Nomidan ko'rinib turibdiki, javob xati - bu kimningdir savoliga yoki so'roviga javob berish uchun yozilgan xat, u odatda yozma ravishda xat orqali yuboriladi va odatda ish dunyosida axborot almashish vositasi sifatida ishlatiladi. Mukammal javob maktubini yaratish uchun birinchi navbatda siz olgan savol yoki so'rovni o'z ichiga olgan xatning mazmunini ko'rib chiqish kerak. Keyin, xatga javob berish uchun kerak bo'lgan qo'shimcha ma'lumotlarni qidiring. Har ikkalasini ham bajarganingizdan so'ng, muloyim, sodda, aniq va asl harfda ko'rsatilgan barcha savollarga yoki so'rovlarga javob bera oladigan jumlalar bilan javob xati yozishni boshlang. Bundan tashqari, maktub oluvchining mamnunligini qondira olishini ta'minlash uchun gapingizning ohangini ham do'stona va ma'lumotli ekanligiga ishonch hosil qiling.
Qadam
3 -usul 1: Asl xatning mazmunini qayta ko'rib chiqish
Qadam 1. Maktubni jo'natuvchi so'ragan yoki so'roq qilgan ma'lumotni aniqlang
Javob xatlar jo'natuvchiga kerak bo'lgan hamma narsani taqdim etish uchun mavjud bo'lgani uchun, har doim xatning mazmunini diqqat bilan o'rganishga vaqt ajrating. Xususan, maktub yuboruvchiga unga qanday ma'lumot bera olishingizni bilish zarurligini tushuning.
- Ba'zan, harfning ma'nosini aniqlash kaftni burish kabi oson emas, ayniqsa, xat yozuvchining yozish uslubi aniq bo'lmasa. Shuning uchun, javob xati tuzishdan oldin, har doim xat yuboruvchining ehtiyojlarini tushunishga vaqt ajrating.
- Agar kerak bo'lsa, jo'natuvchining niyatini yaxshiroq tushunish uchun maktubda topilgan ba'zi muhim narsalarni eslang. Xususan, jo'natuvchi nimani so'raganini umumlashtiring va har bir savol yoki so'rovga sizning javobingizni loyihalashtiring.
Qadam 2. Maktubni jo'natuvchi so'ragan ma'lumot haqida ko'proq bilib oling
Agar maktubni yuboruvchi biror narsa haqida ma'lumot so'rasa, ehtimol siz uni bilasiz va darhol javob berishingiz mumkin yoki aksincha. Agar siz so'ralgan ma'lumotni tushunmasangiz, maktubga javob berishdan oldin imkon qadar ko'proq vaqt to'plang.
Masalan, maktubni jo'natuvchi sizning kompaniyangizga ishga joylashish uchun arizaning holatini tasdiqlashni xohlashi mumkin. Agar yangi xodimni yollash sizning tajribangiz bo'lmasa, javob yuborishdan oldin yuboruvchining arizasining holatini tekshirish uchun kadrlar bo'limi xodimiga murojaat qiling
Qadam 3. Xatni so'ralgan savolga javob berishga qodir bo'lgan boshqa kishiga yuboring
Ayniqsa, ish dunyosida, ba'zida mijozlar Internetda topilgan kompaniya manziliga yoki kompaniya aloqa raqamiga xat yuborishadi. Shuning uchun, agar siz xat olsangiz, lekin undagi savollarga javob bera olmaysiz deb hisoblasangiz, uni tegishli kishiga yuboring. Maktub yuboruvchiga eng to'g'ri va foydali javobni olishini ta'minlash uchun shunday qiling.
Agar odam uzoq vaqt javob bersa, xatni savollariga javob berish qobiliyatiga ega bo'lgan kishiga yuborganingizni xabar berishga harakat qiling. Hech bo'lmaganda, maktubni jo'natuvchi u yuborgan maktub qabul qilinganini va qayta ishlanganligini biladi
3 ning 2 -usuli: Javoblarni tuzish
Qadam 1. Maktubni asl xatida ma'lumot so'ragan yoki savollar bergan kishiga murojaat qiling
Maktubni har doim xushmuomalalik bilan boshlang, masalan, "Aziz", keyin maktub oluvchining ismi, "Bu maktubni oluvchiga" kabi haddan tashqari umumiy gapni ishlatishning o'rniga. Bu jumlada shaxsiy bo'lmagan ovozdan tashqari, javob xati kompyuter tomonidan yozilgan degan taassurot paydo bo'ladi. Shuning uchun, har doim qabul qiluvchining ismi bilan salomlashib, sizning javob maktubingiz juda ehtiyotkorlik va minnatdorchilik bilan yozilganligini ko'rsatish uchun.
