Memorandum - bu kompaniya xodimlari o'rtasidagi ichki muloqot uchun ishlatiladigan hujjat turi. Xotiralar-bu biznes dunyosining vaqt sinovidan o'tgan tomoni bo'lib, to'g'ri yozilsa, ishlar oqimi saqlanib qolishi mumkin.
Qadam
3dan 1 qism: Til va format tanlash
Qadam 1. Haddan tashqari tasodifiy so'zlardan saqlaning
Umuman olganda, eslatma tili aniq va sodda, lekin professional bo'lishi kerak. Yozuvda tasodifiy suhbat ohangidan qochish kerak.
- Masalan, “Hammaga salom! Xudoga shukur, juma keldi, a? Men muhim biznes masalasi haqida gaplashmoqchiman."
- Buning o'rniga, "Men Project Z ishi borasida hisobot bilan bo'lishmoqchiman" degan joyga boring.
2 -qadam. Emotsional tildan qoching
Shuningdek, neytral ohangni ishlatishga va hissiy tildan qochishga harakat qilish kerak. Da'voni qo'llab -quvvatlash uchun dalillar va dalillarni ko'rsatishga harakat qiling.
- Masalan, "Agar juma kuni tasodifan kiyinishga ruxsat berilsa, hammamiz bundan ham baxtliroq bo'lardik" kabi da'volardan qoching.
- Buning o'rniga, xodimlarga kiyim tanlashga ruxsat berilganda ruhiy holat ko'tariladimi yoki yo'qmi, degan ma'lumotni qidirib toping va bu ma'lumotni eslatmada eslatib o'ting.
3 -qadam. Signalli iboralarni ishlating
Agar siz dalillar yoki manbalarni keltirmoqchi bo'lsangiz, o'quvchi nima qilayotganingizni biladigan tilni ishlatganingizga ishonch hosil qiling.
Masalan, "Bizning topilmalarimizga ko'ra …" yoki "EPA tomonidan o'tkazilgan tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki …" iborasini sinab ko'ring
Qadam 4. Tegishli model va shrift hajmini tanlang
Eslatmalar o'qilishi oson bo'lishi kerak. Shunday qilib, kichik shriftlardan foydalanmang, standart o'lcham 11 yoki 12.
Bundan tashqari, Times New Roman kabi oddiy shriftni tanlashingiz kerak. Bu Comic Sans kabi "kulgili" shriftlarni sinab ko'rish vaqti emas (siz bu shriftni tanlaganingiz uchun kulishingiz mumkin)
5 -qadam. Standart chekkalardan foydalaning
Biznes eslatmalarining odatiy chegarasi 1 dyuym yoki 2,54 sm ni tashkil qiladi, garchi ba'zi so'zlarni qayta ishlash dasturlari biroz kengroq chegaralarga ega bo'lgan yozuv shablonlarini tayyorlagan bo'lsa (masalan, 1,25 dyuym yoki 3,18 sm).
Qadam 6. Yagona joyni tanlang
Biznes eslatmalarida odatda ikkita bo'sh joy ishlatilmaydi. Chiziq daftarchasi sahifasi kichik bo'lishi uchun bitta bo'sh joyni o'ylab ko'ring, lekin paragraflar yoki bo'limlar orasiga bo'sh joy qo'shing.
Odatda paragraflar kiritilishi shart emas
3 dan 2 qism: Biznes eslatma yozishga tayyorgarlik
Qadam 1. Yozuvni yuborish kerakligini hal qiling
Agar siz muhim biznes masalalarini jamoangizdagi bir necha kishi bilan bo'lishishingiz kerak bo'lsa, eslatmani yuborganingiz ma'qul. Agar siz faqat bitta odam bilan muloqot qilsangiz, masalan, yozishmalarni saqlamoqchi bo'lsangiz ham, eslatmalarni yuborishingiz mumkin.
- Biroq, ba'zi hollarda, to'g'ridan -to'g'ri tegishli odam bilan gaplashish samaraliroq bo'ladi.
- Bundan tashqari, ba'zi ma'lumotlar eslatmada yuborish uchun juda sezgir bo'lishi mumkin.
Qadam 2. Eslatmani yozish maqsadini aniqlang
Yozuvlarning mazmuni va sozlamalari maqsadga qarab o'zgaradi. Yozuvlarning ko'p turlari quyidagi sabablarga ko'ra yoziladi:
- Fikr yoki yechim taklif qilish. Misol uchun, agar siz qo'shimcha ish vaqti bilan bog'liq muammolarni qanday hal qilishni bilsangiz, bu fikrni eslatmaga yozib, xo'jayiningizga yuborishingiz mumkin.
