Kompaniyalar bilan bitim tuzayotganda, ba'zida biz taklif qilingan mahsulot yoki xizmat qoniqarsiz bo'lgani uchun shikoyat xati yuborish zarurligini sezamiz. Ushbu maqolada wikiHow xatni qanday yozishni tushuntiradi.
Qadam
3 -usul 1: Shikoyat xati yozish
Qadam 1. Shikoyat maktubini mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga yuboring
Shunday qilib, siz kompaniyadan javob olish ehtimoli ko'proq, chunki mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limi shikoyatlarga javob berish uchun javobgardir, shunda sizning maktubingiz samarali va samarali tarzda qayta ishlanadi.
- Mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri yoki kompaniya direktorining ismini va unga shaxsan yozilgan maktubning maqsadini bilib oling. Xatni "Hurmatli janob/xonim", keyin to'liq ismingizni yozishdan boshlang. Agar siz uning ismini bilmasangiz, "Hurmatli mijozlarga xizmat ko'rsatish menejeri" deb yozing.
- Odatda, mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limining manzilini kompaniyaning veb -saytida, broshyuralarda, reklamalarda yoki mahsulot qadoqlarida topish mumkin.
2 -qadam. Xatning mohiyatini yozishni davom ettiring
Xatni yozish sababini tushuntirish va shikoyat qilish uchun birinchi jumladan foydalaning. Iloji boricha ko'proq dalillarni keltiring, masalan, xizmatni olgan yoki mahsulotni sotib olgan sana, vaqt va joy, tegishli ma'lumotlar, masalan, seriya raqami va mahsulot modeli.
- O'quvchi maktubning mohiyatini 5 soniyadan kamroq vaqt ichida tushuna olishiga ishonch hosil qiling. Shunday qilib, uzoq kirish so'zini yozishning hojati yo'q.
- Sizning tabriknomangizni yozganingizdan so'ng, muammoingizni tushuntirish uchun batafsil ma'lumot bering, lekin birinchi jumla o'quvchining e'tiborini sizning shikoyatingizga qaratganligiga ishonch hosil qiling.
- Birinchi jumlaga misol: "Bu xat orqali men sochlarini fen mashinasi _ buzilganligi sababli shikoyat qilmoqchiman. Bu mahsulot _ sanasida Jalan _, Jakarta shahrida joylashgan _ do'konida sotib olingan".
Qadam 3. O'zingiz xohlagan yechim yoki vositani aniq ayting
Agar siz mahsulotni almashtirishni, qaytarishni, mahsulotni ta'mirlashni yoki boshqa yo'l bilan tovon puli talab qilayotgan bo'lsangiz, buni ikkinchi xatboshida yozing. Shunday qilib, o'quvchi javob maktubini jo'natish yoki qaltis javob berishning o'rniga, echimni taqdim etishi kerak.
- Sizning shikoyatingizni ijobiy so'zlar bilan ifodalang, bu sizning eng yaxshi echimni kutayotganingizni va sodiq mijoz bo'lib qolishingizni ko'rsatadi. Agar siz pulni qaytarishni yoki boshqa kompensatsiya turini so'rasangiz va bu masalani uchinchi tomonga beraman deb aytsangiz, xatni o'qiyotgan kishi yechim topishga qiziqmaydi.
- Agar siz kompaniyadan kengroq muammolarni hal qilishini kutsangiz, ularga yozing. Biroq, o'quvchilarga bu kabi savollarga javob berish uchun odatda ko'proq vaqt kerak bo'ladi.
- Birinchi maktubda sudga berish bilan tahdid qilmang. Bu siz xohlagan eng yaxshi echim bo'lishi mumkin, lekin bu safar siz shunchaki shikoyat qilishingiz va javobni kutishingiz mumkin.
Qadam 4. Qo'llab -quvvatlovchi hujjatlarning nusxalarini ilova qiling
Maktubni to'lov kvitansiyalari, sotib olish schyot -fakturalari, kafolat kartalari, cheklar yoki o'tkazishni tasdiqlovchi hujjatlar, kerak bo'lganda fotosuratlar yoki videolar kabi tasdiqlovchi hujjatlarning nusxalari bilan to'ldirganingizga ishonch hosil qiling. Maktubga ilova sifatida tegishli hujjatlarni qo'shing.
