Kompaniya yoki tashkilot faoliyatining uzluksiz ishlashini ta'minlash uchun samarali yig'ilishni tashkil etish kerak. Uchrashuvlar - bu ishni muvofiqlashtirish, ma'lumot almashish, jamoaviy ishni takomillashtirish va maqsadlarga samarali erishish. Samarali uchrashuvlar yaxshi tayyorgarlik, rahbarlik va vazifalarni taqsimlashni talab qiladi. Uchrashuv davomida ishtirokchilarning motivatsiyasini oshirishga va butun jamoani jalb qilishga harakat qiling.
Qadam
3dan 1 qismi: Uchrashuvlar o'tkazish
Qadam 1. Uchrashuvga imkon qadar tayyorlaning
Birinchidan, muhokama qilinadigan jadval va mavzularni o'z ichiga olgan yig'ilish kun tartibini tuzing va uchrashuv tugashidan oldin yana tasdiqlanishi kerak bo'lgan muhim narsalarni aniqlang.
- Uchrashuvlar zaliga o'z vaqtida keling, chunki qaerda ishlayotganingiz boshqalarning sizni qanday qabul qilishiga ta'sir qiladi. Uchrashuv xonasida 15 daqiqa oldin kutish, boshqa odamlarni sizni unumsiz deb o'ylashga majbur qiladi yoki uchrashuvga borish bahonasi bilan boshqa ishni tark etishni xohlaydi.
- Kun tartibining fotokopisini tayyorlang. Raqamli kun tartibini tuzishingiz mumkin bo'lsa -da, undan foydalanishni osonlashtirish uchun kun tartibining fotokopisini tayyorlang.
2 -qadam. Uchrashuvni boshqaring
Uchrashuvni boshqarayotganda, kun tartibidagi barcha mavzularni qamrab olganingizga ishonch hosil qiling va barcha ishtirokchilar nima deganini quyidagi yo'llar bilan tinglang:
- Ishtirokchilar ro'yxatini aylantiring. Uchrashuv - bu jamoa ichidagi ma'lumotlarni tarqatish vositasi bo'lib, har bir kishi o'z vazifalarini bilishi va kutilgan ish natijalarini berishi uchun muhokama qilish imkoniyatiga aylanadi. Ishtirokchilar ro'yxatini tarqatish orqali siz kim kelmaganini bilasiz, shuning uchun ular bilan bog'lanish va uchrashuvga qo'shilish mumkin. Bundan tashqari, uchrashuvda siz ulashadigan ma'lumotlar muhimligini ko'rsatadi.
- Har bir uchrashuv ishtirokchisining diqqatini jamlashi va nima qilish kerakligini bilishi uchun kun tartibini ko'rsatma sifatida ishlating. Uchrashuv ishtirokchilari navbat bilan kelishi mumkin. Shunday qilib, yig'ilish oldidan kun tartibini tayyorlash sizni yig'ilishga rahbarlik qilishda ko'proq e'tiboringizni qaratadi.
3 -qadam Ish rejasini ishlab chiqish
Ish rejasi - yig'ilishdan keyin bajariladigan ishlarni tasdiqlovchi yakuniy xulosa va yig'ilishning barcha ishtirokchilariga ta'sir ko'rsatadigan doimiy rejadir. Quyidagi ko'rsatmalarga muvofiq ish rejasini tuzing:
- Biror kishini aniq maqsadga mas'ul shaxs sifatida belgilang. Belgilangan shaxs maqsadga shaxsan erishishi shart emas, chunki u ishtirok etishi kerak bo'lgan guruh a'zolarini bog'lash va kerakli resurslarni tayyorlash uchun mas'ul loyiha menejeri bo'ladi.
- Belgilangan xodimlar ma'lum vaqt ichida erishilgan ishlar to'g'risida hisobot berishlari uchun, rasmiy va norasmiy ravishda ish borasidagi hisobotlarni so'rang.
Qadam 4. Uchrashuv kun tartibiga muvofiq mavzuga e'tibor qarating
Kun tartibidagi bitta mavzuni muhokama qilib, kerakli munozaralarni olib borganingizdan so'ng, munozara natijalarining xulosasini taqdim eting, savollar berish imkoniyatini bering, so'ngra keyingi mavzuni muhokama qilib uchrashuvni davom ettiring.
5 -qadam. Bo'lajak yig'ilish jadvalini aniqlang
Hamma yig'ilganida, rejalashtirishni osonlashtirish uchun keyingi yig'ilish jadvalini e'lon qiling. Shunday qilib, siz to'qnashuvlarning oldini olish uchun uchrashuvlar jadvalini oldindan xabardor qildingiz.