- Buyruq berish uchun. Masalan, eslatmalarni yuborish sizning bo'limingiz o'tkazayotgan konferentsiya uchun javobgarlikni topshirishning samarali usuli hisoblanadi.
- Hisobotlar uchun. Siz hamkasblaringizni so'nggi voqealar haqida xabardor qilish, loyiha haqidagi yangilanishlarni xabar qilish, bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot berish yoki tergov natijalarini xabar qilish uchun eslatmalar yuborishingiz mumkin.
3 -qadam. Mavzuni toraytirish
Siz bir nechta loyihalarni amalga oshirayotgan bo'lishingiz va hamkasblarga, xo'jayinlarga yoki mijozlarga ishlarning borishi haqida eslatmalar yuborish vasvasasiga tushib qolishingiz mumkin. Ammo, esda tutingki, biznes eslatmalar faqat bitta masalaga qaratilishi kerak.
Eslatmalar ixcham, tushunarli va band odamlar tez o'qishi uchun qulay bo'lishi kerak. Shunday qilib, muhim ma'lumotlarni e'tiborsiz qoldirmang. E'tiborli eslatmalar sizning xabaringiz qabul qilinishini va tushunilishini ta'minlaydi
4 -qadam. Tomoshabinlarni hisobga oling
Biznes eslatmaning mazmuni, uslubi va ohangini maqsadli auditoriya aniqlaydi. Shunday qilib, eslatmani kim olishi haqida yaxshilab o'ylab ko'ring.
Masalan, hamkasbiga ofisda kimgadir kutilmagan sovg'a rejalashtirish haqidagi eslatma, siz bir necha oy davomida olib borgan tergov natijalari bo'yicha rahbarga yozilgan xatdan farq qiladi
3 -dan 3 -qism: Biznes eslatmasini tuzish
Qadam 1. Uni belgilang
Ishbilarmonlik yozishmalarining ko'p turlari mavjud. Eslatmalarning standart usuli - bu hujjatni aniq belgilash.
- Masalan, sahifaning yuqori qismiga "Eslatma" yoki "Memorandum" yozing.
- Joyni markazlashtirilgan yoki chapga hizalanishi mumkin. Ilhom olish uchun olgan biznes eslatmalaringizni ko'rib chiqing va formatini nusxa ko'chiring.
2 -qadam Sarlavha yozing
Eslatmaning birinchi qismida muhim fikrlar bo'lishi kerak. Har bir komponent haqida batafsil ma'lumot keyingi bosqichda tasvirlanadi.
- TO: eslatmani olgan odamlarning ismlari va unvonlarini yozing.
- FROM: to'liq ism va sarlavhani yozing.
- DATE: to'liq va aniq sanani yozing, yilni unutmang.
- MAVZU: eslatma mazmunining qisqacha va aniq tavsifini yozing.
- E'tibor bering, mavzu odatda "Re:" yoki "RE:" bilan ko'rsatiladi (ikkalasi ham tegishli).
Qadam 3. Qabul qiluvchilar ro'yxatini diqqat bilan tanlang
Ma'lumotga yoki yangiliklarga muhtoj bo'lganlarning hammasini o'z ichiga olganingizga ishonch hosil qiling. Bilish kerak bo'lgan odamlarga eslatmalar tarqatilishini cheklang.
- Ishbilarmonlik nuqtai nazaridan, faqat bir nechtasi xavotirda yoki aloqasi bo'lsa, ofisdagi hamma odamlarga eslatmalar yuborish oqilona emas.
- Odamlar ko'plab eslatmalarga to'lib -toshgan bo'ladi va ular ahamiyatsiz eslatmalarni e'tiborsiz qoldirishi yoki shunchaki ko'zdan kechirishi mumkin.
Qadam 4. Qabul qiluvchilar ro'yxatidagi odamlar uchun to'g'ri ism va unvon va unvonlardan foydalaning
Siz va xo'jayiningiz har kuni tanish bo'lsangiz -da, yozma yozishmalarni rasmiy saqlash yaxshidir. Masalan, siz xo'jayiningiz bilan faqat ofis koridorida uchrashganingizda ismingiz bilan salomlashasiz, lekin eslatmalar uchun uni "Riana xonim" yoki "doktor. Riana ".
