Siz hozirgina a'zo bo'lgan qo'mitaning kotibi etib saylandingiz yoki tayinlandingiz. Xavfsiz! Daqiqalarni qanday yaratishni, tayyorlashni va taqdim etishni bilasizmi? Qonun chiqaruvchi "Robertning tartib qoidalari" ga rioya qilishmi yoki bir necha daqiqali vaqtni kamroq rasmiy sharoitda bajarish kerakmi, bu erda amal qilishning muhim usullari.
Qadam
4 -qismning 1 -qismi: Dastlabki tayyorgarlik
Qadam 1. Tashkilotingizning yig'ilish siyosatini tushuning
Agar kotib rasmiy daqiqalar talab qilsa, guruh Robertning Buyurtma Qoidalari yoki boshqa ko'rsatmalarga amal qilishini so'rang. Yana norasmiy sharoitda, bayonnomaga nimalarni kiritish kerakligini yoki ulardan qanday foydalanishni so'rang.
- Eslatma oluvchi sifatida siz Buyurtma Qoidalari sahifasini to'liq bilishingiz shart emas. Biroq, kitobning nusxasini olish (yoki raisdan qarz olish) aniq savollarga javob berish uchun foydali bo'lishi mumkin.
- O'z rolingizni yaxshi tushuning. Protokolni olgan ba'zi kotiblar yig'ilishda qatnashmagan, boshqalari esa bayonnomani olib, muhokamaga o'z hissasini qo'shgan. Ikkala holatda ham, kotib yig'ilish rahbari yoki yordamchisi kabi boshqa asosiy rolga ega bo'lgan kishi bo'lmasligi kerak.
Qadam 2. Shablonni oldindan tayyorlang
Har bir uchrashuv protokoli bir xil ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Shablonlar mos yozuvlar uchun izchil format yaratadi. Quyidagi ma'lumotlar uchun bo'sh joy qo'shing.
- Tashkilot nomi.
- Uchrashuv turi. Bu haftalik yoki yillik yig'ilishmi, kichikroq qo'mita yig'ilishi yoki maxsus maqsadda o'tkazilgan yig'ilishmi?
- Sana, vaqt va joy. Uchrashuvning boshlanishi va oxiri uchun joy oching (ochish va tarqatish).
- Yig'ilish raisi yoki raisining ismi va kotibning (yoki ularning vorisining) ismi.
- "Ishtirokchilar" ro'yxati va "yo'qligi uchun uzr". Bu tashriflar ro'yxati uchun ajoyib atama. Kvorumga erishilganiga e'tibor bering (ovoz berish uchun etarli miqdordagi odam).
- Imzo uchun joy qoldiring. Yozuvchi sifatida siz har doim o'z eslatmalaringizga imzo chekishingiz kerak. Protokol tasdiqlanganda tashkilotingiz siyosatiga muvofiq qo'shimcha imzo talab qilinishi mumkin.
- Agar mavjud bo'lsa, kun tartibi kitobi. Agar rais yoki yig'ilish boshlovchisi sizdan kun tartibini tuzishni so'ramasa, u so'rov bo'yicha tayyor bo'lishi kerak. Malumot uchun kun tartibiga ega bo'lish, yig'ilish bayonnomalarini tuzishga yordam beradi.
Qadam 3. O'zingiz bilan daftar yoki noutbukni oling
Siz olib kelgan narsalar sizga qulay ekanligiga ishonch hosil qiling. Agar siz tez -tez eslatmalar yozmoqchi bo'lsangiz, shu maqsadda daftar saqlang yoki kompyuteringizda papka yarating.
- Agar siz tasdiqlanmagan oldingi uchrashuv uchun daqiqalar olsangiz, ularni o'zingiz bilan olib boring.
- Ovoz yozuvchisi daqiqalarni keyinroq yozishga yordam berishi mumkin bo'lsa -da, ular bir necha daqiqalarni almashtirmaydi. Agar siz uchrashuvni yozib olayotgan bo'lsangiz, yig'ilganlarning hammasi rozi ekanligiga ishonch hosil qiling va so'zma-so'z transkript qilish vasvasasiga berilmang.
- Stenografiyani o'rganish yozuvlarni yozishni tezlashtiradi, lekin yozib olish uchun har bir so'zni yozishning hojati yo'q. Aslida, undan qochish kerak.
- Agar sizdan yig'ilishda ochiq bayonot berish talab qilinsa, OHP yoki taqdimot taxtasidan foydalaning. Uyda keyin siyohni so'ndirmasdan yozib olishingiz mumkinligiga ishonch hosil qiling, shunda siz yozuvlarni yozishda stenografiya yordamida yozishingiz mumkin.
4 -qismning 2 -qismi: Uchrashuv bayonnomasini tuzish
Qadam 1. Ishtirokchilar ro'yxatini baham ko'ring
Hamma hozir bo'lishlari bilanoq, odamlar o'z ismlari va aloqa ma'lumotlarini yozishlari uchun etarli joy bo'lgan qog'ozni (kattaroq uchrashuvlar uchun) bering. Uchrashuvdan so'ng siz ushbu hujjatni shabloningizning ishtirokchilar ro'yxatini to'ldirish uchun ishlatishingiz yoki ushbu ro'yxatni tugagan daqiqalarga joylashtirishingiz mumkin.