- Agar siz xat yuboruvchini shaxsan bilmasangiz, iltimos janob yoki xonimning salomidan keyin familiyasi yoziladi. Ammo, agar maktubni jo'natuvchi aniq nomga ega bo'lsa, janob yoki xonim o'rniga bu nomdan foydalaning.
- Agar siz haqiqatan ham xat yuboruvchini bilmasangiz yoki jinsini bilmasangiz, uning ismini ishlating.
- Umuman olganda, siz asl maktubda ko'rsatilgan yuboruvchining ismini ishlatishingiz mumkin. Masalan, agar maktubni jo'natuvchi "doktor. Jonson "o'z maktubida, iltimos, javob maktubingizni" Hurmatli. Doktor Jonson."
2 -qadam. Bu maktub u yuborgan asl maktubga javoban yozilganligini ko'rsating
Maktubning boshida o'quvchiga maktubingizning maqsadini, ya'ni xatga javob berishni unutmang. Shunday qilib, maktubni oluvchi xatning o'qilgani va qayta ishlanganligini, shuningdek siz yuborgan maktubning maqsadi haqida bilib oladi.
- "Bu maktub siz 13 -iyunda yuborgan maktubga javobdir" degan oddiy jumla javob maktubini ochish uchun juda mos keladi.
- Agar siz birinchi xatni qabul qilmasangiz, sizga maktubni bergan shaxsning kimligini ko'rsating. Masalan, siz shunday yozishingiz mumkin: "Bizning mijozlarga xizmat ko'rsatuvchi xodimlarimizdan biri Mishel Xarris siz menga yuborgan xatni yubordi".
3 -qadam. Yuboruvchining savollariga darhol javob bering
Salomni yozgandan so'ng, darhol xatning qalbiga o'ting. Maktubning markazida, asl maktubda keltirilgan har qanday savol va/yoki shikoyatlarga iloji boricha to'liq javob bering. Maktubni oluvchi uni o'qiganida o'zini qoniqtirishi uchun hech narsa o'tkazib yuborilmaganligiga ishonch hosil qiling.
- Javobingizda asl harfning mazmunini qisqacha takrorlang. Masalan, siz: “Ommaviy axborot vositalari bilan bevosita aloqada bo'lgan kompaniyamiz xodimlari haqidagi so'rovingizga javoban, xodimlarning ismi Janet Uolters ekanligini ma'lum qilmoqchimiz. Mana, uning elektron pochta manzili va telefon raqami."
- Uzunroq savollarga javob berish uchun har bir savolga aniqroq javob berish uchun raqamlash tizimidan foydalaning. O'qish oson bo'lishidan tashqari, bu usul o'quvchini ko'proq qoniqtiradi, chunki ular hamma savollarga batafsil javob berilganini his qilishadi.
- Uzoq bo'lmagan jumlalarda iloji boricha to'liq ma'lumot bering. Umuman olganda, bitta savolga bir nechta qisqa jumlalar bilan javob berishni yaxshi javob deb atash mumkin.
Qadam 4. Siz bajara olmaydigan har qanday so'rovlar haqida halol bo'ling
Ba'zida siz javob bera olmaydigan savollar yoki bajarolmaydigan so'rovlar bo'ladi. Bunday vaziyatga duch kelganda, har doim halol javob bering. Boshqacha qilib aytganda, maktub yuboruvchining salbiy qarashlarini bostirish uchun chalkash gaplarni ishlatmang. Ishoning, maktubni jo'natuvchi to'g'ridan -to'g'ri va aniq javobni qadrlaydi. Eng muhimi, xat har doim xushmuomalalik bilan etkazilganligiga ishonch hosil qiling va xat jo'natuvchini xafa qilmasligi uchun kechirim so'rash kerak.
- Maktubni jo'natuvchining so'rovini rad qilganda, har doim qat'iy, ammo tushunarli ohangdan foydalaning. Masalan, siz: “Afsuski, biz sizning talabingizni qondira olmaymiz. Hozirda bizda sizga kerakli ma'lumotlar yo'q va u qachon tayyor bo'lishini sizga ayta olmaymiz ".
- Agar siz o'zingizni batafsilroq ma'lumot bera olsangiz, "Sizning savolingizga javob berishdan oldin, birinchi navbatda, tasdiqlashim kerak bo'lgan ba'zi narsalar bor. Agar vaqt ruxsat bersa, iltimos, siz murojaat qilgan xodimning ismi bilan birga arizangizni topshirish sanasini ko'rsating. Tasdiqlash jarayoni tugagandan so'ng, men darhol siz bilan bog'lanaman."