Esda tutingki, siz yozgan ma'lumotlar qabul qiluvchilar ro'yxatidagi hamma uchun mo'ljallangan. Shunday qilib, to'liq ism va unvonni yozing
Qadam 5. Tashqi eslatmada siz murojaat qilayotgan odamning unvonini bilib oling
Agar siz ofisdan tashqarida kimgadir eslatma yuborsangiz, to'g'ri salomlashishni aniqlash muhim. Profilni qidirishga vaqt ajrating, shaxsiy ma'lumotlar odatda ularning kompaniyasi veb -saytida tasvirlangan.
- Masalan, ilmiy daraja fan nomzodi ekanligiga shubha qilasiz. Agar ha bo'lsa, odatda to'g'ri tabriklash doktor. X
- Uning pozitsiyasi qanday? Bu direktor o'rinbosari yoki dekanmi? Agar shunday bo'lsa, buni eslatmada aytib o'tganingizga ishonch hosil qiling.
6 -qadam. Mavzuni diqqat bilan yozing
Mavzu qisqa, aniq va umumiy emasligiga ishonch hosil qiling.
- Masalan, "Yangi biznes" mavzusi noaniq bo'lib tuyuladi va agar kimdir bir necha hafta yoki kun oldin faylni qidirayotgan bo'lsa, ular sizning eslatmalaringizdan qaysi birini tanlashda qiynalishi mumkin.
- Yaxshi mavzu "Mijozlar bazasini kengaytirish bo'yicha tergovning borishi to'g'risida hisobot" bo'lishi mumkin.
Qadam 7. Salom berishni o'ylab ko'ring
Siz xabarni salomlashish bilan boshlashni xohlaysizmi, tanlashingiz mumkin, masalan, "Aziz. Vardani xonim "yoki" Aziz. Hamkasblar ". Ammo esda tutingki, biznes -xotirada salomlashish kutilmaydi.
Xotiralar muhim ma'lumotlarni tez va samarali etkazish vositasidir va tomoshabinlar eslatmani kim olgan va yuborganligini aniq bilishadi
Qadam 8. Kirish so'zini yozing
Eslatmani yozish va yuborish maqsadingizni tushuntiring.
Masalan, "Men sizga shu haqda xabar beraman …". Kirish qismida eslatma mazmunining qisqacha mazmuni bo'lishi kerak
Qadam 9. Kirish haqida qisqacha ma'lumot bering
Birinchi bo'limda barcha tafsilotlarni va/yoki dalillarni ko'rsatishning hojati yo'q.
Bir nechta jumlalar yoki qisqa paragraf etarli bo'ladi
Qadam 10. Memo tanasi sozlamalarini aniqlang
Taqdimotdan so'ng, biznes -eslatma odatda xulosaga qadar ikki -to'rtta qo'shimcha paragrafni o'z ichiga oladi. Tarkibi va sozlamalari mavzuga bog'liq.
Masalan, siz ma'lumotni ahamiyatiga qarab tartibga solishingiz mumkin. Yoki, agar siz jarayonni tasvirlab bersangiz, eslatmaning asosiy qismini jarayonning bosqichlariga mos ravishda bo'ling
Qadam 11. Agar siz subtitr qo'shmoqchi bo'lsangiz, qaror qabul qiling
Biznes eslatmalari aniq bo'limlardan iborat bo'lishi kerak. Odatda biznes -eslatmalar aniq ajratiladi, shunda qabul qiluvchi ma'lumotni oson o'qishi va hazm qilishi mumkin. Siz ularga bo'limlarni belgilash orqali o'q nuqtalarini tushunishga yordam bera olasiz.
12 -qadam. Maxsus subtitr yozing
Qabul qiluvchiga har bir bo'limning diqqat markazida ekanligiga ishonch hosil qiling.
Masalan, rejalashtirilgan ofis harakati to'g'risida eslatma yozishda quyidagi kichik bo'limlarni kiriting: "Bizning bosh ofisimiz uchun yangi manzil", "Ofis jihozlari uchun muhim yo'nalishlar" va "Ofis ko'chishini yakunlash jadvali"
13 -qadam. Asosiy xatboshiga mavzu jumlasini kiriting
Har bir kichik bo'lim yoki paragrafning birinchi jumlasi bo'limning asosiy fikrini bildirishi kerak.
