U ko'pincha shaxsiy va norasmiy maqsadlarda ishlatilgani uchun, rasmiy elektron maktub yozish qiyin bo'lishi mumkin. Ammo, agar siz o'qituvchiga, xo'jayinga, biznes sherigiga, davlat idorasiga yoki rasmiyatchilikka muhtoj bo'lgan boshqa shaxsga rasmiy xat yozishingiz kerak bo'lsa, oddiy ko'rsatmalarga amal qiling. Fikringizni qisqacha va aniq tushunib oling, yozish, uslub va rasmiy xat formatiga rioya qiling. Nihoyat, elektron pochtangizni yuborishdan oldin tekshiring va to'g'rilang.
Qadam
3 -usul 1: elektron pochtani formatlash
Qadam 1. Professional elektron pochta manzilidan foydalaning
Ideal holda, elektron pochta manzili foydalanuvchi nomi yoki taxallus emas, balki haqiqiy ismingizning o'zgarishi. Iloji bo'lsa, raqamlar va boshqa harflarsiz nuqta, chiziq yoki pastki chiziqdan foydalaning.
Masalan, [email protected] professional bo'lmagan ko'rinadi. Shu bilan birga, [email protected] saytidan foydalanish maqsadga muvofiq bo'ladi
Qadam 2. Professional shriftdan foydalaning
Hozirgi kunda aksariyat elektron pochta xizmatlari sizga turli shrift va matnlarda yozish imkonini beradi. Biroq, rasmiy elektron pochta xabarlari uchun Times New Roman va Arial kabi rasmiy shriftlarga rioya qilish yaxshiroqdir. Comic Sans yoki Old English kabi dekorativ shriftlardan saqlaning. Ga qo'shimcha sifatida:
- E-pochtangizni o'qish oson bo'lgan shriftda yozing, masalan, 12-o'lcham.
- E -pochtaning mazmuni va maqsadiga mos kelmasa, kursiv, qalin yoki ko'p rangli shriftlar kabi maxsus yozuvlardan saqlaning.
- E -pochtani to'liq katta harflar bilan yozmang. Bunday yozish sizni oluvchiga baqirayotganga o'xshaydi.
Qadam 3. E -pochtaga qisqa va aniq nom bering (mavzu)
Sarlavhadagi elektron pochta mazmuniga tegishli bo'lgan bir nechta kalit so'zlardan foydalaning. Bu qabul qiluvchining elektron pochtangizni e'tiborsiz qoldirmasligiga yordam beradi. Sarlavhasiz yoki noma'lum nom bilan yuborilgan elektron pochta xabarlari qabul qiluvchiga ahamiyatsiz ko'rinadi.
- "Tezkor savollar", "Siz bilan bog'lanish" yoki "Muhim masalalar" kabi elektron pochta sarlavhalari qabul qiluvchiga tushunarsiz bo'lib ko'rinadi.
- Shu bilan birga, "12 -martga mo'ljallangan jadval, mehmonlar ro'yxati, tushlikka taklifnoma va uchrashuvlarning qisqacha mazmuni" elektron pochta sarlavhasi juda uzun bo'lib ko'rinadi va bir vaqtning o'zida bir nechta mavzularni o'z ichiga oladi.
- Boshqa tomondan, "12 martda eskalatorning shikastlanishi to'g'risida uchrashuv" elektron pochta sarlavhasi juda qisqa va tushunarli. Bu sarlavha oluvchiga asosiy mavzu haqida umumiy ma'lumot, shuningdek aniq sana berishi mumkin.
3 -usul 2: Tarkibni yozish
Qadam 1. Tegishli tabrik so'zidan foydalaning
Har doim rasmiy elektron pochtani tabrik bilan boshlang. Qabul qiluvchining ismini to'g'ridan -to'g'ri yozishingiz mumkin (agar bilsangiz). Qabul qiluvchining ismini unvon yoki unvon bilan to'ldiring (janob, xonim, doktor va boshqalar). Agar xohlasangiz, qabul qiluvchining ismi va unvonidan oldin "Aziz" deb yozishingiz mumkin.
- Agar siz elektron pochta xabarini oluvchining ismini bilmasangiz, "Hurmatli janob/xonim" yoki "Qiziquvchilarga" deb yozing.
- "Salom" yoki "Salom" yoki boshqa norasmiy tabriklarni ishlatmang.
Qadam 2. Birinchi xatboshida o'zingizni tanishtiring (agar kerak bo'lsa)
Agar siz ilgari hech qachon aloqaga chiqmagan odamga, masalan, yangi mijoz, kadrlar bo'yicha menejer yoki davlat amaldoriga xat yozayotgan bo'lsangiz, o'zingizni tanishtiring va nima uchun elektron pochta yuborayotganingizni tushuntiring. Buni elektron pochtangizning birinchi yoki ikkinchi jumlasiga yozing.
