Mijozlarga xizmat ko'rsatish (mijozlarga xizmat ko'rsatish) uchun elektron pochta yozish paytida ba'zi odamlar o'zlarini tiqilib qolishi mumkin. Xatni elektron pochta shaklida qanday yozish kerak, chunki odatda yozishmalar qog'ozga yoziladi? Mijozlarga xizmat ko'rsatish bilan bog'lanish qoidalari va protokollari qanday? Mijozlarga xizmat ko'rsatish uchun elektron pochta yozish siz bilan bog'lanayotgan biznes birligining sohasi, mintaqasi va madaniyatiga moslashtirilgan bo'lishi kerak, lekin mijozlarga samarali xizmat ko'rsatish xati yozish uchun ba'zi asosiy ko'rsatmalar mavjud.
Qadam
3dan 1 qism: Kompaniya veb -saytini ko'rib chiqish
1 -qadam. Javoblarni toping
Kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga xat yozishni boshlashdan oldin, siz xohlagan javob kompaniyaning veb -saytida mavjudligini bilish yaxshi bo'ladi. Mijozlar kompaniyalarga beradigan yagona savollar odatda FAQ (Tez -tez beriladigan savollar yoki tez -tez beriladigan savollar) va yordam sahifalarida umumlashtiriladi.
Odatda, bu sahifaga kompaniyaning veb -sayti orqali kirish mumkin. Kompaniya veb -saytining pastki qismiga o'ting va "Biz bilan bog'laning" yoki "Yordam" va "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" havolalarini bosing
Qadam 2. Xaridor uchun yordam sahifasini qidiring
Agar saytning pastki qismida mijozlarga xizmat ko'rsatish uchun havola topilmasa, qidiruv maydonidan foydalanib ko'ring. Odatda, veb -sahifada matn bilan to'ldiriladigan va kattalashtiruvchi oynaning ramzi bo'lgan quti bo'ladi. "Mijozlarga xizmat ko'rsatish" yoki "aloqa" ni kiriting va Enter tugmasini bosing.
-
Odatda kompaniyalar "Biz bilan bog'laning" sahifasiga mijozlar o'z shikoyatlarini yoki sharhlarini yozib, keyin elektron pochta orqali mijozlarga xizmat ko'rsatishga yuborishlari mumkin bo'lgan matn qutisini joylashtiradi.
E -pochtaning nusxasi sizga yuborilishini tekshirish uchun ushbu sahifani tekshiring. Agar yo'q bo'lsa, kompaniyaning elektron pochta manzilini kompaniya veb -saytidan qidiring va uni shaxsiy elektron pochta qayd yozuvingizga yuboring. Shunday qilib, siz yuborgan xatning nusxasini saqlashingiz mumkin
Qadam 3. Qidiruv satridan foydalaning
Qidiruv maydoniga (kompaniyaning elektron pochta manzillarini topish uchun foydalaniladigan maydon) so'rovingizga tegishli kalit so'zlarni kiritish orqali avval savolingizga javob topishga harakat qiling. Shunday qilib, siz mijozlarga xizmat ko'rsatishni elektron pochta orqali yubormasdan muammoni hal qila olasiz.
- Bu juda muhim, shuning uchun siz aqlli ko'rinasiz va oxir -oqibat elektron pochta xabarini yuborishingiz kerak bo'lganda hurmatni qozonasiz. Agar sizning savollaringizga javoblar saytda allaqachon tushuntirilgan bo'lsa, mijozlarga xizmat ko'rsatish guruhi sizni buzuq va dangasa ko'radi. Natijada sizning elektron pochtangiz jiddiy qabul qilinmaydi.
- Shuningdek, FAQ bo'limini tekshiring. Tez -tez so'raladigan savollarga odatda tez -tez beriladigan savollar shaklida javob beriladi. Shuning uchun ko'p saytlarda bu sahifa bor. Bu sahifa tufayli mijozlarga xizmat ko'rsatishga yuboriladigan elektron pochta xabarlari soni keskin kamayadi.
