Ish va biznes, ayniqsa ofis muhitida, ma'lum darajadagi hamkorlikni talab qiladi. Masalan, muhim qarorlarni qabul qilish uchun ko'pincha bir kishining nuqtai nazaridan ko'proq narsa talab qilinadi va umuman, muhim ishning muvaffaqiyati bir qancha odamlarning tajribasini talab qiladi. Uchrashuvlar - bu tizimli va uyushgan hamkorlikni yaratish usuli, lekin maqsadsiz yoki nazoratsiz uchrashuvlar juda uzoq va samarasiz bo'lib qolishi mumkin. Uchrashuvlarni rejalashtirish, tayyorlash va olib borishni bilish samarali uchrashuv va vaqtni behuda sarflashdan farq qilishi mumkin.
Qadam
3dan 1 qism: Uchrashuvga tayyorgarlik
Qadam 1. bo'lajak uchrashuvni ishtirokchilar bilan muhokama qiling
Siz bo'lajak yig'ilishga raislik qilayotganingizni bilganingizda, birinchi navbatda, ishtirok etadigan odamlar bilan (ayniqsa, muhim va yuqori darajali odamlar) suhbatlashishga ozgina vaqt ajratish kerak. Uchrashuvda muhokama qilmoqchi bo'lgan biror narsa bormi, deb so'rang. Javoblaringizni yozib oling va kun tartibini yozayotganda ularni ko'rsatma sifatida ishlating.
Ishtirokchilardan nimani muhokama qilishni xohlashlarini so'rash - bu faqat kun tartibini yozishni osonlashtirish uchun emas, balki yig'ilish boshlanishidan oldin ham ularni uchrashuv jarayoniga jalb qilish. Odamlar, ular uchun muhim bo'lgan masalalar muhokama qilinishini bilganlarida, uchrashuvlarda qatnashish va e'tibor berish ehtimoli ko'proq
2 -qadam. Kun tartibini yozing va baham ko'ring
Uchrashuv kun tartibi nafaqat yig'ilish rahbari uchun, balki hozir bo'lgan mehmonlar uchun ham foydali. Kun tartibiga uchrashuv haqidagi foydali ma'lumotlar kiradi, masalan, qachon, qaerda va kim qatnashadi. Eng muhimi, kun tartibida muhokama qilinadigan mavzular ham ko'rsatilgan, shunda hamma tayyorgarlik ko'rishi mumkin. Uchrashuvdan oldin kun tartibini yuboring - uchrashuv qanchalik muhim bo'lsa, kun tartibini shunchalik erta yuborishingiz kerak.
Kun tartibiga qo'yilishi kerak bo'lgan narsa - har bir muhokamaning taxminiy muddati. Qat'iy jadvalga ega bo'lish, uchrashuvni to'g'ri yo'lga qo'yishni osonlashtiradi. Sizning kun tartibingizdagi ba'zi tadbirlar uzoq davom etsa (va boshqalar tezroq), jadval sizga umumiy vaqtni tartibga solish va sozlashni osonlashtiradi
Qadam 3. Oldingi munozaralar va uchrashuvlar mavzusida tadqiqot o'tkazing
Uchrashuvda ishtirok etayotgan odamlar siz muhokama qilmoqchi bo'lgan mavzu bo'yicha barcha ma'lumotlarga ega bo'lmasligi mumkin - ba'zilari oxirgi uchrashuvda qatnashmagan bo'lishi mumkin, boshqalari esa unutgan bo'lishi mumkin. Uchrashuv raisi sifatida siz hozirgacha munozara tarixini bilganingiz ma'qul. Muhim uchrashuvlarda qatnashgan odamlar bilan gaplashib ko'ring, hal qilinmagan muammolarni bilib oling, shunda ularni uchrashuvda muhokama qilishingiz mumkin. Shuningdek, rejalaringizni tartibga solishga yordam berish uchun yozuvlarni saqlaydigan rasmiydan oxirgi uchrashuvning bayonnomasini olishingiz kerak bo'ladi.
