Konferentsiyalar - manfaatlari bir xil bo'lgan odamlar bir -biri bilan uchrashish va o'z sohasidagi eng so'nggi g'oyalarni almashish uchun to'g'ri joy. Konferentsiyalar odatda ta'lim muassasalari, kompaniyalar, bosqichli marketing guruhlari, diniy jamoalar va boshqalar tomonidan muntazam o'tkaziladi. Agar siz konferentsiya o'tkazmoqchi bo'lsangiz, avvalo, aniq ish rejasini, shuningdek, konferentsiya o'tkaziladigan joyni aniqlash, ishtirokchilar ro'yxatini tuzish, materiallar yig'ish, taqdimotlar uchun asbob -uskunalar tayyorlash kabi bir qator tadbirlarni tayyorlashdan boshlang., iloji boricha o'ylangan va rejalashtirilgan bo'lishi kerak bo'lgan ovqat va boshqa ehtiyojlarni ta'minlash. Agar rejalaringizni amalga oshirayotganda muammoga duch kelsangiz, tinchlaning va konferentsiya o'tkazishga qodir ekaningizga ishonch hosil qiling. Konferentsiya o'tkazilishining muvaffaqiyatini belgilaydigan muhim jihat - bajarilgan va hali bajarilishi kerak bo'lgan vazifalar ro'yxatini tuzishda, tadbirlarni birma -bir amalga oshirish.
Qadam
4dan 1 -qism: Konferentsiyani rejalashtirish: erta bosqich
Qadam 1. Tayyorgarlikni oldindan tayyorlang
Konferentsiyani rejalashtirish kamida sakkiz oy oldin boshlanishi kerak, hatto konferentsiya katta yoki katta bo'lsa ham.
- Shuni yodda tutingki, ko'plab konferents -zallar va umumiy ovqatlanish korxonalari bir necha oy oldin bron qilinishi kerak. Bundan tashqari, shahar tashqarisida yashovchi ishtirokchilar konferentsiyada ishtirok etishlari uchun sayohat jadvallarini tuzishlari kerak.
- Bundan tashqari, homiylar va yirik korporatsiyalar yillik byudjetini bir necha oy oldin rejalashtirishlari mumkin. Shunday qilib, sizning tadbiringiz uchun ulardan moliyaviy va moliyaviy bo'lmagan yordam oldindan kelishib olinishi kerak.
2 -qadam. Qo'mitani tuzing
Konferentsiyaga tayyorgarlik ko'rayotganda ko'plab muhim masalalarni hal qilish kerak. Qo'mitani tuzish orqali siz qaror qabul qilishdan oldin bir nechta odamlardan ma'lumot olasiz. Ular, shuningdek, tafsilotlar haqida o'ylashga yordam beradi.
- Koordinatorlarni, ya'ni muhim qarorlarni qabul qiladigan va ko'p vaqtni muvofiqlashtirishga bag'ishlaydigan asosiy xodimlarni yollash. Agar sizda etarli mablag 'bo'lsa, koordinatorni yollang, shunda u sizga vazifalarni rejalashtirish va bo'lishishda yordam beradi.
- Xuddi shu mavzuda konferentsiyalar bo'lganmi yoki yo'qligini bilib oling. Agar shunday bo'lsa, konferentsiya o'tkazgan koordinatorni qo'mitaga qo'shilishga taklif qiling. Agar u ishtirok eta olmasa, konferentsiyaga tayyorgarlikni osonlashtirish uchun siz ilgari yoritilgan materialni so'rashingiz mumkinligini so'rang.
3 -qadam. Maqsadlarni belgilang va ish kun tartibini tuzing
Konferentsiyani nima o'tkazayotganingizni yozing, bu har bir qaror uchun asos bo'ladi. Konferentsiyaga tayyorgarlik ko'rishdan oldin nima va kimga berishni xohlayotganingizni bilish, rejalaringizni amalga oshirishni osonlashtiradi.