- Yuborganingizga ishonch hosil qiling nusxa ko'chirish ilova qilingan hujjat, asl nusxasi o'rniga. Shunday qilib, agar siz boshqalarga ko'rsatilishi kerak bo'lsa, siz muhim ma'lumotlar yoki hujjatlarni yo'qotishingiz xavfi yo'q.
- Maktubga ilova qilingan hujjatlarni qo'shing. Masalan: "Bu xat bilan birga men to'lov kvitansiyasining fotokopisini, sochlarini fen mashinasining kafolat kartasini va mahsulotning seriya raqamining fotosuratini ilova qilaman."
Qadam 5. Muammoni hal qilish muddatini belgilang
Maktubni qabul qiluvchiga echimni yuborish muddati sifatida siz aniq sanani kiritishingiz kerak. Bu qadam sizni xotirjam qiladi va muammo tezroq hal qilinadi.
- Vaqt chegarasi harflarning yo'qolishi yoki e'tiborga olinmasligi xavfini kamaytiradi, chunki bu noqulaylik va bezovtalikka olib kelishi mumkin.
- Haqiqiy vaqt chegarasini taqdim eting. Odatda, 1-2 hafta etarli, lekin siz muammoni va kutilayotgan yechimni hisobga olishingiz kerak.
Qadam 6. Xatni xushmuomalalik bilan tugating
Ko'rsatilgan yordam uchun rahmat ayting. Ikkala tomonga ham o'zlarini foydali his qilishlariga yordam berish uchun, muloqot yanada samaraliroq bo'lishi uchun o'quvchilaringiz sizga qanday aytishi mumkinligini aytib bering.
Agar siz xat oluvchining ismini bilsangiz, "Wasalam" ni yakunlovchi tabrik sifatida yozing. Agar yo'q bo'lsa, xatni "Hurmat bilan" deb yozing. Shikoyat maktubini norasmiy yopilish tabrigi bilan tugatmang, masalan, "Hammasi shu" yoki "Rahmat"
3 -usul 2: To'g'ri uslub va formatdan foydalanish
Qadam 1. Xushmuomala uslubda xat yozing
Siz g'azablanib, o'zingizni haqoratli his qilishingiz mumkin, lekin agar siz haqoratli so'zlardan foydalansangiz, xatni o'qiyotgan kishi sizni xafa qiladi. Xatni xushmuomalalik bilan yozing va tahdid, g'azab yoki istehzoli izohlar yozmang. Shuni yodda tutingki, xatni o'qiydigan kishi yuzaga keladigan muammolar uchun javobgar emas va u boshqalarni ayblashdan ko'ra, xushmuomala va xushmuomala mijozlarga xizmat ko'rsatishni afzal ko'radi.
- Esda tutingki, maktub yuborilgan kompaniya sizga hech qanday qiyinchilik tug'dirmaydi. Umuman olganda, kompaniya mijozlar ehtiyojini qondirishga katta e'tibor beradi.
- Agar siz xatingizni o'quvchiga yomon niyatli deb o'ylashdan ko'ra, unga yordam berishga tayyor odam sifatida qarasangiz, sizda yechim topish ehtimoli ko'proq.
- Xafa bo'lganingizda xat yozmang. O'zingizni xotirjam his qilguncha kuting. Agar siz hali ham xat yozmoqchi bo'lsangiz, uni 1-2 kun saqlang va keyin uni yuborishdan oldin yana o'qing. Balki siz do'stona uslubda yangi xat yozgandirsiz.
2 -qadam. Oddiy xat yozing
Mijozlarga xizmat ko'rsatish xodimlari har kuni yuzlab xatlarni qabul qilishlari mumkin. Shuning uchun, u aniq xat yozganingizga ishonch hosil qiling, shunda u o'qishni boshlaganda maqsadga yetishi mumkin. Uzoq yoki batafsil yozilgan xatlar o'quvchini mazmunini umumlashtirishga majbur qiladi, shuning uchun ular nimani boshdan kechirayotganingizni va nimani xohlayotganingizni tushunmaydi.