Qadam 4. Kompaniya siyosatini ko'rib chiqing
Qidiruv yoki FAQ sahifasida savolingizga javob topa olmasangiz, "Biz haqimizda" yoki qaytish siyosati sahifasiga tashrif buyurishingizni tavsiya qilamiz. Saytning oxirigacha o'ting va havolalarni tekshiring. Sizning savollaringizga javob beradigan havolalarni qidiring: biz haqimizda, indeks, kredit karta, mahsulotning mavjudligi, qaytarish siyosati, maxfiylik siyosati, foydalanish shartlari va boshqalar.
Agar siz ushbu sahifalarda javob topmasangiz ham, siz elektron pochta orqali xaridorlarga xizmat ko'rsatishni xohlasangiz ham, foydali ma'lumotlarni topasiz
3 -dan 2 -qism: elektron pochta yozish
Qadam 1. Sizning elektron pochtangiz shikoyatmi yoki iltifotmi, qaror qabul qiling
Mijozlarga xizmat ko'rsatishga yuborilgan elektron pochta xabarlari shunchaki shikoyat yoki savollar emas. Balki, siz menga katta xizmat uchun minnatdorchilik bildirmoqchisiz. Aksariyat kompaniyalar bunday elektron pochta xabarlarini olishni yaxshi ko'radilar.
Darhaqiqat, ba'zida shikoyatlarga elektron pochta orqali emas, balki telefon orqali yuborilsa, tezroq va to'g'ridan -to'g'ri javob qaytariladi. E -pochtalar minnatdorchilik bildirish yoki darhol javob berish shart bo'lmagan savollarni berish uchun juda yaxshi. Muammoingizni iloji boricha tezroq hal qilish zarur bo'lsa, telefon orqali mijozlarga xizmat ko'rsatishga murojaat qilishni maslahat beramiz
Qadam 2. Xatning aniq sarlavhasini yozing
Sarlavhangiz mazmunli va maqsadga muvofiq ekanligiga ishonch hosil qiling. Sizning maqsadingiz - mijozlarga xizmat ko'rsatish guruhining e'tiborini osongina jalb qiladigan sarlavha yaratish, shunda u tezkor javob oladi. Qisqa nom yarating, elektron pochtaning mohiyatini o'z ichiga oling va javob so'rang.
Masalan, "To'ldirib bo'lmadi-javob bering"
Qadam 3. Salomlashishdan boshlang
Elektron pochta nomini yozganingizdan so'ng, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakiliga salom ayting. Xushmuomalalikni saqlash uchun yozishmalarda salomlashish juda muhim. Siz shunchaki "Hurmatli mijozlarga xizmat ko'rsatish jamoasi" deb yozishingiz mumkin.
- Ismni tabriknomangizga kiritishga harakat qiling. Kichik kompaniyalar kompaniyaning mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili sifatida ishlaydigan shaxsning ismini o'z ichiga olishi mumkin. Shaxsiy va do'stona elektron pochta yaratish uchun bundan foydalaning.
- Siz tabrikni vergul yoki nuqta bilan tugatishingiz mumkin. Masalan, "Hurmatli mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili" yoki "Hurmatli mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili:"
Qadam 4. Standart xat yozishni qo'llang
Oddiy xat yozish amaliyotidan foydalanib, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillariga hurmatni saqlang. Faqat katta, aralash yoki skript shriftlarida yozmang. Harflarni yozishda standart tinish, imlo va katta harflardan foydalaning. Shunday qilib, sizning elektron pochtangiz jiddiy qabul qilinadi.
Qadam 5. Xatlar yozishda xushmuomalalikni saqlang
Agar siz shikoyat yoki umidsizlikni bildirsangiz ham, muloyim ohangdan foydalaning. Sizning mijoz sifatidagi maqomingiz yanada qadrlanadi va unga xushmuomalalik bilan javob beriladi.