Agar siz hech qachon konferentsiya o'tkazmagan bo'lsangiz, kichik, qisqa konferentsiyani rejalashtirishdan boshlang. 250-300 ishtirokchiga mo'ljallangan 1-2 kunlik konferentsiya o'tkazishni o'ylab ko'ring
Qadam 4. Konferentsiya o'tkaziladigan joy va sanani aniqlang
Yangi sanalar va joylarni aniq reja tuzganingizdan keyin aniqlash mumkin bo'lsa -da, tayyorgarlik uchun qancha vaqtingiz borligini taxmin qilishingiz kerak bo'ladi.
- Sana belgilashdan oldin, konferentsiya odatda qaysi oy va kunda o'tkazilishi haqida ma'lumotni qidirib toping, shunda uning bajarilishiga to'sqinlik qilinmaydi. Masalan, Evropada konferentsiyalar odatda mart-iyun yoki sentyabr-noyabr oylari oralig'ida dushanba-seshanba yoki payshanba-juma kunlari o'tkaziladi, chunki ishtirokchilar boshqa paytlarda konferentsiyalarga borishga unchalik qiziqmaydi. Konferentsiya sanasini belgilashdan oldin, sizning joyingizdagi aniq jadvalni bilib oling.
- Konferentsiya davomiyligi ishtirokchilarning taxminiy soniga va konferentsiya davomida taqdim etilishi kerak bo'lgan barcha narsalarga bog'liq. 250-300 kishiga 2 to'liq kun davom etadigan konferentsiya tayinlang.
- Shahar ichida konferentsiya o'tkazish imkoniyatini ko'rib chiqing, lekin eng yaqin aeroportga, turar joy va kerakli jihozlarga kirishni ta'minlang. Konferentsiyaga qo'shilishni istagan odamlarni ko'proq jalb qilish uchun katta shahar yoki sayyohlik joyida konferentsiya o'tkazishingizni tavsiya qilamiz.
5 -qadam Konferentsiya sarlavhasini aniqlang
Sarlavhani aniqlagandan so'ng, siz nashr qilishingiz va rejalar tuzishingiz mumkin, chunki materialni ijtimoiy tarmoqlar orqali tarqatish uchun asos sifatida aniqlik mavjud.
Konferentsiya ishtirokchilarining maqsadi va/yoki kelib chiqishini anglatadigan nomni tanlang. O'tkazilgan konferentsiyalar sarlavhalari yordamida ilhom izlang, lekin o'zingiz qaror qilganingizga ishonch hosil qiling
4 -qismning 2 -qismi: Konferentsiyaga tayyorgarlik
Qadam 1. Moliyaviy byudjet tuzing
Har qanday faoliyatni, masalan, binoni ijaraga olish, materiallarni tayyorlash va ma'ruzachi to'lovlarini to'lash uchun sarflanishi kerak bo'lgan mablag 'miqdorini hisoblamasdan amalga oshirish mumkin emas. Barcha xarajatlar moliyaviy byudjetga bog'liq bo'lishi kerak. Agar siz mas'uliyatni topshirayotgan bo'lsangiz, yordamchingiz siz belgilagan byudjet chegarasiga rioya qilishiga ishonch hosil qiling.
Byudjet miqdoriga homiylarning borligi yoki yo'qligi ta'sir qiladi. Siz homiydan konferentsiyani moliyalashtirish uchun mablag 'ajratishni so'rashingiz mumkin. Shu bilan birga, homiy konferentsiyada ba'zi narsalarni aniqlash huquqiga ega. Masalan: kim taqdimot o'tkazishini aniqlash yoki ma'ruzachini panelistlardan biri sifatida taklif qilish, masalan: homiylik kompaniyasida muvaffaqiyatli ishbilarmon va barcha konferentsiya materiallariga logotip joylashtirish orqali brendni tanishtirish. Afzallik, homiy oldindan mablag 'beradi, shunda siz uni rejani amalga oshirish uchun darhol ishlatishingiz mumkin
2 -qadam. Chipta sotish narxini va usulini aniqlang
Ba'zi konferentsiyalar bepul, ba'zilari juda qimmat. Chiptalar narxini va ularni qanday sotishni aniqlashdan oldin quyidagi jihatlarni ko'rib chiqing.