Jamoa a'zolaridan elektron pochta orqali kun tartibida qanday mavzular bo'lishi kerakligini taklif qilishni so'rang. Uchrashuv tugagandan so'ng, siz keyingi uchrashuvda ham xuddi shu kun tartibidan foydalanasiz, deb xabar bering va yig'ilish qatnashchilaridan kompaniya/tashkilot maqsadlariga erishishni qo'llab -quvvatlaydigan mavzu bo'yicha takliflar yuborishni so'rang
3dan 2 qism: Uchrashuvga tayyorgarlik
Qadam 1. Yig'ilishni kim boshqarishini hal qiling
Bu rol odatda menejerga yuklatiladi, lekin siz jamoa a'zolarining bo'lim yig'ilishlariga rahbarlik qilish imkoniyatini berishingiz mumkin, shunda ular keyinchalik uchrashuvlarni yuqori darajada boshqarishi mumkin.
2 -qadam. Karnaylarni taklif qiling
Ma'ruzachi - ma'lum sabablarga ko'ra yig'ilishga taklif qilingan odam, chunki u inson resurslari va boshqa resurslarni boshqarishda tajribaga ega, shuning uchun jamoa a'zolari eng yaxshi ko'rsatkichlarga erishishlari mumkin, shu jumladan ish jarayonlari va natijalarini samarali tushuntirish. Bundan tashqari, u kutilmagan vaziyatlarni oldindan bilish va kerak bo'lganda resurslarni ko'paytirish bo'yicha maslahatlar bera oladi.
Qadam 3. Uchrashuvlarning to'g'ri jadvalini aniqlang
Jadvalni tuzayotganda, ishtirokchilarning vaqtini va cheklanishini hisobga oling. Masalan: barcha ishtirokchilar juma kuni tushdan keyin yig'ilishda qatnashishlari mumkin, lekin hozir katta masalalarni muhokama qilish vaqti emas.
- Jamoaning barcha a'zolari bo'lajak yig'ilishda ishtirok etishlari uchun, avvalo, jadvalga mas'ul bo'lgan loyiha xodimidan so'rang, so'ngra barcha ishtirokchilardan rejaga muvofiq o'z jadvallarini tuzishni so'rang.
- Protokolni kim olishini aniqlang va uchrashuv natijalari haqidagi ma'lumot ham qatnashmagan ishtirokchilarga yuborilishini ta'minlang.
4 -qadam. Uchrashuv kun tartibini tayyorlang
Uchrashuv kun tartibi hech bo'lmaganda muhokama qilinadigan mavzular ro'yxatini, taqdimot vazifalarini topshirishni va har bir mavzuni muhokama qilish uchun vaqt ajratilishini o'z ichiga olishi kerak. Quyidagi takliflarga muvofiq yig'ilish kun tartibini tuzishingiz mumkin:
- Uchrashuvdan kamida 2 kun oldin elektron pochta orqali barcha yig'ilish ishtirokchilaridan ma'lumot oling. Elektron pochta - bu eng yaxshi vosita, chunki siz yozma ravishda so'rov olasiz.
- Muhokama qilinadigan barcha mavzular, ma'ruzachilar va vaqt taqsimotini yozib olish uchun stol yig'ilishining kun tartibini tuzing. Agar umumiy mavzudan chetga chiqadigan mavzu bo'yicha so'rov bo'lsa, tegishli shaxs bilan bog'laning va undan keyingi yig'ilishda muhokama qilinadigan aniq so'rovni so'rang.
- Haqiqiy jadval tuzing. 30 daqiqa davom etadigan tushuntirish va munozaralarni 15 daqiqada tugatishga majbur qilmaslik kerak. Agar kerak bo'lsa, jadval tuzing va barcha mavzular muhokama qilinganida uchrashuvni erta tugating.
5 -qadam. Uchrashuv qoidalarini taklif qiling
Sizga rasmiy qoidalar yoki sanktsiyalar qo'yishning hojati yo'q, lekin qoidalarni qo'llash uchrashuvni muammosiz o'tkazadi va har kim o'z fikrini yaxshi ifoda eta oladi.
Uchrashuv ochilganda qoidalarni aytib bering: “Vaqtni tejash uchun ishtirokchilar savollar berishlari va ma'ruzachi taqdimotni tugatgandan so'ng javob berishlari mumkin. Agar munozara vaqti tugaganidan keyin ham sizda fikr -mulohazalar bo'lsa, iltimos, menga elektron pochta orqali xabar bering, shunda biz uni muhokama qilishimiz mumkin."