Oldingi uchrashuvlardan olingan daqiqalar siz uchun etakchi sifatida muhim manba bo'lishi mumkin. Daqiqalar oxirgi uchrashuvda bo'lib o'tgan munozaralar va qarorlarni umumlashtiradi, shuning uchun siz barcha muhim ma'lumotlarni nisbatan tez va oson topishingiz mumkin. Uchrashuv kun tartibi bilan birga ishtirokchilar bilan uchrashuvning muhim daqiqalarini bo'lishishingiz kerak bo'lishi mumkin
Qadam 4. Uchrashuv joyini oldindan tayyorlang
Uchrashuv kuni siz foydalanadigan xona yoki joy toza, ozoda va yig'ilish ishtirokchilarini joylashtirishga tayyor ekanligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Uchrashuv texnologiyasining barcha komponentlari (masalan, prezentatsiyalar, proyektorlar, vizual qurilmalar va boshqalar) to'g'ri ishlashiga va ishlashga tayyorligiga ishonch hosil qilishingiz kerak - texnik tartibsizlik qimmatli vaqtni behuda sarflashi va uchrashuvning uzluksiz ishlashini buzishi mumkin.
Agar siz elektron taqdimotdan (masalan, PowerPoint va boshqalar) foydalansangiz, taqdimotda ishlatiladigan masofadan boshqarish pulti yoki chertish vositasi bilan tanishishga vaqt ajrating. Siz, albatta, muhim masalalarni muhokama qilayotganda, nazoratchilar bilan vaqt o'tkazishni xohlamaysiz
3 -qismning 2 -qismi: Uchrashuvlar paytida rahbar vazifasini bajarish
Qadam 1. Uchrashuvni rasman oching
Belgilangan vaqt tugagach va barcha ishtirokchilar (yoki hech bo'lmaganda barcha muhim ishtirokchilar) hozir bo'lganda, xonadagi har bir kishiga e'tibor qarating. O'zingizni rahbar sifatida tanishtiring va uchrashuvning maqsadi nima. Rejalashtirilgan uchrashuv qachon tugashini aytib, vaqt oralig'ini belgilang - siz uzoq yoki qisqa uchrashuv o'tkazishingiz mumkin, lekin muddatni oldindan belgilash uchrashuvni o'z vaqtida o'tkazishga yordam beradi. Agar ba'zi ishtirokchilar bir -birlarini tanimasalar, ishtirokchilarning ismlarini qisqacha o'qishga va muhim ishtirokchilarni tanishtirishga vaqt ajrating.
Ta'kidlash joizki, ayrim korxona va tashkilotlarda yig'ilishlarni ochish va o'tkazish bo'yicha qat'iy va muntazam tartiblar mavjud. Masalan, ba'zi tashkilotlar borki, ular bolg'a taqillashi bilan uchrashuvlarni ochadilar
Qadam 2. Oldingi uchrashuvlarning tegishli xulosalarini taqdim eting
Uzoq davom etayotgan loyihaning bir qismi bo'lgan uchrashuv boshlanishida, siz avvalgi yig'ilishdagi voqealar yoki qarorlar haqida qisqacha ma'lumot berib, loyiha haqida qisqacha ma'lumot berishingiz kerak. Hamma ishtirokchilar siz kabi munozara mavzusi haqida ko'p ma'lumotga ega emas, shuning uchun bu qadam uchrashuvni samarali va samarali bo'lishiga yordam berishi mumkin.
- Oldingi uchrashuvlar natijalarini o'zingiz xulosa qilishning o'rniga, yig'ilish kotibi yoki mansabdor shaxsdan oldingi uchrashuvlar bayonnomasini o'qishni so'rashingiz mumkin.
- Bundan tashqari, oldingi uchrashuvdan keyin sodir bo'lgan muhim yozishmalar yoki xabarlarni o'qishni o'ylab ko'rish kerak.
- Shuni ta'kidlash kerakki, agar siz ishtirokchilarga bayonnomalar/yozishmalar nusxalarini taqdim qilsangiz, ularni o'qish kerak bo'lmasligi mumkin.
3 -qadam. Muhim ishtirokchilarga umumiy vaziyat haqida hisobot berishga ruxsat bering
So'ngra, oxirgi uchrashuvdan beri sodir bo'lgan yangi o'zgarishlar haqida sizni xabardor qilish uchun tegishli ma'lumotga ega odamlarni taklif qiling. Bu har qanday narsa bo'lishi mumkin - masalan, korxona yoki tashkilot oldida turgan yangi muammolar, kadrlar o'zgarishi, loyihalarni ishlab chiqish va strategiyadagi o'zgarishlar. Uchrashuv ishtirokchilari, avvalgi uchrashuvlar natijasida qilingan aniq harakatlar natijalari haqida ham eshitishni xohlaydilar.