6 -qadam. O'zingizni aniqlang
Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili bilan salomlashgandan so'ng, o'zingizni tanishtiring. Ismingizni bering va mijozingizning holatini tavsiflang (masalan, yangi mijoz yoki takroriy mijoz). Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillari sizning sodiqligingizni saqlab qolishni xohlashadi. Agar kerak bo'lsa, geografik joylashuvingizni oshkor qiling (masalan, tashqi makon mahsulotlari yoki xizmatlari uchun).
Qadam 7. Aniq bo'ling
E -pochtangizda ma'lum shartlardan foydalaning. "Mening mahsulotim" deb yozishdan saqlaning va mahsulot yoki xizmatni va nima uchun elektron pochta xabarini yuborganingizni batafsil tasvirlab bering. Mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili muammoni aniqlay olishi uchun tegishli hodisani tasvirlab bering. Xatning boshida aniq ma'lumot berish elektron pochta orqali uzoq suhbatlarning oldini oladi.
- Mahsulot URL manzilidan foydalaning (agar mavjud bo'lsa). Shunday qilib, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili mo'ljallangan mahsulotni darhol tushunishi mumkin.
- Rezervatsiya identifikatorini kiriting, shuningdek mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillari odatda so'rashadi. Ushbu identifikator raqami orqali sizning buyurtmangiz tizimda kuzatiladi va boshqariladi.
8 -qadam. Savollarni aniq bering
E -pochtangizni yozayotganda to'g'ridan -to'g'ri nuqtaga o'ting. Salom berib, o'zingizni tanishtirganingizdan so'ng, yuqorida ko'rsatilgan tilni ishlatib, muammoingizni yoki elektron pochta xabarini yuborish sababini yozib, yangi xatboshini boshlang.
Faqat bilmoqchi bo'lgan narsangizni so'rang. Agar siz so'rashdan uyalayotgan bo'lsangiz, bu his -tuyg'ularni darhol elektron pochtadan olib tashlang. Agar siz nuqsonli mahsulot o'rniga yangi mahsulot olmoqchi bo'lsangiz, uni aniq ayting
Qadam 9. Qisqa paragraf yozing
Paragraflaringiz uzun emasligiga ishonch hosil qiling. O'qish oson bo'lishi uchun paragrafda faqat bitta, ikkita yoki uchtadan ko'p bo'lmagan jumlalar bo'lsa yaxshi bo'ladi. Bundan tashqari, mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillariga elektron pochta xabarlarini tezda skanerlash va ularning ustuvorligini aniqlash imkonini beradi. Agar u juda ko'p matnni o'z ichiga olsa, sizning elektron pochtangizga eng past ustunlik beriladi, chunki mijozlarga xizmat ko'rsatish vakilining hammasini o'qishga vaqti yo'q.
Qadam 10. Xatni imzo bilan yoping
E -pochtani so'rovingiz yoki iltifotingizni ifodalovchi jumla bilan, so'ngra salomlashish bilan yakunlang. Siz xatni "Hurmat bilan" bilan yopishingiz mumkin, lekin siz shunchaki tabriknomangizni va elektron pochta imzoingizni qoldirishingiz mumkin. Siz shoshqaloqligingizni "Umid qilamanki, bu elektron pochtaga tez orada qaytaman" yoki shunga o'xshash so'zlar bilan ifodalashingiz mumkin.
E -pochta imzosi sizning ismingiz, kasbingiz va aloqa ma'lumotlarini o'z ichiga olgan qisqa matndir. Siz elektron pochta imzosini elektron pochta sozlamalari parametrlariga o'rnatishingiz mumkin, shunda u har doim yangi xabar yuborilganda paydo bo'ladi
11 -qadam Qo'shimchalarni qo'shmang
Birovga yuborilgan elektron pochta xabarlariga qo'shimchalarni yuklamaslikka harakat qiling. Ko'pgina veb -saytlarda elektron pochta xabarlarini o'qishdan oldin spam qutisiga yuborish uchun biriktirilgan elektron pochta xabarlarini birinchi o'ringa qo'yadigan spam -filtrlar mavjud.