- Uzoq muddatli ma'lumot bermang va boshqalarni xafa qiladigan qattiq so'zlarni ishlatmang.
- Shikoyat xati yozganingizga ishonch hosil qiling, maksimal 1 sahifa yoki 200 so'z.
Qadam 3. Nufuzli til uslubidan foydalaning
Bu qadam o'quvchi sizning shikoyatingizga jiddiy qarash kerakligini tushunishi uchun samarali jumlalar bilan xat tayyorlashga yordam beradi. Vakolatli til jiddiy shikoyat qilishda muhim rol o'ynaydi, masalan, moliyaviy.
- Vakolatli til uslubi turli jihatlardan iborat, masalan, to'g'ri so'zlarni tanlash qobiliyati, iste'molchilar huquqlari va kompaniyaning majburiyatlarini bilish va xat yozish bo'yicha professional ko'nikmalar.
- Bu jihat sizning ishonchingizni oshiradi, shuning uchun siz ijobiy javob olishingiz mumkin.
4 -qadam. Harfni to'g'ri yozish va formatlash bilan yozing
Yuqorida aytib o'tilganidek, professional tarzda formatlangan xat o'quvchilarning shikoyatingizga qanday ta'sir qilishiga ta'sir qiladi. O'ng yuqori burchakda xatning sanasini kiriting. Bir qatorni o'tkazib yuboring va qabul qiluvchining to'liq ismini yoki unvonini chap tomonga yozing. Keyingi qatorga kompaniya manzilini yozing. Bir qatorni o'tkazib yuboring va keyin tabrik yozing.
- Harflarni kompyuter yordamida yozing, shunda yozuv toza va o'qilishi osonroq bo'ladi. Agar siz qo'lda yozishingiz kerak bo'lsa, yozuvingiz toza, chiziqlar yoki siyoh izlari yo'q va aniq o'qilganligiga ishonch hosil qiling.
- Imzo uchun "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" ostida bir nechta bo'sh satrlarni tayyorlang. O'qish oson bo'lishi uchun to'liq ismingizni imzo ostiga aniq yozing.
- To'g'ri, to'g'ri joylashtirilgan harflarni yozing va barcha paragraflar uzunligi deyarli bir xil.
5 -qadam. Imlo va grammatikani tekshiring
Agar imlo va grammatik xatolar bo'lsa, shikoyatingiz e'tiborga olinmasligi mumkin. Harfni chop etishdan oldin kompyuter yordamida imlo tekshiruvi vaqti. Boshqa odamga xatni yuborishdan oldin uni o'qib bering.
3 -dan 3 -usul: Xatlarni kuzatib borish
Qadam 1. Belgilangan muddat tugashini kuting
Sabr qiling va belgilangan vaqtgacha hech qanday chora ko'rmang. Agar javob bo'lmasa, siz xatni qabul qildingizmi yoki yo'qmi, deb qo'ng'iroq qilishingiz yoki elektron pochta orqali yuborishingiz mumkin. Maktub oluvchiga xurofot qo'ymang.
Agar siz xatga javob olmagan bo'lsangiz yoki javob qoniqarsiz bo'lsa, shikoyatni yuqori lavozimdagi odamga etkazing
Qadam 2. Yuqori mansabdor shaxsga xat yuboring
Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish direktori bilan bog'langaningizdan keyin biror yechim topmasangiz, yuqori lavozimdagi odamni toping va unga yozing. Qachonki siz yuqori martabali zobitga, xodimlardan tortib direktorga, direktor o'rinbosarigacha direktorga xat topshirsangiz, oxirgi yozishmalarni ilova qiling. Shunday qilib, maktubni olgan kishi eng yangi maqomga ega bo'lgan to'liq ma'lumotga ega bo'ladi va qisqa vaqt ichida eng yaxshi echimni taqdim etishi kutiladi.
- Birinchi qadam sifatida, to'g'ridan -to'g'ri prezidentga murojaat qilish o'rniga, mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limiga shikoyat yozgan ma'qul. Mijozlarga xizmat ko'rsatish xodimlari shikoyatlarni qanday hal qilishni yaxshiroq tushunishadi va direktorga yozilgan xatlar odatda shu bo'limga qaytariladi.
