Uchrashuvni rejalashtirayotganda, siz barcha kerakli ma'lumotlarni aniq va aniq etkazishingiz kerak. Siz muhokama qilinadigan vaqt, joy va mavzuni tavsiflashingiz kerak. Uchrashuvga tayyorgarlik yoki materiallar kerak bo'lsa, siz ham qayd qilishingiz kerak bo'lishi mumkin. Qaysi vositadan foydalanmasligingizdan qat'i nazar, elektron pochta yoki Outlook ilovasi, muhim ma'lumotlarning uzatilishiga ishonch hosil qiling, shunda barcha taklif etilganlar buni bilishadi va ular nimaga qarshi bo'lishlarini oldindan bilishadi.
Qadam
3 -usul 1: kuchli mavzularni yozish
Qadam 1. Uchrashuvning sanasi va mavzusi ko'rsatilgan qisqa, tegishli mavzuni yozing
Bu narsalarni mavzu qutisiga yozish taklif etilganlarga elektron pochtani ochmasdan uchrashuvning vaqti va mavzusini tushunishga imkon beradi. Masalan, siz "Uchrashuv 01/03: hisobot berishning yangi ko'rsatmalari" deb yozishingiz mumkin.
Ogohlantirish:
Agar siz uchrashuv mavzusini yozmasangiz, odamlar bu uchrashuv ularning bo'limiga tegishli yoki yo'qmi, deb so'rashlari mumkin. Shunday ekan, uchrashuv mavzusini yozganingizga ishonch hosil qiling!
2 -qadam. Mavzu maydonida qatnashganligingizni tasdiqlashni so'rang
Agar kim kelishini bilishingiz kerak bo'lsa, mavzu qutisidan tasdiq so'rang. Shunday qilib, o'quvchilar elektron pochtani ochmagan bo'lsalar ham, iloji boricha tezroq javob berishlari kerakligini bilishadi. Siz yozishingiz mumkin: "Juma 10/06 HR yig'ilishi, iltimos, tez orada tasdiqlang."
Siz shuningdek yozishingiz mumkin: "Iltimos, javob bering: HR yig'ilishi 10/06"
3 -qadam. Agar uchrashuv shoshilinch bo'lsa, uni mavzu maydoniga yozing
Agar uchrashuv mavzusi shoshilinch bo'lsa yoki yig'ilish darhol bo'lishi uchun tezkor qaror qabul qilishni talab qilsa, mavzu maydoniga favqulodda belgini qo'ying. Masalan, siz "31/02 dushanba kuni favqulodda yig'ilish: kiberxavfsizlik" deb yozishingiz mumkin.
O'quvchi nima muhokama qilinishini taxmin qilishi uchun uchrashuv mavzusini tushuntirish juda muhim
Qadam 4. Uchrashuv majburiymi yoki shunchaki taklifmi, yozing
Agar siz katta kompaniyada ishlasangiz, ba'zi odamlarning ishtiroki har doim ham zarur bo'lmasligi mumkin. Tegishli bo'limlarni mavzu qutisiga yozing yoki ishtirok etishlari kerakligini ularga xabar bering. Masalan, siz "6/10 majburiy marketing uchrashuvi" deb yozishingiz mumkin.
Agar o'quvchi qatnashishi shart bo'lmasa, siz "Samarali marketing taktikasi bo'yicha 10/6 yig'ilishida qatnashish tavsiya etiladi" deb yozishingiz mumkin
5 -qadam. Chalkashmaslik uchun mavzu maydonida to'liq so'zlardan foydalaning
Qisqartmalar samarali bo'lib tuyulishi mumkin, lekin ular to'liq so'zlarga qaraganda kamroq aniq va chalkashlikka olib kelishi mumkin. Masalan, "KK" sizning shaxsiy tilingizni kim tushunishiga yoki tushunmasligiga qarab "Oilaviy karta" yoki "Kredit karta" degan ma'noni anglatishi mumkin.
Biroq, siz "RSVP", "HR" va "KTP" kabi umumiy qisqartmalardan foydalanishingiz mumkin
3 -ning 2 -usuli: elektron pochta tarkibini yozish
Qadam 1. Do'stona, qisqacha kirish va qisqa izohlar yozing
Agar siz yirik kompaniyada ishlasangiz yoki hamma bilan tanish bo'lmasangiz, o'zingizni tanishtirishingiz shart. Qisqa kirish qismida siz yig'ilishga to'ldirilishi/olib kelinishi kerak bo'lgan hujjatlar yoki materiallar mavjudligini bildirishingiz kerak.