Qadam 6. Vaqt bo'linishini aniqlang
Har bir ma'ruzachiga qancha vaqt kerakligini va har bir mavzuni muhokama qilish orqali uchrashuvning kun tartibini belgilang.
- Uchrashuv boshlanishidan oldin vaqt taqsimotini xabardor qiling, shunda barcha ishtirokchilar tasodifiy yoki buzilgan munozaralarga o'z hissalarini qo'shishlari mumkin.
- Qo'llanma sifatida, ba'zi mavzular muhokama qilinganidan so'ng, kamida 10 daqiqa muhokama qilishga ruxsat bering.
7 -qadam. Uchrashuv kun tartibini yuboring
Uchrashuvdan bir kun oldin, yig'ilish kun tartibini barcha ishtirokchilarga yuboring, shunda hamma jadvalning fotokopisiga ega bo'ladi va uchrashuvning maqsadini biladi. Bundan tashqari, ular kun tartibida noto'g'ri ma'lumotlar bo'lsa, sizga xabar berishlari mumkin.
Qadam 8. Eslatmani yuboring
Birinchi yoki odatiy bo'lmagan uchrashuvni boshlashdan oldin, barcha ishtirokchilar o'z vaqtida bo'lishlari uchun bir soat oldin eslatma yuboring.
3 -dan 3 -qism: Uchrashuvning samarali rahbariga aylanish
Qadam 1. Uchrashuvda yaxshi rahbar bo'ling
Uchrashuv davomida barcha ishtirokchilar bilan muloqot qilishga harakat qiling, shunda uchrashuv maqsadlariga erishiladi. Muayyan mavzularni muhokama qilish uchun taklif etilgan ma'ruzachilarga uchrashuvlarni boshqarish mas'uliyatini yuklash. Muhokama paytida o'zingiz ham faol ishtirok etishingiz kerak.
2 -qadam. Erishilgan va erishilmagan ish maqsadlarini xabar qiling
Agar yig'ilishning maqsadi bir nechta maqsadlarni muhokama qilish bo'lsa, erishilgan yutuqlar va kimning javobgarligi haqida xabar bering.
- Agar oxirgi uchrashuvdan buyon rivojlanmagan ish rejasi bo'lsa, buning sababini so'rang.
- Agar bu vaqt yoki boshqa resurslarning etishmasligidan kelib chiqsa, loyihani boshqarishga tayinlangan shaxs bilan yechimni muhokama qiling yoki masalani yig'ilishdan tashqarida batafsil muhokama qiling.
3 -qadam. Agar bahs mavzudan chetga chiqsa, diqqatni qayta qarating
Ba'zida, ishtirokchilarning g'ayratli yoki umidsizligi tufayli munozara o'z yo'lini yo'qotadi. Diqqatni qarating va adashgan munozaralarni quyidagi yo'llar bilan yo'naltiring:
- Uchrashuvni faktlarni yig'ish vazifasi deb hisoblang. Har bir ishtirokchiga gapirish imkoniyatini bering, shunda siz iloji boricha ko'proq ma'lumot to'play olasiz. Bu usul, shuningdek, yig'ilish ishtirokchilarini, shu jumladan yig'ilishda ustunlikni yoqtiradiganlarni gapirishga majbur qiladi.
- Guruhlarda fikr almashish uchun elektron muloqot dasturi bo'lgan Cyberstormingdan foydalaning va norasmiy uchrashuvlarda foydalanish mumkin. Bu usul guruh a'zolari eshitishni xohlashi uchun raqobatni oldini oladi, chunki guruhdagi hamma boshqa a'zolarning kirishini ko'ra oladi.
- Agar yig'ilishda kimdir kun tartibidan tashqaridagi masalani muhokama qilsa, neytral bo'ling: "Qiziqarli fikr, Bob! Bu haqda keyinroq gaplashishimiz mumkin.” Ko'p odamlar yig'ilish kun tartibidan chetga chiqadigan narsalarni muhokama qilishayotganini sezmaydilar, lekin agar bu masala haqiqatan ham muhim bo'lsa, ular sizning oldingizga kelishadi.