- Konferentsiyaga tayyorgarlik ko'rishda qancha xarajatlar bor? Agar siz katta xarajatlarni talab qilmaydigan kichik konferentsiya o'tkazmoqchi bo'lsangiz, ishtirokchilardan haq olmaslikni tavsiya qilamiz. Shu bilan bir qatorda, ishtirokchilar konferentsiyaga tayyorgarlik xarajatlarini qoplash uchun chiptalarni to'lashlari shart.
- Agar siz bir necha kun konferentsiya o'tkazishni yoki ovqatlanishni xohlasangiz, ro'yxatdan o'tish narxini aniqlang. Indoneziyaning yirik shaharlarida konferentsiyani ro'yxatdan o'tkazish to'lovlari bir necha yuz mingdan millionlab rupiyagacha.
- Ko'pgina konferentsiyalar ishtirokchining mavqei yoki maqomiga qarab darajali to'lovlarni oladi. Masalan: ilmiy anjumanlar odatda talabalarga o'qituvchilardan kam haq oladi. Homiylarning xodimlari ham oddiy ishtirokchilarga qaraganda kamroq haq oladilar.
Qadam 3. Konferentsiya o'tkaziladigan joy haqida qaror qabul qiling
Joyni tanlashda ishtirokchilar sonini, manzilga etib borishning qulayligini, to'xtash joyining mavjudligini, jamoat transporti, aeroportlar va mehmonxonalarga masofani hisobga oling. Konferentsiya uchun munosib joy topishdan tashqari, barcha ishtirokchilar unga osonlikcha etib borishiga ishonch hosil qiling.
Shahar ichidagi konferents -zallarni ta'minlaydigan binolar yoki mehmonxonalar haqida ma'lumot qidiring. Kichik konferentsiyalar uchun cherkov yoki boshqa yig'ilishlar xonasini ijaraga oling
4 -qadam. Uchrashuvlar uyi boshqaruv xodimlari sifatida ishlaydigan xodimlarning yordamidan foydalaning
Agar konferentsiya uchun tanlagan binoda resurslar mavjud bo'lsa, ulardan unumli foydalaning. Xodimlar o'zlarining kundalik vazifalari bilan tanish va kerak bo'lganda savollarga javob berishga, muammolarni hal qilishga yoki maslahat berishga tayyor.
Siz yig'ilishlar zalida faoliyatni boshqarish uchun mas'ul bo'lgan xodimlarning xizmatlaridan foydalanishingiz mumkin, masalan, konferentsiyani batafsil tartibga solish. To'lov bo'lsa -da, bu harakatlarning barchasini o'zingiz qilishingiz shart emas, chunki bu bir necha hafta davomida ko'p vaqtni oladi
Qadam 5. Iste'mol menyusini aniqlang
Shuni yodda tutingki, ishtirokchilar konferentsiya davomida ovqat topishi kerak va ko'pchilik ishtirokchilar konferentsiya o'tkaziladigan joyda qanday ovqat borligini bilishmaydi. Nonushta, tushlik va atıştırmalıklar berish uchun ovqatlanish xizmatidan foydalanish kerakmi yoki konferents -zal menejeri barcha ishtirokchilar uchun ovqat tayyorlay oladimi yoki yo'qligini bilib oling.