Qadam 5. Yuborilgan maktub uchun rahmat
Siz so'rovni bera olasizmi yoki xatning savoliga javob bera olasizmi yoki yo'qligidan qat'iy nazar, har doim o'z minnatdorchiligingizni bildiring. Siz ularning e'tiborini qadrlayotganingiz va ular bilan ijobiy munosabatda bo'lishni xohlayotganingiz haqidagi taassurot qoldiring.
Ba'zi odamlar o'z maktublarini minnatdorchilik bilan ochishni afzal ko'rishadi. Nutqni joylashtirish juda muhim emas. Eng muhimi, uni bir nuqtada talaffuz qilishingizga ishonch hosil qiling
Qadam 6. To'liq ismingiz va unvoningizni yozib xatni tugating
Maktubni "Hurmat bilan" kabi rasmiy yakunlovchi tabrik bilan yopib, keyin to'liq ismingizni yozing. Agar xat biznes maqsadlari uchun mo'ljallangan bo'lsa, o'z ismingizni to'liq yozib, o'z pozitsiyangizni ham yozing.
Yozilgan yoki qo'lda yozilgan xat bo'lsin, to'liq ismingizni kiritgandan so'ng, har doim imzo uchun joy qoldiring. Ammo, agar xat elektron pochta orqali yuborilgan bo'lsa, odatda to'liq ismingizni imzosiz kiritish kifoya
7 -qadam. Barcha savollarga javob berilganligiga ishonch hosil qilish uchun javob xatingizni qayta o'qing
Yodingizda bo'lsin, xat oluvchi, agar uning savoliga javob bermasa, asabiylashishi yoki asabiylashishi mumkin. Qolaversa, norozilik unga keyingi maktubni yuborish va ishingizga qo'shilish xavfini tug'diradi! O'quvchilarning qoniqishini ta'minlash uchun barcha savollarga yoki so'rovlarga iloji boricha to'liq javob berganingizga ishonch hosil qiling. Yuborishdan oldin, hech qanday so'rov yoki savollar o'tkazib yuborilmaganligiga ishonch hosil qilish uchun xatingizni qayta o'qing.
Agar kerak bo'lsa, xatni o'qish uchun do'stingiz yoki hamkasbingizdan yordam so'rang. Xususan, o'zingizni qabul qiluvchining o'rniga qo'yishingizni va sizning maktubingizni o'qib bo'lgach, ularning qoniqishini o'lchashlarini so'rang
3 -dan 3 -usul: Professional ohangdan foydalanish
Qadam 1. Ish xatining standart formatidan foydalaning
Ishbilarmonlik aloqasi vositasi sifatida ishlatiladigan har xil turdagi javob maktublarini tushuning. Keyin, professional javob beradigan xat yozish uchun qaysi format sizga mos kelsa, unga amal qiling.
- Maktubning yuqori chap burchagida ismingizni, unvoningizni, kompaniya nomini (agar mavjud bo'lsa) va kompaniyangiz manzilini yozing. Quyida xat yozilgan sanani, keyin xatni qabul qiluvchining to'liq ismini va manzilini ko'rsating.
- Agar siz javob maktubini yozmoqchi bo'lsangiz, har doim qog'ozning har ikki tomoniga 2,5 sm chegarani ishlating. Shuningdek, xat satrlar orasidagi 1 bo'shliq va paragraflar orasidagi 2 bo'shliq bilan yozilganligiga ishonch hosil qiling.
- Agar javob xati qo'lda yozish o'rniga yozilsa, har doim standart 12-punktli shrift va yozuv formatidan foydalaning. Ammo, agar xat qo'lda yozilgan bo'lsa, ishlatilgan qo'l yozuvi toza va o'qilishi oson ekanligiga ishonch hosil qiling.
2 -qadam. Yuborilgan so'rov yoki savol sizni xursand qiladi degan taassurot qoldiring
Bu usul ayniqsa ishbilarmonlar yoki mijozlarga xizmat ko'rsatuvchi provayderlar uchun majburiydir. Esda tutingki, xaridor shohdir. Bu shuni anglatadiki, siz maktubni yozgan vaqtingiz va fikringiz uchun minnatdor bo'lishingiz kerak. Shuning uchun, ularga iltimoslari yoki savollari uchun minnatdorchilik bildirishni unutmang va har doim javob maktublarida iliq va do'stona jumlalarni ishlating.
- "Biz bilan bog'langaningiz uchun tashakkur. Biz sizning mulohazalaringizni juda qadrlaymiz, "bu harfning ohangini ancha ijobiy tomonga o'zgartirishi mumkin! Shu bois, javob xatlaringizga har doim shunday iboralarni kiritishni odat qilib qo'yishga harakat qiling.
