Sizga yaxshi, benuqson professional xat yozish kerakmi? Ishbilarmonlik xatlarining aksariyati har qanday kontentga qo'llanilishi mumkin bo'lgan aniq, o'rganilishi oson formatga mos keladi. Ishbilarmonlik xatlarida har doim sana, jo'natuvchi va oluvchi to'g'risidagi ma'lumotlar va tananing bir nechta paragraflari bo'lishi kerak. Quyidagi amallarni bajaring va kompaniyangiz standartlariga muvofiq o'zgartirishlar kiriting.
Qadam
4 -qismning 1 -qismi: Xatni boshlash
Qadam 1. formatini bilish
Sizning maktubingizning mazmuni qanday bo'lishidan qat'i nazar, ba'zi standart ish xatlarining taqdimotlari mavjud. Ish maktublari Arial yoki Times New Roman kabi umumiy shriftda yozilishi va yozilishi kerak. Paragraf paragraflaridan foydalaning. Ya'ni, Enter ni ikki marta bosish orqali siz yangi xatboshini boshlaysiz. Paragraf paragraflarida birinchi qatorni indentatsiya qilmang.
- Har tomondan 2,54 sm chegaradan foydalaning.
- Elektron pochta orqali yuboriladigan ish xatlar ham umumiy shriftda yozilishi kerak. Ish xatlarida qora va oqdan boshqa skriptlar yoki ranglardan foydalanmang.
Qadam 2. To'g'ri qog'oz turini tanlang
Xatlar 21 x 29,7 sm o'lchamdagi A4 qog'ozga yoki 21,5 x 29,7 sm o'lchamdagi A4 o'lchamli qog'ozga bosilishi kerak. Bir nechta uzun harflar yoki shartnomalar F4 qog'ozga yoki 21 x 33 sm hajmdagi Folioga bosilishi mumkin.
Agar xat pochta orqali yuborilsa, uni kompaniyaning firma blankasida chop etishni o'ylab ko'ring. Antetli qog'ozdan foydalanish professional taassurotni kuchaytiradi va kompaniyaning logotipi va aloqa ma'lumotlarini beradi
Qadam 3. Sizning kompaniyangiz haqida ma'lumot qo'shing
Kompaniyaning nomi va manzilini kiriting va manzilning har bir qismini belgilash uchun yangi qatordan foydalaning. Agar siz yakka tartibdagi tadbirkor yoki mustaqil pudratchi bo'lsangiz, o'z ismingizni kompaniya nomining o'rniga yoki kompaniyangiz nomining ustiga qo'ying
- Agar sizning kompaniyangizda firma blankasi bo'lsa, uni kompaniya nomi va manzilini yozish o'rniga ishlatishingiz mumkin.
- Agar manzilni yozish kerak bo'lsa, u sizning xohishingizga va kompaniyaning xohishiga qarab, sahifaning yuqori qismining o'ng yoki chap tomoniga tekislanishi kerak.
- Agar xat chet elga yuborilsa, mamlakatingiz nomini katta harflar bilan yozing.
Qadam 4. Sana kiriting
To'liq sanani yozish - bu eng professional variant. Masalan, "2012 yil 1 aprel" deb yozing. Sana qabul qiluvchining ma'lumotidan bir necha qator yuqoriroq hizalanishi kerak.
Agar siz xatni bir necha kun davomida yozayotgan bo'lsangiz, uni to'ldirgan sanadan foydalaning
Qadam 5. Qabul qiluvchilar haqida ma'lumot qo'shing
Qabul qiluvchining ma'lumotlarini quyidagi tartibda yozing: to'liq ism, unvon (agar mavjud bo'lsa), kompaniyaning nomi va manzili. Har bir ma'lumot uchun yangi qatordan foydalaning. Agar kerak bo'lsa, mos yozuvlar raqamini kiriting. Qabul qiluvchilar to'g'risidagi ma'lumotlar sanadan bir necha satr pastda bo'lishi kerak.