Menyuni tanlayotganda, shuni yodda tutingki, ko'p odamlar allergiya yoki imtiyoz tufayli ba'zi ovqatlarni iste'mol qilmasligi kerak. Tajribali ovqatlanish xizmati tadbirkorlari bir nechta variantlarni taklif qilishlari mumkin, masalan: vegetarian menyusi, yong'oqsiz, kleykovina, halol taom yoki boshqa menyu variantlari
Qadam 6. Saytni tekshirishga vaqt ajrating
Tayyorlanishi kerak bo'lgan barcha narsalar haqida qayg'urganingizdan so'ng, konferentsiya o'tkaziladigan joyga bir kun oldin tashrif buyurishga vaqt ajrating. Sizning yangi D-kuningiz konferentsiyaga qo'shiladigan ishtirokchilar bilan kelishini kutmang.
Bir kun oldin, konferentsiya joyiga keling va barcha xodimlar bilan uchrashuv o'tkazing, shunda hamma narsa eng mayda -chuydagacha yaxshi tayyorlangan
4 -qismning 3 -qismi: Konferentsiya jadvalini tuzish
Qadam 1. Konferentsiya rejasini tuzing
Muhokama qilinadigan mavzularning katta rasmini olgandan va konferentsiya sarlavhasini aniqlagandan so'ng, konferentsiya ochilishidan tortib to yopilishigacha bo'lgan jadval tuzing. Konferentsiyalar muhokama qilinayotgan biznes sohasiga qarab har xil tarzda o'tkazilishi mumkin. Rejalashtirishni osonlashtirish uchun konferentsiyalar odatda quyidagi tartibda o'tkaziladi:
- Konferentsiyani kirish yoki kirish nutqi bilan boshlang, u odatda ma'lum bir biznes sohasida taniqli odam tomonidan aytiladi va taniqli ma'ruzachiga aylanadi. Siz tadbirni kechqurun o'tkazib, kechki ovqat bilan yoki konferentsiyani boshlash uchun ertalabki birinchi mashg'ulot sifatida yakunlashingiz mumkin.
- Jadvalning qolgan qismini qisqa sessiyalarga bo'ling. Agar konferentsiya ishtirokchilarning iltimosiga binoan ularning takliflariga binoan o'tkazilsa, materialni ishtirokchilarning ehtiyojlariga moslashtiring. Shu bilan birga, siz seminarlar jadvalini, film kliplarini yoki konferentsiya jadvaliga boshqa materiallarni kiritishingiz mumkin. Qatnashuvchilar soniga qarab, har bir mashg'ulotda hamma qatnashishi mumkinmi yoki yo'qligini aniqlang ("plenum" deb nomlanadi) yoki ishtirokchilarni bir nechta guruhlarga bo'lish kerakmi va har bir guruh o'z xohishiga ko'ra turli mashg'ulotlarga parallel ravishda qatnashadi ("guruhlar" deb nomlanadi).”).
- Konferentsiyani yopib, ma'ruzachilarni ishtirokchilarni rag'batlantiruvchi yoki qiyinchiliklarga olib keladigan materiallarni taqdim etishga taklif qiling.
2 -qadam. Mashg'ulotni qanday o'tkazishni hal qiling
Siz sessiyani kompaniyaning ehtiyojlariga qarab qanday o'tkazishni tanlashingiz mumkin, masalan, dars berish, ishlarni muhokama qilish, seminarlar o'tkazish, eng yangi siyosat yoki tadqiqot natijalarini taqdim etish, savollar berish yoki slaydlar yordamida taqdim etish.
- Materialni qanday etkazib berishni tanlash nashr strategiyasiga ta'sir qiladi. Shunday qilib, ishtirokchilar uchun juda foydali bo'lgan materialni iloji boricha tezroq tayyorlang.
- Har bir mashg'ulotning davomiyligi taqdimotlar va taqdim etilgan materiallar soniga qarab 45 daqiqadan 3 soatgacha davom etishi mumkin.
3 -qadam. Boshqa tadbirlarni qo'shishni xohlaysizmi, deb o'ylab ko'ring
Jadvalga kiritilishi mumkin bo'lgan foydali tadbirlar haqida o'ylang va konferentsiya muvaffaqiyatini qo'llab -quvvatlashda muhim rol o'ynang, masalan:
- Ishbilarmonlik uchrashuvi yoki mukofotni topshirish kabi konferentsiya ishtirokchisi tashkilotining manfaati uchun tadbirlarni rejalashtiring.