- Uning so'rovi yoki savoli sizni g'azablantiradi va bezovta qiladi, degan taassurot qoldirmang. Ishoning, oluvchiga g'azablangan yoki xafa bo'lgan deb o'ylashdan ko'ra, haddan tashqari do'stona munosabatda bo'lish yaxshiroqdir.
Qadam 3. Maktub oluvchi uni tez o'qishi uchun juda uzun xat yozishning hojati yo'q
Bo'sh vaqtni qadrlang! Agar 3 sahifali xat yubormang, agar savol yoki so'rovga 1 xatboshida javob berilsa. Shuning uchun, tegishli javoblarni bering, keyin darhol xat yuboring. U bilishi shart bo'lmagan boshqa ma'lumotlarni qo'shmang.
- Bu usulni amalga oshirish juda muhim, ayniqsa, javob xati sizning mijozlaringiz yoki biznes sheriklaringizning savollariga javob berishga mo'ljallangan bo'lsa. Albatta, siz yarmini kesib tashlashingiz kerak bo'lgan javobni o'qish uchun soatlab vaqt sarflab, xaridorni xafa qilishni xohlamaysiz, to'g'rimi?
- Boshqa tomondan, shunday qisqa qilib yozmangki, siz asl maktubda ko'rsatilgan so'rov yoki savolga javob bera olmaysiz. Agar savolga uzoq tushuntirish bilan javob berish kerak bo'lsa, uni bemalol bering. Eng muhimi, berilgan barcha ma'lumotlar o'quvchilar bilishi uchun haqiqatan ham muhim ekanligiga ishonch hosil qiling.
4 -qadam. Maktub oluvchi sizning javobingizni tushunishi uchun iloji boricha aniqroq yozing
Juda uzun yoki murakkab jumlalarni ishlatmang! Buning o'rniga, o'quvchini chalg'itadigan salohiyatga ega bo'lmagan, aniq va tushunarli bo'lgan diksiyadan foydalanib yozing. Yozuvingiz qanchalik qisqa va zichroq bo'lsa, natija shuncha yaxshi bo'ladi.
Tasavvur qiling -a, xat oluvchiga sizning maktubingiz mazmunini batafsil o'qish uchun etarli vaqt yo'q. Agar u faqat xat mazmunini skanerdan o'tkazgan bo'lsa ham, u nima demoqchi ekaningizni tushuna olarmidi? Agar yo'q bo'lsa, o'z fikringizni ravshan qilish uchun ishlatadigan diksiyani to'g'rilang
Qadam 5. O'quvchilar tushunishi qiyin bo'lgan jargon va texnik terminlarni ishlatishdan saqlaning
Sizning maktubingizning o'qilishi va ravshanligini maksimal darajada oshirish uchun bu jihat bajarilishi kerak. Shuning uchun, agar xat oluvchi texnik atamalarni tushunadigan professional bo'lmasa, undan foydalanmang. Buning o'rniga jargon yoki texnik atamalarni oddiy odamlar tushunadigan boshqa diksiyalar bilan almashtirishga harakat qiling.
Maktubni tahrir qilish uchun quyidagi savolni bering: "Mening ishimni tushunmagan kishi mening xatim nima haqida ekanligini tushuna oladimi?" Aks holda, ko'pchilik odamlar tushunishi uchun maktubda ishlatiladigan tilni o'zgartiring. Aslida, bu xatlaringizda texnik jargondan foydalanishni kamaytirishning kuchli usuli
Qadam 6. Maktubingizning tanasini qayta o'qing
Sizning maktubingiz unchalik professional ko'rinmaydigan bo'lishi mumkin bo'lgan xatolar yozmaslik uchun, xatni qayta o'qib, imlo, grammatik, formatlash va oqim xatolarini tuzatishni unutmang. Ishoning, maktubning mazmunini tekshirish uchun bir necha daqiqa vaqt ajratish xatni yanada professional ko'rinishga olib kelishi mumkin.
- Pochta xatolaringizni tekshirish uchun faqat kompyuter dasturiga tayanmang. Odatda, bunday dasturlar grammatik xatolarni emas, balki faqat imlo va tinish belgilarini aniqlay oladi. Shuning uchun, kompyuter aniqlay olmaydigan xatolarni topish uchun xatingizda yozilgan har bir so'zni qayta o'qing.
- Agar sizning maktubingizning mazmuni juda muhim bo'lsa, masalan, biznes sherigiga xat yozilsa, boshqa birovdan ham o'qishni so'rang. Ba'zida boshqa odamlar siz ilgari bilmagan xatolarni topishi mumkin.