Xatni ma'lum bir kishiga murojaat qilishingizni tavsiya qilamiz. Shunday qilib, manfaatdor shaxs sizning maktubingizga javob berishi mumkin bo'ladi. Agar siz murojaat qilayotgan odamning ismini bilmasangiz, ozgina tadqiqot qiling. Qabul qiluvchining kompaniyasining telefon raqamiga qo'ng'iroq qilib, uning ismi va unvonini bilib oling
Qadam 6. Salomlashishni tanlang
Salomlashish hurmatning muhim ko'rsatkichidir va siz uni kim qabul qilayotganiga, qabul qiluvchini yaxshi bilishingizga, shuningdek, ular bilan munosabatlaringiz qanchalik rasmiy bo'lishiga bog'liq bo'ladi. Quyidagi variantlarni ko'rib chiqing:
- "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" dan foydalaning, faqat kimga murojaat qilayotganingizni aniq bilmasangiz.
- Agar siz qabul qiluvchini bilmasangiz, "Hurmatli janob/xonim" - bu xavfsiz variant.
- Qabul qiluvchining to'liq ismi va unvonidan ham foydalanishingiz mumkin, masalan, "Aziz doktor Dewi Sari".
- Agar siz qabul qiluvchini yaxshi bilsangiz va qabul qiluvchi bilan norasmiy aloqada bo'lsangiz, masalan, ismingizni ishlatishingiz mumkin, masalan, "Aziz Syuzan".
- Qabul qiluvchining jinsi nima ekanligini bilmasangiz, to'liq ismingizni yozing, masalan, "Aziz Kris Damanik"
- "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" dan foydalansangiz, salomlashgandan keyin vergul yoki nuqta -vergul qo'yishni unutmang.
4 -qismning 2 -qismi: Xatning asosiy qismini tuzish
Qadam 1. To'g'ri yozish uslubidan foydalaning
Maqolga ko'ra, vaqt puldir va ko'pchilik ishbilarmonlar vaqtni behuda sarflashni yoqtirmaydi. Shuning uchun, sizning xat yozish uslubingiz qisqa va professional bo'lishi kerak. Xatingizni shunday tartibga solingki, u tez o'qiladi va faqat birinchi xatboshiga shaxsiy sharhlarni o'z ichiga oladi. Masalan, siz "… haqida" bilan boshlashingiz va u erdan davom ettirishingiz mumkin.
- Chiroyli o'tishlar, qiyin so'zlar yoki uzun, chalkash gaplar haqida ko'p o'ylamang. Sizning maktubingizning maqsadi - aytilishi kerak bo'lgan narsani iloji boricha tezroq va aniq etkazish.
- Ishonchli ohangdan foydalaning. Ehtimol, sizning maktubingizning maqsadi - o'quvchini fikrini o'zgartirish, muammoni hal qilish, pul yuborish yoki chora ko'rishga undash. Shunday qilib, sizning talabingiz va sabablaringizni to'g'ri ohangda etkazing.
2 -qadam. Shaxsiy olmoshlardan foydalaning
Ish harflarida "men", "biz" va "siz" olmoshlarini ishlatish juda maqbuldir. O'zingizni "men", o'quvchini "siz" deb ifoda eting.
Agar siz tashkilot nomidan xat yozayotgan bo'lsangiz, ehtiyot bo'ling. Agar siz kompaniyaning qarashlarini etkazmoqchi bo'lsangiz, o'quvchilar sizning bayonotingiz ortida kompaniya turganini bilish uchun "biz" dan foydalanishingiz kerak. Agar siz shaxsiy fikringizni bildirmoqchi bo'lsangiz, "men" dan foydalaning
3 -qadam. Aniq va aniq yozing
O'quvchi haqiqatan ham nima yozayotganingizni tushunishiga ishonch hosil qiling. O'quvchilar sizning maktubingizning maqsadi aniq bo'lgan taqdirdagina tezda javob berishadi. Xususan, agar siz xat olganingizda o'quvchi qanday natija yoki harakat qilmoqchi bo'lsa, buni aniq qiling. O'z pozitsiyangizni iloji boricha bir necha so'z bilan ta'riflang.