Masalan, ishga ariza yuborish paytida siz shunday yozishingiz mumkin: "Mening ismim Mariya Isabella. Men siz bilan JobXYZ.com veb -saytida ma'muriy yordamchi sifatida ishga joylashish uchun murojaat qildim"
3 -qadam. Eng muhim ma'lumotlarni birinchi o'ringa qo'ying
O'zingizni tanishtirganingizdan va elektron maktubni yuborishning asosiy maqsadini bildirganingizdan so'ng, siz xatning asosiy qismiga o'tishingiz mumkin. Eng muhim ma'lumotlarni eng yuqori qismida yozing. Shunday qilib, siz oluvchining vaqtini ko'proq qadrlaysiz va elektron pochta maqsadini aniqroq tushunasiz.
Masalan, hukumat amaldoriga xat yozayotganda, siz quyidagidan boshlashingiz mumkin: "Mening ismim Mariya Isabella. Men sizning elektron pochta manzilingizni Salatiga shahar sudi rasmiy saytidan oldim. Men bu xatni o'z e'tirozimni bildirish uchun yubormoqdaman. chiptani men 2015 yil 29 fevralda oldim"
Qadam 4. To'g'ridan -to'g'ri xatning nuqtasiga etib boring
Rasmiy maktubda siz o'z fikringizni to'g'ridan -to'g'ri bildirishingiz mumkin. Kichik suhbat o'quvchini chalkashtirib yuboradi va ulardan sizga nima kerakligini yoki nima kerakligini tushunish qiyin bo'ladi.
- Masalan, kampusdagi professorga xat yozayotganda, aylanib -aylanib, shunday yozish shart emas: "Men Mariya Izabella. Siz meni taniysizmi? Kimyo 221 - hozir mening eng sevimli kursim, chunki sizning O'quv materiallari juda yaxshi tartibga solingan. Shunday qilib, men har doim kuzatib boraman va nima sinovdan o'tishini bilaman. Imtihonga kelsak, men yaqinda bo'ladigan imtihonni eslayman ".
- Boshqa tomondan, bunday elektron pochta xabarini yozish: "Men Mariya Izabella. Men Chemistry 221 talabasi bo'laman va men sizga imtihon jadvallari to'qnashuvi haqida aytib bermoqchi edim".
Qadam 5. Qisqa elektron pochta xabarini yozing
Belgilangan uzunlik chegarasi bo'lmasa -da, bitta noutbuk yoki kompyuter ekrani kabi elektron pochta xabarini yuborish yaxshidir.
Agar sizning elektron pochtangiz etarlicha uzun bo'lsa, uni bir nechta qisqa paragraflarga bo'ling. Har bir paragrafning o'rtasida bo'sh joy qoldiring, aksincha uni bo'sh joy bilan yozing
Qadam 6. Rasmiy tildan foydalaning
Rasmiy elektron pochta xabarlari professional maqsadlar uchun qilinganligi sababli, siz yaxshi taassurot qoldirishingiz kerak. To'liq jumlalarni va muloyim iboralarni ishlating. Quyidagilardan qoching:
- Argo
- Keraksiz qisqartmalar
- Emoji va kulgichlardan foydalanish
- Hurmatli so'zlar
- Hazil
Qadam 7. Tegishli yakunlovchi tabrik so'zidan foydalaning
Salomlarni ochish singari, rasmiy harflarda ishlatilishi mumkin bo'lgan tabriklarni yopish uchun bir nechta variant mavjud. To'liq ismingiz va unvoningizni, shuningdek boshqa unvonlarni (agar mavjud bo'lsa) kiritganingizga ishonch hosil qiling. Qo'llash mumkin bo'lgan yopilish tabriklariga misollar:
- "Eng yaxshi ezgu tilaklar bilan,"
- "Hurmat va ehtirom ila, sizning,"
- "Rahmat,"
- "Salom,"
- "Sizning talabangiz"
3 -usul 3: Xatlar yuborishga tayyorgarlik
Qadam 1. Kerakli qo'shimchalarni qo'shing
Agar siz qo'shimchani qo'shishingiz kerak bo'lsa, uni elektron pochtaning asosiy qismiga kiritganingizga ishonch hosil qiling, shunda uni o'qiyotgan odamlar ko'rishi mumkin. Qo'shimchalar sonini va fayl hajmini cheklashga harakat qiling va keng tarqalgan va keng tarqalgan fayl turlaridan foydalaning.
Masalan, "Men o'z hayot tarjimai holim va portfelimning PDF nusxasini biriktiryapman" kabi xabarni kiriting
2 -qadam. E -pochtaning mazmunini, imlosini va grammatikasini yaxshilang
Imlo va grammatik xatolaringizni aniqlash uchun faqat elektron pochta xizmatlariga tayanmang. E -pochtangizni ovoz chiqarib o'qing yoki kimdir uni tekshirib tuzatishi kerak. Shunday qilib, siz imlo xatolarini va tushunarsiz jumlalarni osongina topishingiz mumkin.
Qadam 3. Sizning elektron pochtangizda hech qanday maxfiy ma'lumotlar yo'qligiga ishonch hosil qiling
Har doim esda tutingki, elektron pochta aloqaning xavfsiz usuli emas. Shuni yodda tutingki, elektron pochta serverlari buzilishi mumkin, yoki qabul qiluvchi siz oshkor qilmoqchi bo'lmagan ma'lumotlarni ataylab yoki bilmasdan almashishi mumkin.