Ishga yaroqli yoki do'stona tanishuv yarating. Masalan, "Salom, Tim! Kelgusi haftada yangi dastur ishga tushishini kuta olmayman!”
Maslahat:
O'quvchilarga aniq vazifani bajarish yoki uchrashuvga biror narsa olib kelish kerakligini eslatib qo'ying. Masalan, "Sotuvchi bilan bog'lanish ro'yxatining 4 nusxasini olib kelishni unutmang."
Qadam 2. Sana va vaqtni alohida satrga yozing, shunda u ajralib turadi
Bu tashrif buyuruvchilar uchun muhim ma'lumotlar. Shunday qilib, tushuntiring va uning atrofidagi boshqa jumlalardan ajralib turing. Yuqoridan va pastidan ikkita qatorni bo'sh joyga qo'ying yoki qalin qilib yozing.
- Misol: "2020 yil 6 oktyabr, 10.30 - 11.45 WIB"
- Agar uchrashuv onlayn rejimda o'tayotgan bo'lsa, vaqt zonasi ma'lumotlarini taqdim eting, shunda odamlar noto'g'ri muloqot tufayli ortda qolmaydi. Masalan, siz yozishingiz mumkin: "2020 yil 6 oktyabr, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Qadam 3. Joyni sana va vaqtdan keyin yozing
Joylashuv sanasi va vaqti kabi aniq yozilganligiga ishonch hosil qiling, ayniqsa uchrashuv yangi joyda o'tkazilsa, topish qiyin bo'lsa yoki taklif etilganlarning ba'zilari bu joy bilan tanish emasligini bilsangiz. Virtual uchrashuvlar uchun (jonli forumlar yoki video -chat orqali), taklif qilinganlarga forum yoki video havolaga osongina kirishi uchun to'g'ridan -to'g'ri havola bering.
Yo'nalish berayotganda, iloji boricha batafsilroq yozing. Misol: "Iltimos, Sasana Widya Sarwono binosidagi 592 -yig'ilish zaliga keling (Jalan Gatot Subroto № 10). 592 -xona binoning 2 -qavatida joylashgan. Shunday qilib, siz birinchi qavatdan liftni olib, 12 -qavatda to'xtab, 59 -qavatga ko'tarilish uchun binoning janubiy tomonidagi (chapingizda) liftdan foydalanishingiz kerak
4 -qadam. Uchrashuv maqsadi bilan o'rtoqlashing
Uchrashuvning maqsadi haqida taklif qiluvchiga xabar bering. Qisqa kun tartibini aytib berish taklif etilganlarga oldindan qanday vazifalarni bajarish kerakligini tushunishga yordam beradi. Siz mavzuni nomlashingiz mumkin (masalan, "Kiberxavfsizlikni yangilash") yoki rejalashtirishingiz mumkin:
- 10.30 - 10.45 Loyiha holati haqidagi so'nggi ma'lumotlarni taqdim etish
- 10.45 - 11.10 solishtiring va munosib takliflarni tanlang
- 11.10 - 11.30 Aqliy hujum va maqsadlarni ishga tushirish
Qadam 5. Grammatik yoki axborot xatolar uchun elektron pochtani ikki marta tekshiring
Qayta tekshirish uchun eng muhim narsa - uchrashuv sanasi, vaqti va joyi. Bu uchta narsa to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qiling! Shuningdek, siz kerakli ma'lumotlarni taqdim qilganingizga ishonch hosil qilish uchun kirish, kun tartibi yoki boshqa qo'shimchalarni qayta o'qishingiz mumkin.
E -pochtani yuborishdan oldin, sizning yozuvingiz aniq va aniq ekanligiga ishonch hosil qilish uchun ovoz chiqarib o'qing
3 -usul 3: Outlook yoki o'rnatilgan taqvim ilovasidan foydalanish
Qadam 1. Outlookning bosh menyusidagi "Yangi uchrashuv" ni bosing
Agar sizning kompaniyangiz Outlook kabi o'rnatilgan taqvimga ega bo'lgan aloqa ma'lumotlar bazasidan foydalansa, undan uchrashuvlarni rejalashtirish uchun foydalaning. Bu vosita odatda siz ishlaydigan odamlar tanlagan aloqa kanali.