4 -qadam. Faol jumlalarni ishlating
Vaziyatni tasvirlash yoki so'rov yuborish paytida, passiv ovozni emas, balki faol ovozni tanlaganingizga ishonch hosil qiling. Passiv ovoz sizning yozishingizni noaniq yoki umumiy qiladi. Bundan tashqari, faol jumlalar muammoning mohiyatiga ko'ra samaraliroq va to'g'ri. Masalan:
- Passiv: Quyosh ko'zoynaklari chidamliligini hisobga olgan holda ishlab chiqilmagan.
- Faol: Sizning kompaniyangiz quyoshdan saqlaydigan ko'zoynakni chidamliligidan qat'i nazar ishlab chiqaradi va ishlab chiqaradi,
5 -qadam. Agar sizga ma'qul kelsa, nutq tilidan foydalaning
Maktublar odamlar tomonidan yozilgan. Iloji boricha xatlarni nusxalashdan saqlaning. Oddiy harflardan nusxa ko'chirish orqali munosabatlar o'rnatib bo'lmaydi. Biroq, "bilasiz", "demoqchiman" yoki "xohlayman" kabi nostandart til yoki jargon ishlatmang. Ish maktubini yozish uslubini qo'llang, lekin do'stona va muloyim so'zlarni yozing.
- Agar siz qabul qiluvchini yaxshi bilsangiz, bir qatorli tabriknomani qo'shishingiz mumkin.
- O'zingizning sezgiingizni ishlatib, maktubning qanchalik shaxsiyligini ochib bering. Ba'zida kichik hazil biznes darajasida yordam berishi mumkin, lekin uni ishlatishdan oldin yaxshilab o'ylab ko'ring.
Qadam 6. Xushmuomala bo'ling
Agar siz shikoyat yoki shikoyat xati yuborsangiz ham, siz xushmuomala bo'lishingiz mumkin. Qabul qiluvchining pozitsiyasini ko'rib chiqing va vaziyatga moslashish uchun iloji boricha yordam bering.
Shafqatsiz shikoyatga misol: "Menimcha, sizning ko'zoynaklaringiz so'riladi va men sizning mahsulotingizni boshqa sotib olmayman". Xushmuomalalik bilan shikoyat qilishning misoli: "Men sizning quyoshdan saqlaydigan ko'zoynaklaringizni qurishdan hafsalam pir bo'ldi, kelajakda men boshqa markali quyoshdan saqlaydigan ko'zoynak sotib olmoqchiman"
Qadam 7. Qo'shimcha sahifalar uchun "ikkinchi" blankadan foydalaning
Ishbilarmonlik xatlarining aksariyati bir sahifaga sig'adigan darajada ixchamdir. Ammo, agar siz ko'proq xat yozishingiz kerak bo'lsa, masalan, shartnoma yoki qonuniy qaror, qo'shimcha sahifalar kerak bo'lishi mumkin. "Ikkinchi" firma blankasidan foydalaning, u odatda qisqa manzilni o'z ichiga oladi va asosiy firma qog'ozi bilan bir xil qog'ozdan yasaladi.
Sahifa raqamini ikkinchi va keyingi sahifalarga, sahifaning yuqori qismiga qo'shing. Shuningdek, siz qabul qiluvchining ismini va sanasini kiritishingiz kerak bo'ladi
Qadam 8. Xatingizni tugating
Oxirgi xatboshida o'z fikrlaringizni umumlashtiring va qabul qiluvchidan nima qilayotganingizni yoki nimani kutayotganingizni belgilang. Shuni yodda tutingki, qabul qiluvchi xat bilan bog'liq savollar yoki xavotirlar bilan siz bilan bog'lanishi mumkin, keyin siz yuborgan maktubga e'tibor qaratgani uchun ularga rahmat.
