Alifbo tartibida arxivlash - shaxsiy va kasbiy hayotda muhim bo'lgan hujjatlarni tartibga solish usuli. Alifbo tartibida arxivlash alohida fayllarni tezda topish va tiklash imkonini beradi. Bu barcha hujjatlar himoyalanganligini va har doim qo'lda bo'lishini ta'minlaydi. Aqlli topshirish tizimini saqlash uchun indonez tilida alifbo tartibida hujjat topshirishning ko'plab qoidalari mavjud.
Qadam
2 -qismning 1 -qismi: Alifbo tartibida arxivlash
Qadam 1. Qaysi alifbo tizimidan foydalanishni hal qiling
Oddiy tuyulishi mumkin bo'lsa -da, alifbo tartibida tizimni tanlash uchun bir nechta variant mavjud. Siz bitta tizimni tanlashingiz va uni izchil qo'llashingiz kerak.
- Harflarni harflar bilan to'ldirish har bir so'zda har bir harfning paydo bo'lish tartibiga asoslanadi va so'zlar orasidagi bo'shliqlarga e'tibor bermaydi.
- So'zlarni arxivlash har bir faylni ketma -ket har bir so'zning birinchi harfiga qarab saralash orqali amalga oshiriladi.
- Birma-bir topshirish har bir so'z, qisqartma va bosh harfni hisobga oladi va ularni saralaydi. Bu odatda amalga oshirilishi tavsiya etilgan tizim.
Qadam 2. Fayllarni guruhlash
Arxivlash kerak bo'lgan barcha fayllar mavjud bo'lganda, ularni qanday qilib guruhlash kerakligini hal qiling. Siz lug'at formatidan foydalanishingiz mumkin, unda hamma narsa alifbo tartibida, undagi fayl yoki fayl turidan qat'iy nazar tartiblangan. Siz shuningdek entsiklopediya formatidan foydalanishingiz mumkin, bu erda siz fayllarni turiga yoki mavzusiga ko'ra guruhlashingiz va keyin ularni alifbo tartibida saralashingiz mumkin.
Agar sizda arxivlash uchun har xil turdagi fayllar bo'lsa (kvitansiyalar, soliq deklaratsiyalari, xatlar va boshqalar), biz ensiklopediya formatidan foydalanishni tavsiya etamiz. Avval fayllarni turiga qarab guruhlang, so'ng ularni alifbo tartibida saralang. Hujjatlarni ajratish uchun chegara yoki rang kodidan foydalaning
Qadam 3. Arxivlangan fayllarni indekslang
Indekslash - bu fayl sarlavhasining har bir qismini tegishli birliklarga guruhlash. Fayllarni arxivlashdan oldin ularni indekslash uchun siz har bir fayl nomining elementlarini bo'linib, alifbo tartibida sozlangan va standart nomdan farq qiladigan yangi nom yaratishingiz kerak. Misol tariqasida:
- Aytaylik, siz quyidagi fayllarni indekslashingiz va arxivlashingiz kerak: anoa haqidagi "Anoa eyish harakati" sarlavhali maqola, etakchi anoa mutaxassisi Jasmin A. Dahlianing tarjimai holi va Jakarta hayvonot bog'idagi anoa ko'rgazmasining reklama risolasi.
- Jasmin A. Dahlianing tarjimai holi "Dahlia, Jasmin A." deb nomlanadi, chunki arizada birinchi bo'lib familiya bo'lishi kerak, shuning uchun fayllar "D" harflar guruhida arxivlanadi.
- Agar siz lug'at kabi tasniflash usulini tanlasangiz, "Anoa eyish harakati" maqolasi mos ravishda indekslanishi kerak. Shunga ko'ra, uni "P" harflar guruhida arxivlang ("Xulq -atvor" uchun).
- Aks holda, agar siz anoa bilan bog'liq fayllarni arxivlashni emas, balki entsiklopediya formatidagi guruhlardan foydalansangiz, "Anoa eyish xatti-harakatlari" ni "Anoa, ovqatlanish odatlari" deb indekslashingiz mumkin. Keyin bu fayl "A" harflar guruhida arxivlanadi.
- Agar siz anoa ko'rgazmasida ko'plab materiallar bo'lishini bashorat qilsangiz, reklama broshyurasini "Anoa, ko'rgazma (Jakarta hayvonot bog'i)" deb indekslash mumkin. Masalan, siz boshqa faylni "Anoa, ko'rgazma (Bandung hayvonot bog'i) deb indekslashingiz mumkin.