Qadam 4. Barcha tugallanmagan ishni tugating
Agar hal qilinmagan muammolar va oxirgi uchrashuvdan qabul qilinmagan qarorlar bo'lsa, yangi muammolarni muhokama qilishdan oldin ularni hal qilishga harakat qiling. Oldingi masala qancha uzoqroqqa qo'yilsa, ishtirokchilar shunchalik mas'uliyatni o'z zimmasiga olishni xohlamaydilar, shuning uchun uchrashuv davomida tugallanmagan har qanday ishni aniqlab, hal qilishga harakat qiling. Odatda, tugallanmagan biznes avvalgi yig'ilish bayonnomasida "hal qilinmagan" yoki "keyingi muhokamaga topshirilgan" deb belgilanadi.
- Siz ishlayotgan madaniyat va qoidalarga qarab, sizning biznesingiz yoki tashkilotingiz qaror qabul qilishning o'ziga xos tartib-qoidalariga ega bo'lishi mumkin-masalan, yig'ilish ishtirokchilari faqat ko'pchilikning kelishuviga erishishi mumkin, yoki, ehtimol, yuqori darajadagi odamlar guruhiga qaror qabul qilish kerak bo'ladi. barcha qarorlar.
- Shuni yodda tutingki, uchrashuv paytida ba'zi narsalarni tugatish juda katta. Siz tugallanmagan loyihalarning uzoq muddatli rivojlanishi haqida o'ylashingiz shart emas. Biroq, siz hozirda harakat talab qiladigan qaror yoki loyihani ko'tarishingiz kerak.
5 -qadam. Yangi biznesni muhokama qiling
Keyinchalik, muhokama qilinishi kerak bo'lgan har qanday yangi muammolar, tashvishlar va muammolarni o'ylab ko'ring. Bu tabiiyki, avvalgi va hozirgi uchrashuvlar o'rtasidagi voqealardan kelib chiqadi. Ishtirokchilardan aniq va aniq qarorlar qabul qilishga harakat qiling - qancha javobsiz qoldirsangiz, keyingi uchrashuvga shunchalik ko'p hal qilinmagan masalalarni olib kelasiz.
6 -qadam Uchrashuv yakunini o'qing
O'zingizning eski va dolzarb masalalaringizni hal qilib bo'lgach, yig'ilish xulosasini hozir bo'lganlarning hammasi bilan o'qish uchun vaqt ajrating. Alohida qabul qilingan barcha qarorlarni sanab o'ting va agar kerak bo'lsa, ishtirokchilar keyingi yig'ilishga qadar bajarishi kerak bo'lgan aniq harakatlarni tasvirlab bering.
Bu qadam juda muhim - bu sizning loyihangiz qayerda ekanligini va ulardan nima kutilayotganini bilgan holda hamma yig'ilishdan chiqib ketishini ta'minlashning oxirgi imkoniyati
7 -qadam. Keyingi uchrashuvning asoslarini aytib, xulosa qiling
Nihoyat, keyingi uchrashuvda nima muhokama qilinishini ayting va rejalashtirishni boshlaganingizda, uchrashuv qachon va qaerda o'tkazilishini ayting. Bu ishtirokchilarga muhim loyiha yoki qarordan ikkinchisiga uzluksizlik tuyg'usini yaratishga yordam beradi va ularga topshirilgan vazifani davom ettirish yoki bajarish uchun vaqt beradi.
Ta'kidlash joizki, agar siz hozirgi yig'ilishda barcha eski va yangi masalalarni yoritgan bo'lsangiz, boshqa uchrashuvni rejalashtirishingiz shart emas. Ammo, agar muhokama qilinadigan yoki hal qilinmagan muammolar mavjud bo'lsa yoki siz biron bir loyihaning rivojlanishini ko'rishni istasangiz, boshqa uchrashuv yaxshi fikr bo'lishi mumkin
3dan 3 qism: Uchrashuvlarni samarali o'tkazish
1 -qadam. Munozaraga rahbarlik qiling, lekin unga ustunlik qilmang
Uchrashuv etakchisi sifatida sizning vazifalaringizdan biri bu munozarani muammosiz davom ettirishdir. Sizning vazifangiz barcha masalalar bo'yicha fikr bildirish yoki munozaraning belgilangan jadvalda o'tishiga ishonch hosil qilish emas. Sizda moslashuvchanlik bo'lishi kerak. Boshqa ishtirokchilarga erkin gapirishlariga ruxsat bering va agar ular kun tartibida bo'lmasa ham, yangi munozara mavzularining paydo bo'lishiga yo'l qo'ying. Muhokamani davom ettirish uchun sizga mavzuni nozik tarzda tugatish yoki muayyan mavzuni o'zgartirish kerak bo'lishi mumkin, lekin siz uchrashuvning barcha jabhalarini nazorat qilishingiz kerak deb o'ylamasligingiz kerak. Zero, uchrashuvlar - bu birgalikdagi jarayon.