- Agar ishtirokchilardan ro'yxatdan o'tish uchun to'lov olinadigan bo'lsa, oziq -ovqat bilan ta'minlang. Agar to'lov bo'lmasa, ishtirokchilardan tushlik olib kelishlarini so'rang (oxirgi variant sifatida). Qatnashuvchilar odatda kamida bitta taom eyishni kutishadi. Agar konferentsiya shaharda bo'lsa, tanaffus qiling, shunda ishtirokchilar yaqin atrofdagi restoranda tushlik qilishlari mumkin.
- Qatnashuvchilar ko'ngilochar tadbir o'tkazishni xohlaydilarmi, deb so'rang, masalan: shahar bo'ylab sayohat qiling, kechasi komediya tomosha qiling, kino ko'ring yoki teatrda shou o'tkazing. Tadbir katta shaharda yoki kompaniyada o'tkaziladigan konferentsiya uchun ko'proq mos bo'lishi mumkin, lekin har doim emas.
4dan 4 qism: Nashriyot
Qadam 1. Qatnashadigan ishtirokchilarni aniqlang
Konferentsiyalar juda xilma -xildir, masalan, akademik, diniy va ishbilarmonlik konferentsiyalari turli ishtirokchilar bilan. Rejalashtirishdan oldin, etarli darajada ishtirokchilar konferentsiyada qatnashishdan manfaatdor ekanligiga ishonch hosil qiling.
Agar siz kichik guruhlar, masalan, kompaniya xodimlari yoki cherkov jamoalari uchun konferentsiyalar o'tkazmoqchi bo'lsangiz, ko'p reklama qilishingiz shart emas. Siz konferentsiya rejalarini elektron pochta orqali yuborish, kompaniyaning axborot byulletenida e'lon qilish va/yoki ma'muriy yig'ilishda xabardor qilish orqali xabardor qilishingiz mumkin
2 -qadam. Kompaniya rahbarlaridan ishtirok etishni so'rang
Sizning kompaniyangizdagi odamlarni ishontirish uchun siz ajoyib sarlavha o'ylab topishingiz yoki ajoyib ma'ruzachini taklif qilishingiz kerak.
Taniqli ma'ruzachilardan tasdiq olgandan so'ng, ma'lumotlarni konferentsiya materiallariga qo'shing va potentsial ishtirokchilarga xabar bering
3 -qadam. Veb -sayt yarating
Bugungi kunda raqamli media konferentsiya muvaffaqiyatining juda muhim vositasidir. Agar konferentsiya sarlavhasi kalit so'zini yoki konferentsiyaga tegishli boshqa so'zlarni qidirsangiz, topish oson bo'lgan havolalar bilan veb -sayt nomini yarating. Veb -saytga konferentsiya haqida batafsil ma'lumot yozing va konferentsiya bilan bog'liq barcha bosma va reklama materiallariga havolani kiriting.
- Veb -saytga konferentsiya o'tkaziladigan joyning sanasi, vaqti va manzilini, jumladan mashhur ma'ruzachilarning ismlarini kiriting. Shuningdek, transport, turar joy, qiziqarli joylar va konferentsiya jadvallari haqida ma'lumot bering.
- Agar ishtirokchilar ro'yxatdan o'tishlari mumkin bo'lsa, veb -sayt havolasini qo'shing.