Agar sizning kompaniyangiz Outlook yoki shunga o'xshash xizmatdan foydalanmasa, taklifnomalarni yuborish uchun agentligingiz taqdim etgan elektron pochtadan foydalaning
Qadam 2. "Rejalashtirish yordamchisi" oynasidan vaqt va sanani tanlang
Yangi uchrashuvni yaratgandan so'ng, taqvim oynasi paydo bo'ladi. "Rejalashtirish yordamchisi" ni bosing va uchrashuv uchun mavjud vaqt va sanani belgilang.
Taqdim etilganlarning tashrifi uchun to'g'ri vaqtni tanlaganingizga ishonch hosil qiling. Kompaniyaning dasturiga qarab, siz ekran sozlamalarini o'zgartirishingiz kerak bo'ladi, shunda hammaning (va siznikining) jadvali ekranda ko'rinadi
3 -qadam. Ismlarini yozish yoki manzillar kitobidan foydalanib, taklif etilganlarni qo'shing
Ismni qo'lda kiritish uchun matn qutisini bosing yoki manzillar kitobini aylantiring va ro'yxatdan taklif etuvchi nomini tanlang. Taklif vaqtining mavjudligini tekshirish uchun "Rejalashtirish yordamchisi" funktsiyasidan foydalaning.
Agar taklif etilganlarning bo'sh vaqtlari bo'lmasa, ularning ismlari ajratib ko'rsatiladi. Rejalashtirish yordamchisi hatto sizning jadvalingizga va boshqa taklif qilinganlarga mos keladigan tavsiya etilgan vaqtlarni ham beradi
Qadam 4. Uchrashuvning boshlanish va tugash vaqtini belgilang
Sana avval belgilangan sanaga mos kelishiga ishonch hosil qiling. Agar o'zgartirish kerak bo'lsa, taqvim tugmasini bosing. Tegishli uchrashuv vaqtini tanlash uchun vaqt ro'yxatining o'ng tomonidagi pastga o'qidan foydalaning.
Uchrashuvning tugash vaqtini yozish - bu boshqa odamning vaqtini hurmat qilish usuli, shuning uchun ular nima bo'lishini oldindan bilib, sayohatlar yoki ish kunini rejalashtirishlari mumkin
Qadam 5. Ekranning yuqori qismidagi "Uchrashuv" ostida "Uchrashuv" ni bosing
Siz jadval ekraniga qaytasiz va uchrashuvingiz rejalashtirilganini ko'rasiz. Shundan so'ng siz mavzu, joy va eslatmalarni qo'shishingiz mumkin.
Agar uchrashuvlar jadvali ekranida ko'rinmasa, avvalgi bosqichlarga qayting va uchrashuvlar jadvali paydo bo'lguncha takrorlang
6 -qadam. Mavzu, joy va aniq eslatmalarni yozing
Uchrashuv mavzusini qisqa so'zlar bilan xabardor qiling (Misol: "Yangi mahsulot sinovi"). Muayyan joyni ayting. Agar bu joy odatda uchrashuvlar uchun ishlatilmasa yoki unga borish qiyin bo'lsa, joylashuv bo'yicha ko'rsatmalarni yozing. Uchrashuvga tegishli qo'shimcha eslatmalarni bering (masalan, tayyorgarlik ishlari).
- Bu joyning manzilini bering, garchi taklif qilingan odam buni bilsa ham.
- Ishingiz tugagach, "yuborish" tugmasini bosing.
Maslahat:
"Miya hujumi" kabi juda keng mavzuni ishlatmang, chunki bunday so'zlar uchrashuv maqsadi haqida aniq ma'lumot bermaydi. Siz uni "yangi mahsulot sotuvchisi haqida fikr yuritish" bilan almashtirishingiz mumkin.
Maslahatlar
- E -pochta yoki taklifni qayta o'qiyotganda, uning qisqa va tartibsiz ekanligiga ishonch hosil qiling.
- Do'stona va professional ohangdan foydalaning.
- Qabul qiluvchilar ro'yxatini ikki marta tekshirib, barcha maqsadlar taklif qilinganligiga ishonch hosil qiling.
- Qabul qiluvchilardan butun elektron pochta manzilini yashirishni istasangiz, elektron pochta manzilini "bcc" maydoniga kiriting.
Ogohlantirish
- Sana, vaqt va manzilsiz taklifnoma yoki elektron pochta xabarlarini yozmang. Taklif etilganlar chalkashib ketishadi va siz bu savollar bo'yicha o'nlab javoblarni olasiz.
- Hamma katta harflar bilan yozmang, chunki bu baqirish deb talqin qilinadi va bu juda professional emas.