Uchrashuv paytida kun tartibiga e'tibor bering. Agar uchrashuv kun tartibidan tashqarida bo'lsa, siz ba'zi muhokama mavzularini o'tkazib yuborishingiz yoki ularni keyinga qoldirishingiz kerak bo'lishi mumkin. Agar muhokama qilinayotgan mavzu juda muhim bo'lsa, buni qilishdan qo'rqmang
2 -qadam. Barcha ishtirokchilarni ishtirok etishga undang
Uchrashuv rahbari sifatida sizning vazifangiz ochiq va samarali uchrashuvni ta'minlashdir. Agar siz muhokama qilinayotgan masala bo'yicha bilimga ega bo'lgan ba'zi ishtirokchilar guruhga ochiq emasligini ko'rsangiz, ularni suhbatga undang. Siz ularga to'g'ridan-to'g'ri qo'ng'iroq qilishingiz yoki qo'ng'iroq qilishingiz shart emas-"Mitha xonimning tajribasi bu erda foydalidir" kabi bir narsani ayting va bu kam faol a'zolarni yig'ilishga jalb qilishning ajoyib usuli.
Qadam 3. Hamma muhokama qilinayotgan narsani tushunishiga ishonch hosil qiling
Uchrashuvga tashrif buyurganlarning hammasi bir xil tajribaga yoki munozara mavzusiga ega bo'lgan bilimlarga ega ekanligini eslash qiyin. Uchrashuvda ishtirokchilar o'z vaqtlarini oqilona o'tkazishini ta'minlash uchun siz fursatdan foydalanib murakkab masalani yoki mavzuni qisqartirishni xohlaysiz. Bu ma'lumotni bilmagan ishtirokchilar, albatta, buni qadrlashadi.
4 -qadam. Qiyin yoki noqulay savollarni e'tiborsiz qoldirmang
Agar bunday savollar vakolatli rahbar tomonidan nazorat qilinmasa, uchrashuv samarasiz bo'ladi. Uchrashuvda muhokama qilmoqchi bo'lgan barcha muhim masalalar muhokama qilinganiga ishonch hosil qilishga harakat qiling. Ishtirokchilarning aybini boshqa joyga qo'yishiga yoki hal qilinmagan muammolar uchun noaniq bahonalar berishiga yo'l qo'ymang. Hech kim muhokama qilmoqchi bo'lmagan masalalarga aniqlik kiritishga va javob olishga harakat qiling. Garchi ishtirokchilar buni xohlamasalar ham, uchrashuv samarali bo'lishi uchun bu savollarga javob berish kerak.
Barcha muhim qarorlar yozilganligiga ishonch hosil qiling (agar sizda rasmiy yoki eslatuvchi bo'lsa, bu vazifani ularga topshiring). Agar siz qiyin savol berishda qiyinchiliklarga duch kelsangiz, javoblaringiz yaxshi hujjatlashtirilganligiga ishonch hosil qilishni xohlaysiz
5 -qadam. Vaqtingizni kuzatib boring
Uchrashuvlarning yomon obro'ga ega bo'lishining bir sababi bor-ko'pchilik odamlar uchun uchrashuvlar ko'p vaqt talab qiladigan mashg'ulotdir. Uchrashuv uzoq davom etmasligi uchun, munozarani davom ettirish uchun etakchi sifatida o'z kuchingizdan foydalaning. Agar uchrashuv siz kutgandan ko'ra uzoqroq davom etadiganga o'xshasa, ba'zi muhim bo'lmagan masalalarni yoki suhbatlarni keyingi muhokamaga qoldirishdan qo'rqmang. Siz ishtirokchining vaqtini behuda sarflamaslik uchun jadvalni tuzatishga tayyor va tayyor bo'lishingiz kerak.