- Munozara yo'nalishini nazorat qiling. Uzoq gaplashadigan ishtirokchilardan tashqari, uchrashuvda muammolar paydo bo'lishi mumkin, chunki kimdir kun tartibidan tashqarida bo'lgan mavzularni muhokama qilishni davom ettirmoqda. Buni bartaraf etish uchun avval uning aytganlarini tinglang va keyin bu masalani keyingi uchrashuvda muhokama qilishni taklif qiling. Uchrashuv kun tartibida sanab o'tilgan masalalarni muhokama qilish davom etishini ta'kidlang.
- Uchrashuvni boshqaradigan odam bilan shaxsiy suhbat qurib, sababini so'rang. G'azablanish o'rniga, tashvish bildiring. Uchrashuvda ko'rgan narsangizga e'tibor qarating va uning xatti -harakatlarini tushuntirishga ruxsat bering. Unga uchrashuvni boshqarishni to'xtatishga yordam berishni taklif qiling.
Qadam 4. Jadval bo'yicha keyingi mavzuga o'ting
Ishonchli bo'lish orqali vaqtni boshqarishni mashq qiling, qo'pol bo'lmang. Vaqtni to'g'ri belgilash har bir ishtirokchiga uchrashuv hali ham davom etayotganini va uchrashuv bilan bog'liq bo'lmagan munozaralar uchrashuv tugagandan so'ng davom ettirilishi mumkinligini biladi.
Shoshmang. Vaziyatni nazorat ostiga olishingiz kerak bo'lsa ham, agar munozara qisqartirilsa, uchrashuvning foydasi kam bo'ladi. Uchrashuv davom etishidan oldin, ishtirokchilarga savollar berish yoki o'z fikrlarini bildirish imkoniyatini bering. Jamoaning barcha a'zolari o'zlarini e'tiborsiz his qilishdan ko'ra, o'zlarini his qilishlariga ishonch hosil qiling
5 -qadam. Muhim mavzuni ta'kidlang
Asosiy maqsadlarga va ularning asosiy maqsadlarga erishishni qo'llab -quvvatlaydigan boshqa maqsadlar bilan aloqalariga urg'u bering.
Uchrashuv ishtirokchilariga ular ishlayotgan loyihaning ko'lamini va ularning rollarini birlikning muhim qismi sifatida tushunishlari uchun tushuntiring
Qadam 6. Agar kerak bo'lsa, eslatmalar yozishga yordam bering
Uchrashuv boshlanishidan oldin, bayonnomani kim olishini hal qiling. Agar u xafa bo'lsa, yordam qo'lini cho'zing yoki o'zingiz yozib oling.
Qadam 7. Tushunmovchilik bo'lsa, aniqlik kiriting
Barcha mavzular muhokama qilinganidan so'ng, yig'ilish rahbari yig'ilish xulosasini tuzadi, shunda ishtirokchilar uchrashuv natijalarini bilishadi va agar hali aniq bo'lmagan narsalar bo'lsa, savollar berishadi.
Uchrashuv rahbari sifatida barcha ishtirokchilar uchrashuv natijalarini tushunishlari uchun batafsil tushuntirishlar bering
Qadam 8. Uchrashuvni yopishdan oldin, to'liq xulosani taqdim eting
Qaror qabul qilishda qat'iy bo'lgan rahbarlar turg'unlik va noaniqlikni oldini oladi, xodimlarni g'ayratli va rag'batli ishlashga majbur qiladi, o'zgarishlar va yangi ma'lumotlarga sezgir bo'ladi. Buni quyidagi xususiyatlardan ko'rish mumkin:
- Kompaniya/tashkiliy maqsadlar va etika qarorlari o'rtasida muvofiqlikni ta'minlash uchun aniq maqsadlarga ega bo'ling.
- Samarali va samarali qaror qabul qilishning asosi sifatida hayotiy hayotda o'rnak ko'rsatish va mehnat etikasiga rioya qilish orqali g'amxo'rlik qilish.
- Shaffoflikni, ya'ni fidoyilikni namoyish eting, shunda kompaniya uchun foydali bo'lgan qarorlar har kimga o'zini rivojlantirish imkoniyatini beradi.
- Muvaffaqiyatsizlikni yaxshiroq qaror qabul qila oladigan qadam bo'ladi. Agar biror narsa noto'g'ri bo'lsa, hal qiluvchi rahbar vaziyatni tushunishga qodir.
- Korxona/tashkiliy madaniyatga muvofiq, bo'ysunuvchilar yoki boshliqlar bilan muloqotda kelishmovchiliklar yoki qarama -qarshiliklarning oldini olish uchun ochiq va samarali muloqot.