Yozuvning har bir paragrafi yoki bo'limi faqat bitta fikrga qaratilishi kerak
Qadam 14. O'q nuqtalarini ishlatishni o'ylab ko'ring
Agar siz muhim fikrlarni ta'kidlamoqchi bo'lsangiz, o'q nuqtalari yoki ro'yxatlar juda foydali bo'lishi mumkin. Bu format o'quvchilarni muhim jihatlarga e'tibor berishga undaydi va eslatmalarni tez va sifatli o'qishga yordam beradi.
15 -qadam Yozuvni qisqa tuting
Umuman olganda, biznes eslatmalari bir yoki ikki sahifadan oshmaydi.
Bu standart sahifa chegarasi, odatda, bo'limlar orasidagi qo'shimcha chiziqlarsiz, bitta bo'sh joyli hujjatlar uchun
16 -qadam. Xulosa paragrafi kerak yoki yo'qligini hal qiling
Umuman olganda, eslatmalar qisqacha ma'lumotni talab qilmaydi, ayniqsa ular bir sahifadan kam bo'lsa.
Ammo, agar tavsiflangan ma'lumotlar murakkab bo'lsa yoki eslatma odatdagidan uzunroq bo'lsa, asosiy fikrlarning qisqacha mazmuni bo'lishi foydali bo'ladi
Qadam 17. Yakuniy bo'lim yoki paragrafni kiriting
Agar sizga qisqacha eslatma kerak bo'lmasa ham, uni yakunlovchi jumla bilan tugatish kerak. Quyidagilarni o'ylab ko'ring:
- Eslatmaning asosiy xabari nima? Qabul qiluvchining biror narsa qilishini xohlaysizmi? Ular har qanday kundan kechiktirmay javob berishlari kerakmi? Ha bo'lsa, aniq ayting.
- Agar hech qanday harakat talab qilinmasa, "Men bundan keyin muhokama qilishdan xursand bo'laman" yoki "Iltimos, muammolar yoki savollar bilan men bilan bog'laning" kabi oddiy yakunlovchi jumlalarni kiriting.
Qadam 18. Agar xohlasangiz, imzo cheking
Odatda xatning oxirida ism yoki imzo qo'shishning hojati yo'q. Ammo shuni yodda tutingki, o'z sohangizdagi boshqa eslatmalar namunalariga amal qilish eng xavfsizdir.
- Agar boshqasi rasman tugasa (masalan, “Hurmat bilan, doktor Sari), misolga amal qiling.
- Hujjatning oxiriga imzo talab qilinmasa ham, siz bosh harflaringizni kiritishingiz kerak bo'lishi mumkin.
19 -qadam. Qo'shimchalar mavjud bo'lsa, ayting
Agar eslatma jadvallar, grafikalar yoki hisobotlar kabi qo'shimchalarni o'z ichiga olsa, eslatma oxirida qo'shimchalarni eslatib o'tishga ishonch hosil qiling. Masalan, "Qo'shilgan: 1 -jadval".
- Shuningdek, siz xatning asosiy qismidagi qo'shimchaga murojaat qilishingiz kerak.
- Masalan, xodimlarni yaqinda bo'ladigan ofis harakatlari to'g'risida xabardor qilish uchun siz quyidagi ma'lumotlarni yozishingiz mumkin: "Biz ko'chirish jarayonini shu chorak oxirigacha yakunlamoqchimiz. Batafsil jadval uchun biriktirilgan 1 -jadvalga qarang.”
20 -qadam. Ehtiyotkorlik bilan yozilgan eslatmani qayta o'qing
Yuborishdan oldin, qayta o'qing va to'g'rilang. Gapning grammatikasi to'g'ri ekanligiga, tinish belgilarining noto'g'ri yozilishi va ishlatilmasligiga, mazmunini tushunish osonligiga ishonch hosil qiling.
- Vaqt muammosi bo'lmasa, etkazib berishni birinchi tuzatishdan keyin qoldirishni o'ylab ko'ring. Agar siz eslatmani bir -ikki soatdan keyin qayta o'qib chiqsangiz, avvaliga e'tiborga olinmagan xatolarni topishingiz mumkin.
- Agar eslatma maxfiy ma'lumotlarni o'z ichiga olsa, kompaniyaning siyosatini tekshiring, kim siz uchun eslatmani ko'rib chiqishi va uning mazmuniga yakuniy rozilik berishi mumkin.