4 -qismning 3 -qismi: Xatni yopish
Qadam 1. Yakuniy tabrikni tanlang
Yakuniy tabrik, ochilish tabrigi kabi, hurmat va rasmiylik ko'rsatkichidir. "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" - eng xavfsiz yakuniy tabriklar. Siz ham "Eng yaxshi tilaklar" yoki "Salomlar" ni o'ylab ko'rishingiz mumkin. Juda rasmiy bo'lmagan, lekin baribir professional ohangga ega bo'lgan tabriklar - "Muvaffaqiyat bilan salomlashish", "Salomlashish" va "Rahmat". Yakuniy tabriknomadan keyin vergulni ishlating.
2 -qadam. O'z imzoingizni qo'ying
Imzo uchun to'rt qatorni bo'sh qoldiring. Maktub chop etilgandan keyin imzo qo'ying yoki uni elektron pochta orqali yuborgan bo'lsangiz, imzoingiz tasvirini skanerlang va imzo bo'limiga joylashtiring. Imzo uchun siyoh tanlash ko'k yoki qora.
Agar siz kimdir nomidan xatga imzo chekayotgan bo'lsangiz, imzoingizdan oldin "pp:" deb yozing. "pp" har bir protsedurani anglatadi, bu "vakil" yoki "nomidan" degan ma'noni anglatadi
Qadam 3. Yozish orqali ismingizni va aloqa ma'lumotlarini kiriting
Imzo ostiga ismingiz, unvoningiz, telefon raqamingiz, elektron pochta manzilingiz va boshqa tegishli aloqa vositalarini o'z ichiga olgan ma'lumotlarni kiriting. Har bir ma'lumot turi uchun yangi qatordan foydalaning.
Qadam 4. Yozuvchining bosh harflarini qo'shing
Agar xatni yozayotgan va muallif boshqa odam bo'lsa, imzo blokining ostiga yozuvchining bosh harflarini qo'shish kerak. Ba'zida xat muallifining bosh harflari ham kiritiladi. Shunday qilib, kim xat ustida ishlaganligi aniq bo'ladi.
- Agar siz faqat yozuvchining bosh harflarini qo'shsangiz, ularni kichik harflar bilan yozing, masalan, mj.
- Agar siz muallifning bosh harflarini ham qo'shsangiz, ularni bosh harflar bilan kichik harflar bilan yozing, masalan, RW: mj. Boshqa uslublar bosh harflar orasidagi chiziqni qo'shadi, masalan, RW/mj.
Qadam 5. ilova ma'lumotlarini qo'shing
Agar siz qabul qiluvchilarni ko'rib chiqish uchun qo'shimcha hujjatlarni biriktirayotgan bo'lsangiz, aloqa ma'lumotlari ostiga bir nechta qatorlarni yozib qo'ying, unda ilova qilingan hujjatlar soni va turi ko'rsatilgan. Masalan, yozing: "2 -ilova: rezyume, risola." Yoki, an'anaviy uslubda, ilova tavsifini xatning yuqori qismiga, sana ostiga yozing.
Siz "Lampa" bilan "Qo'shimchani" qisqartirishingiz mumkin
Qadam 6. Ma'lumotlarning nusxasini qo'shing
Agar siz xatning nusxasini boshqa birovga yuborsangiz, buni xatga kiritishingiz kerak. Bu "ilova" qatoriga "cc:" yoki "nusxa ko'chirish" ni yozib, nusxani oluvchining ismi va unvoni bilan birga yoziladi ("cc" xushmuomalalik nusxasini anglatadi, lekin ilgari u uglerod nusxasini bildirgan) harflar hali ham yozuv mashinkasida yozilgan va uglerodli qog'oz bilan ko'chirilgan).
- Masalan, "cc: Mari Santi, marketing bo'yicha direktor o'rinbosari" deb yozing.
- Agar siz bir nechta ism qo'shsangiz, ikkinchi ismni birinchi tagiga tekislang, lekin "cc:" holda.
4dan 4 qism: Xatlarni to'ldirish
Qadam 1. O'zgartirishlar kiriting
Taqdimot professionalizmning asosiy elementidir. Maktubingizni tahrir qilish va xatolarni tekshirish orqali qabul qiluvchining sizni qobiliyatli va mas'uliyatli shaxs sifatida ko'rishiga ishonch hosil qiling. Matn protsessorida imlo tekshirgichidan foydalaning, lekin topshirishdan oldin uni diqqat bilan o'qishni unutmang.