- Aks holda, agar siz Jakarta hayvonot bog'iga tegishli bir nechta fayllarni qabul qilmoqchi bo'lsangiz yoki geografik joylashuvi bo'yicha fayllarni entsiklopediya formatida ishlatishni xohlasangiz, reklama broshyurasi "Jakarta hayvonot bog'i, (Anoa ko'rgazmasi)" sifatida ko'rsatilishi mumkin.
Qadam 4. Fayllarni indeks nomiga ko'ra alifbo tartibida tartiblang
Alifbo tartibida fayllarni topshirishning umumiy qoidasi - fayllarni A (birinchi) dan Z (oxirgi) gacha tartibga solish. Fayllarni ajratish uchun farq va tartibni aniqlash uchun maxsus ma'lumotlardan foydalaning. Misol tariqasida:
- Oldingi bosqichda indekslangan buyurtma shunday bo'lishi mumkin (ishlatilgan tizimga qarab): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta hayvonot bog'i (Anoa ko'rgazmasi)" va "Anoa eyish harakati" Yoki "Anoa, ko'rgazma (Jakarta) Hayvonot bog'i)) "," Anoa, ovqatlanish odati "va" Dahlia, Jasmin A. ".
- "Kanguru" uchun fayllar "Fil" fayllari bo'yicha tartiblangan. "Jirafa" uchun fayllar o'rtasida bo'ladi va "Anoa" uchun fayllar "Ayiq" va "Qo'y" dan oldin buyurtma qilinadi. Shunday qilib, buyurtma: "Anoa", "Ayiq", "Qo'ylar", "Fil", "Jirafa", "Kenguru".
- Agar siz keyinchalik "Armadillo" fayllarini qo'shsangiz, ular "Anoa" dan keyin bo'ladi. Ikkalasi ham "A" harfi bilan boshlanganligi sababli, siz tartibni aniqlash uchun A (anoa uchun "N" va "armadillo" uchun "R") harfidan keyin qarashga to'g'ri keladi. Shunday qilib, yangi tartib: "Anoa", "Armadillo", "Ayiq", "Qo'ylar", "Fil", "Jirafa", "Kenguru".
Qadam 5. Fayl papkasini belgilang
Topishni osonlashtirish uchun har bir arxiv papkasini undagi faylga mos keladigan indeks nomi bilan belgilang. Bu usul yangi fayllarni tartibda arxivlashni ham osonlashtiradi.
- Arxivni o'z papkasiga qo'ying.
- Agar siz papkaning rangini kodlasangiz, uning qulayligini oshirish osonroq bo'lardi. Misol uchun, agar siz ensiklopediya formatidagi guruhlashdan foydalansangiz, har bir guruhga o'ziga xos rang beriladi va har bir guruhdagi har bir fayl rangiga qarab etiketlanadi.
Qadam 6. Indekslash va topshirish tizimini hujjatlashtirish
Sizning indekslash va topshirish tizimi izchil amalga oshirilishi kerak. Faylga kirish huquqiga ega bo'lgan har bir kishi u ishlayotgan tizimni bilishiga ishonch hosil qiling. Masalan, siz topshirish tizimi qoidalari tafsilotlarini o'z ichiga olgan hujjatni yaratishingiz yoki ulashishingiz mumkin. Bu har kimga hujjat topshirish tizimidan unumli foydalanish imkoniyatini beradi.
Qadam 7. Yangi faylni to'g'ri arxivlang
Fayllarni shkafga indeks nomi va alifbo tartibida joylashtiring. Agar kerak bo'lsa, yangi faylni to'g'ri joyiga qo'shish uchun joriy faylni siljiting.
2 -qismning 2 -qismi: Maxsus ishlarni ko'rib chiqish
Qadam 1. Fayllarni muhim shartlarga muvofiq arxivlash
Ba'zida fayllarni sarlavha yoki nomga emas, balki kalit so'z bilan arxivlash osonroq bo'ladi. Bu fayllarni eng mantiqiy so'zlar yordamida indekslash va qidirish imkonini beradi. Misol tariqasida:
"Jakartadagi birinchi bank" indekslanishi va "Jakarta, birinchi bank" sifatida arxivlanishi mumkin. "Jakarta" - bu yozuvda "Birinchi" yoki "Bank" o'rniga asosiy atama, ayniqsa, agar sizda "Bandungdagi birinchi bank" yoki "Medandagi birinchi bank" kabi o'xshash fayllar bo'lsa
Qadam 2. Ismlarni familiyasi bo'yicha saralash
Standart arxiv odamlarning familiyalarini birinchi navbatda indekslashni tavsiya qiladi, chunki ular muhim atamalar hisoblanadi.