4 -qadam. Reklama joylashtiring
Ma'ruzachilar konferentsiyada taqdim etiladigan materiallarni o'z ichiga olgan takliflarni yuborishlari uchun reklamani oldindan (bir yil oldin) boshlang. Konferentsiya hajmiga va ishtirokchilarning ma'lumotlariga qarab nashr qilishning to'g'ri usulini tanlang. Potentsial ishtirokchilar o'z ma'lumotlarini qaerdan olishlarini ko'rib chiqing, ehtimol:
- Ijtimoiy tarmoqlar, masalan, homiy tashkilotning Facebook va Twitter hisoblaridan
- Listservs va elektron pochta manzillari bo'yicha kontaktlar ro'yxati
- Blog, jurnal, gazeta yoki biznes jurnali
- Tegishli guruhlar, tashkilotlar yoki kompaniyalarga yuborilgan plakatlar, varaqalar yoki boshqa xabarlar
5 -qadam. Takliflarni so'rang
Reklama loyihasini tayyorlayotganda, ro'yxatdan o'tish uchun ochiq ekanligingizni bildiring yoki hujjatlar, panelli takliflar yoki seminar materiallari shaklida individual yoki guruh takliflarini yuborishni kuting.
Taklifning davomiyligini biznes yo'nalishiga qarab belgilashingiz mumkin. Ta'lim sohasida kichik konferentsiyalar odatda bir necha yuz so'zdan iborat tezislarni talab qiladi, katta konferentsiyalar esa to'liq qo'lyozmalarni talab qiladi
Qadam 6. Ro'yxatga olishni qabul qilishni boshlang
Qatnashuvchilar konferentsiyadan oldin ro'yxatdan o'tishlari uchun sharoitlar tayyorlang, garchi hali bir necha oy oldin. Shunday qilib, siz ishtirok etadigan ishtirokchilar sonini taxmin qilishingiz mumkin.
- Ro'yxatdan o'tish uchun konferentsiya veb -saytiga havola qiladigan veb -sayt yarating. Agar sizda veb -sayt yaratish uchun texnik ko'nikmalar bo'lmasa, mavjud xizmatdan foydalaning. Masalan, RegOnline -ning pulli xizmatlaridan foydalaning, u har xil hodisalarni onlayn ro'yxatdan o'tkazish bilan shug'ullanadi, ma'lumotlarni qayta ishlaydi va foydalanuvchilarga kirishni osonlashtirish orqali sizga yuboradi.
- Agar sizda kredit karta yordamida to'lov kvitansiyalarini qayta ishlash imkoniyati bo'lsa, ishtirokchilar telefon yoki faks orqali ro'yxatdan o'tishlari mumkin.
- Agar siz Internet yoki telefon orqali ro'yxatdan o'tishni qabul qilmasangiz, iltimos PDF formatida ariza yarating va uni veb -saytga yuklang. Ishtirokchilarga shaklni chop etishlari, to'ldirishlari va chek yoki kompaniyangiz elektron pochta manziliga o'tkazilganligini tasdiqlovchi hujjatlar bilan yuborishlari mumkinligi haqida xabar bering.
- Ishtirokchilar erta ro'yxatdan o'tishlari uchun kamida bir oy oldin to'lovlarni amalga oshirgan ishtirokchilarga chegirmalar taqdim eting. Agar ishtirokchilar konferentsiya o'tkaziladigan joyda to'lashsa, chiptalar narxi biroz qimmatroq bo'ladi.
Maslahatlar
- Taqdimot uchun sahna, televizor, katta ekran yoki kompyuter kabi qo'shimcha uskunalar kerakmi yoki yo'qligini ma'ruzachidan so'rang.
- Oziq -ovqat menyusini tanlayotganda, ba'zi oziq -ovqat mahsulotlarini o'z ichiga oladigan ishtirokchilar borligiga ishonch hosil qiling.
- Ijara xarajatlarini solishtirganda, oziq -ovqat, suv, alkogolsiz ichimliklar va boshqalarning narxini so'rang. chunki bu juda qimmat bo'lishi mumkin.
- Xonani tanlayotganda, konferentsiyaning maqsadini ko'rib chiqing va yozuvlar yozish uchun auditoriya yoki stul va stollardan foydalanishni xohlaysizmi, deb qaror qiling.