- Albatta, agar siz ishga ariza xati topshirayotgan bo'lsangiz va rezyumeingizni Word hujjatiga qo'shishingiz so'ralsa, unga ilova qo'shishingiz kerak.
- Foydalanuvchi nomlari, parollar yoki kredit/to'lov kartasi ma'lumotlarini kiritmang.
Qadam 12. Pochta yuborishdan oldin qayta o'qing va tekshiring
Agar elektron pochta yozilgan bo'lsa, darhol yuborish (yuborish) tugmasini bosmang. Siz xatni ko'rib chiqishingiz va unda xatolar yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Agar siz elektron pochta xabarini smartfon yordamida yozayotgan bo'lsangiz ham, "mening iPhone -dan yuborilgan" qatori sizning maktubingizni yanada professionalroq qilish uchun grammatika va tinish belgilaridagi xatolarga bahona bo'lmaydi.
13 -qadam. Kuzatuv
Agar siz bir necha kun davomida elektron pochta orqali javob olmasangiz, bu xat spam -filtr orqali o'tishi yoki kirish qutingizning pastki qismida qolishi ehtimoli katta. Eski elektron pochtangizni xafa qiladigan yangi elektron pochta xabarini yuboring va uning qabul qilinganligini so'rang.
3dan 3 qism: xushmuomalalikni saqlash
Qadam 1. To'g'ri grammatika va imlodan foydalaning
Bilmasdan, yozishmalarda xushmuomalalikni saqlashning bir qismi yaxshi va to'g'ri grammatika va imlodan foydalanishdir. Yaxshi muloqot elektron pochta qabul qiluvchiga hurmat ko'rsatib, sizning muloyim odam ekanligingizni ko'rsatadi.
2 -qadam. Ta'lim va bilimingizni ko'rsating
Aqlli odam sifatida kelmang, lekin aqlli so'zlaringizni yaxshi so'z boyligingiz bilan namoyish eting. Bundan tashqari, agar siz kompaniyaning veb -saytini ko'rib chiqsangiz va ularning siyosatini o'rgangan bo'lsangiz, buni maktubda bildiring va muammoingizga javob topa olmaganingizni ayting.
3 -qadam. Hazillashmang
Mijozlarga xizmat ko'rsatish guruhiga yuborilgan xatlar, hech bo'lmaganda, birinchi aloqada jiddiy qabul qilinishi kerak. Shuning uchun, maktubga hazil va hazillar kiritilmasligi kerak. Hazil qilish qo'pol deb hisoblanadi va har qanday biznes bilan shug'ullanishdan qochish kerak.
Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish vakillari bilan elektron pochta orqali tez -tez aloqada bo'lsangiz, hazil qiling, chunki siz bir -biringizni bilasiz
4 -qadam. O'zingizni qattiqqo'lliksiz ifoda eting
Agar siz taqdim etilgan mahsulot yoki xizmatdan g'azablansangiz ham, elektron pochtada g'azablanish muammoni hal qilmaydi. Xavotirlaringizni hurmatli va muloyim tarzda etkazing, shunda ular qo'pol xat yubormasdan samarali hal qilinadi.
Yozish orqali his -tuyg'ularni ifoda eta olmasligingizni unutmang. Agar siz hafsalangiz pir bo'lgan va darhol yordamga muhtoj bo'lsangiz, telefon orqali shikoyat qilganingiz ma'qul, chunki bu samaraliroq
Qadam 5. O'zingizning sodiqligingiz va minnatdorchiligingizni belgilang
Nihoyat, kompaniyaga qanchalik sodiq ekanligingizni va xizmat uchun minnatdor ekanligingizni bildiring, shunda mijozlarga xizmat ko'rsatish vakili sizning elektron pochtangizni qadrlaydi va tezroq javob beradi.