- O'zingizga savol bering, xat aniq va aniqmi? 3-4 jumladan uzun paragraflar bormi? Agar shunday bo'lsa, keraksiz bayonotlarni o'chirib tashlashingiz mumkinligini aniqlang.
- Agar xat juda muhim bo'lsa, uni do'stingiz yoki hamkasbingiz o'qishi kerak bo'lishi mumkin. Ba'zida boshqa odamlar til xatolarini yoki siz bilmagan noqulaylikni aniqlashga yordam berishi mumkin.
Qadam 2. Sahifalarni zımba bilan birga tutmang
Agar sizning maktubingiz bir necha sahifadan iborat bo'lsa, zımba ishlatmaslik kerak. Agar siz sahifalar tartibda ekanligiga ishonch hosil qilmoqchi bo'lsangiz, ularni yuqori chap burchakdagi qog'oz qisqichi bilan kesib oling.
3 -qadam. Yuborish
Agar siz xatni pochta orqali yuborsangiz, biznes konvertidan foydalaning. Agar mavjud bo'lsa, kompaniyangiz logotipi bo'lgan konvertdan foydalaning. Qaytish manzilini va qabul qiluvchining manzilini aniq yozing. Xatni uchdan bir qismga buking, shunda oluvchi pastki qismini ochmasdan oldin tepasini ochadi. Etarli darajada shtamplar yopishganingizga ishonch hosil qiling, keyin yuboring.
- Agar siz qo'l yozuvi unchalik yaxshi emasligini va professional shaxsingizga mos kelmasligini his qilsangiz, manzilni matn protsessoriga yozing va konvertga chop eting.
- Agar xat shoshilinch va/yoki shoshilinch bo'lsa, uni kurer orqali yuborishni o'ylab ko'ring.
- Agar siz uni elektron pochta orqali yubormoqchi bo'lsangiz, avval HTML formatiga o'zgartiring yoki PDF formatida saqlang, shunda format o'zgarmaydi. Biroq, agar xat jismonan yuborilgan bo'lsa yaxshi bo'lardi.
Maslahatlar
- Harflarni imzolash uchun sifatli qalamdan foydalaning.
- Xatlarga tezda javob bering. Agar siz bir hafta ichida javob bera olmasangiz, uni qabul qiluvchiga bering va u sizning javobingizni qachon kutishi mumkinligini ayting.
- Ijobiy tomonni ta'kidlang. Siz qila olmaydigan narsa haqida emas, balki qila oladigan narsalar haqida gapiring. Masalan, agar mahsulot zaxirada bo'lmasa, xaridorga uning buyurtmasini bajara olmasligingizni aytmang. Buning o'rniga, mahsulot juda mashhur va sotilgan deb ayting. Keyin ularning buyurtmasini qachon bajarishingiz mumkinligini ayting.
-
Agar siz murakkab xat yozayotgan bo'lsangiz, avval konturni yozing.
- Siz xohlagan mavzuni yozing, buyurtma haqida o'ylashning hojati yo'q.
- Har bir mavzu uchun kalit so'zlar, misollar, dalillar va faktlar ro'yxatini tuzing.
- Maktubning maqsadi va qabul qiluvchisiga ro'yxatdagi har bir mavzuning ahamiyatiga e'tibor bering.
- Kerak bo'lmagan qismlarni olib tashlang.
- Ma'lumotni o'quvchi uchun eng yaxshi tartibda tartiblang.
Ogohlantirish
- Yomon so'zlarni ishlatmang. Samimiy maqtov qabul qilinadi, lekin haddan tashqari maqtov ishda siz malakaga emas, maqtovga bog'liqligingizni bildiradi.
- To'g'ridan -to'g'ri yoki qo'pol so'zlarni ishlatmang. Esda tutingki, siz ushbu xat orqali ishbilarmonlik aloqalarini tiklashga yoki boshlashga harakat qilyapsiz.