- Shuning uchun, "Jasmin A. Dahlia" indekslanadi va "Dahlia, Jasmin A." sifatida arxivlanadi.
- Oxirida sarlavhani kiriting (doktor, Ir va boshqalar). Masalan, “Dr. Jasmin A. Dahlia "indeksi indekslanadi va" Dahlia, Jasmin A., doktor "sifatida arxivlanadi.
- Odatda, ismlar imlo harfiga ko'ra harflar bo'yicha tartiblanadi. Masalan, "MacDonald" "McDonald" dan oldin bo'ladi. Shuning uchun "D", "L", "Le", "de" va boshqalar. nomning bir qismi sifatida qaraladi va alohida birlik emas. Bu odatda chet el nomlariga nisbatan qo'llaniladi. Masalan, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" va "Wolfe" fayllari to'g'ri tartiblangan ("L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" EMAS).
- Odamning ismi korxona yoki tashkilot nomining bir qismini tashkil qilganda, bu qoidadan istisno odatda qo'llaniladi. Bunday holda, shaxs nomini korxona nomidagi birlik sifatida ko'rib chiqing. Masalan, "Jasmin A. Dahlia zararkunandalariga qarshi kurash xizmatlari" "J" harflar guruhi ostida joylashtirilgan va "Dahlia, Jasmin A. Zararkunandalarga qarshi kurash xizmatlari" sifatida indekslanmagan.
3 -qadam. Maqolalar, birikmalar va old qo'shimchalarga e'tibor bermang
Maqolalar (masalan, ingliz tilidagi "a", "an" va "the"), birikmalar (masalan, "va", "lekin" va "yoki") va predloglar (masalan, "bilan", "dan" va " to ") odatda alifbo tartibida indekslash va arxivlashda o'tkazib yuboriladi, chunki bu muhim atama hisoblanmaydi. Maqolalar, birikmalar yoki old qo'shimchalar fayl nomini tashkil qilsa ham, bu to'g'ri. Misol tariqasida:
- "Emu oziqlantirish amaliyotini tekshirish" deb nomlangan fayl "E" harfi guruhida "emu" (fayl sarlavhasidagi muhim so'z) uchun arxivlanadi, chunki "an" dan "a" harfi emas. Inglizcha maqola.
- "Dahlia va Soetono, zararkunandalarga qarshi kurash xizmatlari" "Dahlia, Jasmin A." dan keyin keltirilgan. Indeks nomlari ikkalasi ham "Dahlia" harflari bilan boshlanadi, shuning uchun buyurtma berish tartibi keyingi muhim muddatga o'tkaziladi (bu holda "Soetono" va "Jasmin"). "Va" so'ziga e'tibor bermang, chunki bu muhim emas.
4 -qadam. Qisqartmalarni talaffuz qilinganidek ishlating
Hujjat topshirishda siz "Tbk" kabi qisqartmalarga duch kelishingiz mumkin. (qisqasi "Ochish"). Odatda, siz fayllarni faqat harflar qatoridan ko'ra, so'z kabi indekslaysiz va arxivlaysiz.
Masalan, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" "Jasmin A. Dahlia Tbk" dan keyin arxivlanadi
5 -qadam. Raqamlarni odatdagidek yozing
Fayllarni alifbo tartibida arxivlaganingizda, raqamli fayllarni ko'rasiz. Odatda, bu fayllar yozilganidek emas, balki odatdagidek arxivlanadi. Raqamlar ham harflardan oldin arxivlanadi.
- Masalan, "100 kunlik maslahat" dan oldin "3 kun abadiy" arxivlanadi (chunki "3" "100" dan oldin keladi).
- "Savdo bo'yicha maslahatlar" va "Qimmatli qog'ozlar bo'yicha maslahatlar" "100 ta biznes -maslahat" dan keyin arxivlanadi, chunki raqamlar harflardan oldin buyurtma qilingan.
