchun, lekin baribir professional bo'lish uchun, hozirgi vaziyatga eng mos keladigan rangni tanlashingiz mumkin.
Qadam 8. Yozuvni yangi hujjat sifatida saqlang
Ushbu eslatma faylining nusxasini saqlaganingizga ishonch hosil qiling, shunda raqamli zaxira nusxasi sizning biznes aloqalaringiz dalili sifatida mavjud.
Qadam 9. Ushbu shablonni saqlang, shunda siz uni qayta ishlatishingiz mumkin
Qachonki siz bir oz boshqacha mavzudagi eslatmani yaratishingiz kerak bo'lsa, undagi ma'lumotlarni yubormoqchi bo'lgan eslatmaning mavzusi bilan almashtiring. Vaqtni tejash bilan bir qatorda, siz professional ko'rinadigan tarzda eslatmalarni izchil formatda yaratishingiz mumkin. Shunday qilib, o'quvchilar ko'proq e'tibor berishadi va siz yuborgan eslatmani diqqat bilan o'qiydilar.
Maslahatlar
- Juda ko'p sabablar keltirmang. Siz nima uchun ba'zi harakatlar qilish kerakligini tushuntirishingiz kerak, lekin haddan oshmang.
- Eslatmada yozilgan tushuntirish/ma'lumot qisqacha taqdim etilishi kerak.
Tegishli maqola
- Biznes eslatmasini qanday yozish kerak
- Xatni qanday yozish kerak
- Qanday qilib samarali muloqot qilish kerak
- O'quvchi maktubini qanday yozish kerak