- Agar siz mijozlarga xizmat ko'rsatish bo'limini chetlab o'tsangiz, shikoyatingiz ko'rib chiqilmasligi mumkin.
- Agar siz direktorga yoki bosh direktorga shikoyat qilsangiz, xatni juda aniq, aniq va tizimli yozganingizga ishonch hosil qiling, chunki u nima bo'lganini oldindan bilmaydi.
Qadam 3. Agar qonuniy chora ko'rmoqchi bo'lsangiz, advokatga murojaat qiling
Advokatlar sud orqali qanday da'vo arizasini berishni tushunishadi. Esingizda bo'lsin, bu usul oxirgi variant bo'lishi kerak. Huquqiy kanallar to'g'ridan -to'g'ri muhokama qilinadigan shikoyat xati xat mazmunini befarq qoldiradi va sizning kompensatsiya talabingiz rad etiladi. Agar sizning tahdidingizga javob berilsa, bu qadam o'z-o'zidan mag'lub bo'lishi mumkin.
Maslahatlar
- Ismingizni, uy manzilingizni, elektron pochta manzilingizni va telefon raqamingizni (uy, ish, uyali telefon) kiritganingizga ishonch hosil qiling. Bundan tashqari, xatni o'quvchidan aloqa ma'lumotlarini berishni so'rang, shunda har ikki tomon ham shikoyatni hal qilish jarayoni haqida xabar berishni davom ettirishi mumkin.
- Yuborishdan oldin xatni qayta o'qing va to'g'ri va tasdiqlangan ma'lumotlarni taqdim etib, ijobiy bo'ling.
- Shikoyatlarni pochta orqali yuborish elektron pochta, faks yoki kompaniyaning blogida/veb -saytida yozishdan ko'ra ko'proq ta'sir qiladi. Ko'p kompaniyalar rasmiy xat orqali yuborilgan shikoyatlarni birinchi o'ringa qo'yadilar.
- Barcha yozishmalarning nusxalarini saqlang va xat yuborilgan sanaga e'tibor bering.
- Maktub yozishdan oldin, nima bo'lganini o'ylashga vaqt ajrating. O'ylab ko'rganingizdan so'ng, siz qanday hal qilishni va qanday so'rov yuborishni bilganingizda xat yozishga tayyormiz.
- Agar kimdir ustidan shikoyat qilmoqchi bo'lsangiz, uning umidsiz xatti -harakati haqida gapiring. Kompaniyani jiddiy tanqid qilmang. Agar siz kompaniya siyosatiga e'tiroz bildirsangiz, pochta o'quvchi yoki rahbariyatni tanqid qilmang. Muammo va kerakli yechimni tasvirlab bering.
- Iste'molchilarga shikoyat yuborish va ma'lum kompaniyalar bilan muammolarga duch kelgan xaridorlar bor -yo'qligini bilish uchun imkoniyatlar ochadigan veb -saytlardan foydalaning. Ushbu veb -sayt orqali yuborilgan iste'molchilar shikoyatlari faylini saqlashingizni tavsiya qilamiz.
- Qonuniylashtirilgan guvohlardan xat yubormang. Agar siz masalani sudda hal qilmoqchi bo'lsangiz, guvohning ismi va ismini saqlaganingizga ishonch hosil qiling. Shuni yodda tutingki, sud to'lovlari odatda juda yuqori. Biz norasmiy bitim tuzishni yoki arbitraj orqali tuzishni maslahat beramiz.
- Kompaniyani tanqid qilmang. Esda tutingki, siz kompensatsiya yoki yechim olishni xohlaysiz. Agar siz xatni o'quvchiga hujum qilsangiz, bu amalga oshmaydi. Agar siz xatni balandroq ohangda yozmoqchi bo'lsangiz, passiv ovozdan qoching, to'g'ridan -to'g'ri va tavsiflovchi til uslubidan foydalaning. Masalan, ayting -chi, siz "umidsizlikka tushib qolish" o'rniga, bu muammoning oqibatida "ziyon" yoki "qiyinchilik" oldingiz.