- Yozilgan raqamlar raqamlar o'rniga so'zlar sifatida qabul qilinadi. Masalan, "Ishbilarmonlik dunyosida 100 ta buyuk etakchi", "Biznes yuritish bo'yicha ikki yuzta kuchli maslahat" va "Biznes yuritish bo'yicha maslahatlar" fayllari tartibda.
- Ammo, agar bu sizning arizangizni topshirishni osonlashtirsa, istisno qilishdan ehtiyot bo'ling va har doim raqamlarni xuddi yozilganidek tartiblang.
Qadam 6. Maxsus belgilar bilan ishlash
Indekslash paytida uchraydigan barcha alifbo bo'lmagan yoki raqamsiz belgilar hisobga olinishi kerak. Biroq, tegishli belgilar bilan ishlash turiga bog'liq:
- Tinish belgilari (masalan, apostrof, nuqta va vergul) e'tiborga olinmaydi. Masalan, "Vashingtondagi eng yaxshi qahva" va "Vashington shtati yarmarkasi" fayllari tartibda arxivlanadi.
- Odatda, diakritiklar e'tiborga olinmaydi va tegishli harflar sifatida qaraladi. Masalan, "klair" "Ekler", "ber" esa "Uber" sifatida arxivlanadi. Ammo, agar siz faylni alifbo tartibida diakritikadan foydalanadigan tilda arxivlasangiz, bu usul qo'llanilmaydi, shuning uchun bu tilning oddiy alifbo tartibiga rioya qilish kerak.
Qadam 7. Agar kerak bo'lsa, "biror narsadan oldin hech narsa" qoidasidan foydalaning
Odatda, alifbo tartibida arxivlashda bo'sh joylar (shu jumladan tinish belgilari va boshqa elementlar o'tkazib yuboriladi) e'tiborga olinmaydi. Ammo, agar siz xuddi shunday boshlanadigan fayllarga duch kelsangiz, arxivdagi tartibni belgilash uchun bo'sh joy yoki "hech narsadan oldin hech narsa" qoidasidan foydalaning.
- Masalan, "Bank Jakarta", "Bank Bandung" va "Bank Medan" fayllari shu tartibda arxivlanadi.
- Shunday qilib, "Dahlia, Jasmin A." fayli. "Dahlia, Jasmin A., doktor" dan oldin bo'lgan.
Qadam 8. Agar kerak bo'lsa, faylni batafsil ma'lumot bilan ajrating
Kamdan kam hollarda, fayllarning tartibini aniqlash uchun alifbo ma'lumoti etarli emas. Agar shunday bo'lsa. Fayllarni indekslash va arxivlash uchun qo'shimcha ma'lumotlardan foydalaning. Har bir faylga qo'shimcha ma'lumotlarni belgilang, shunda ularni ajrata olasiz. Misol tariqasida:
- Agar sizda Jasmin A. Dahlia ismli ikki kishining fayllari bo'lsa, ularni tug'ilgan sanasi bo'yicha saralang. "Dahlia, Jasmin A. (1853 yilda tug'ilgan)" fayli "Dahlia, Jasmin A. (1967 yilda tug'ilgan)" dan oldin keladi.
- Shuningdek, siz fayllarni geografik joylashuvi bo'yicha saralashingiz mumkin. Agar sizda uch xil joydan uch xil bankdan olingan fayllar bo'lsa va har bir bankning nomi "Bank Mandiri" bo'lsa, uni quyidagi misolga ko'ra saralang: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" va "Bank Mandiri (Medan) ".
- Shuning uchun, agar sizda ayiq yoki ayiq turiga oid ikkita fayl bo'lsa, ularni turlar, geografik joylashuvi va boshqalar bo'yicha ajratib turing. Masalan, "Ayiq, shokolad" va "Ayiq, qutb" fayllari (tartibda) yoki "Ayiq (Evropa)" va "Ayiq (Shimoliy Amerika)" fayllari (tartibda).
Qadam 9. Barcha istisnolar va maxsus qoidalarni xabardor qiling
Sizning fayllaringizdan foydalanadigan har bir kishi, fayllarni topshirish tizimining standart ko'rsatmalaridan istisnolar borligiga ishonch hosil qiling. Bu har kim hujjat topshirish tizimidan to'g'ri va samarali foydalanishiga yordam beradi.