Agar siz ko'p odamlar bilan tanish bo'lmasangiz, o'tirish jadvalini tuzing va har kimdan o'zingizni tanishtirishni so'raganingizda to'ldiring. Iloji boricha odamlarni ism -sharifini aytib berish uchun (quyida muhokama qilinganidek), siz o'zingizning daqiqalaringizni yozayotganda ushbu jadval varag'ini tayyorlab qo'ying
Qadam 2. Mavjud shablonlarni iloji boricha to'ldiring
Uchrashuv boshlanishini kutayotganda, tashkilot nomiga, yig'ilish sanasi va joyiga, yig'ilish turiga (haftalik boshqaruv kengashi yig'ilishi, maxsus qo'mita yig'ilishi va boshqalar) e'tibor bering. Uchrashuv boshlanganda, uning boshlanish vaqtiga e'tibor bering.
- Agar sizda shablon bo'lmasa, bu ma'lumotni eslatmaning yuqori qismiga e'tibor bering.
- Agar uchrashuv maxsus maqsad yoki tadbir uchun o'tkazilsa, a'zolarga xabar berish uchun yuborilgan bildirishnomalarni saqlang. Nusxa olingandan so'ng, uni eslatmaga joylashtirishingiz kerak bo'ladi.
3 -qadam. Birinchi harakat natijalarini yozib oling
Ko'pchilik rasmiy uchrashuvlar kun tartibini qabul qilish bilan boshlanadi, shuning uchun bu qadam misol sifatida ishlatiladi. Agar uchrashuv boshqa taklif bilan boshlansa, barcha tegishli ma'lumotlarni yozib qo'yganingizga ishonch hosil qiling:
- Harakatning boshlanishi uchun tegishli so'z "Men taklif qilaman". Bu odatda "Men ushbu kun tartibini qabul qilishni taklif qilaman" kabi jumlalar uchun.
- Taklif qiluvchining ismi (ariza bergan shaxs).
- Ovoz berish natijalari. Agar ovoz berish muvaffaqiyatli bo'lsa, "taklif qabul qilindi" deb yozing. Agar u muvaffaqiyatsiz bo'lsa, "rad etildi" deb yozing.
- Agar siz aniq yozib ololmasangiz, siz yozma ravishda uzoq taklif yuborishingiz mumkin. Agar bu takrorlansa, yig'ilishda bu maqolada iltimosnoma yuborish ma'lum miqdordagi so'zlar bilan qilingan takliflar uchun rasmiy siyosat bo'lishi mumkinmi, deb so'rang.
- Agar siz kun tartibini tuzsangiz, siz bu taklifning tarafdori va bayonnoma kotibi bo'lishingiz mumkin. Buni qilish mumkin; Agar siz ob'ektiv bo'lsangiz, o'zingizning kaskadlaringizni yozishda hech qanday muammo bo'lmasligi kerak.
Qadam 4. Uchrashuv davomida boshqa harakatlarni yozib oling
Butun munozarani diqqat bilan tinglang, lekin (agar boshqacha ko'rsatma bo'lmasa!) Uni yozib olmang. Yangi harakat qilinganida, tegishli ma'lumotlarni yozib oling.
- Esda tutingki, har bir harakatda aniq so'zlar, taklifchining ismi va ovoz berish natijasi bo'lishi kerak.
- Ba'zi takliflar ovoz berishga borishdan oldin takliflar tarafdorlarini talab qiladi. Agar kimdir "Men bu harakatni qo'llab -quvvatlayman" yoki shunga o'xshash so'zlarni aytsa, uning ismini qo'llab -quvvatlovchi sifatida eslang.
- Agar siz taklif qiluvchining ismini bilmasangiz yoki taklifni takrorlashingiz kerak bo'lsa, muloyimlik bilan uchrashuvni to'xtatib qo'ying. Kichik uzilishlarni oqlash uchun ma'lumotni to'g'ri yozib olish muhim ahamiyatga ega.
- Agar harakat tuzatilgan bo'lsa, eslatmalaringizdagi harakat so'zini o'zgartiring. Agar o'zgarish munozarali bo'lmasa va uzoq munozaraga olib kelmasa, o'zgarish yig'ilishda sodir bo'lganligini ta'kidlashning hojati yo'q.
Qadam 5. Hisobotni tinglang va hisobot nusxasini oling
Hisobot, yangiliklar byulleteni yoki shunga o'xshash biror narsa ovoz chiqarib o'qilganda, hisobot sarlavhasi va uni o'qigan kishiga (yoki uni tuzgan kichik qo'mitaning nomiga) e'tibor bering. Agar harakat biriktirilgan bo'lsa, uni boshqa harakatlar kabi yozib oling.
- Uchrashuv oxirida hisobot nusxasini olish eng amaliy hisoblanadi. Uchrashuvdan so'ng o'quvchidan yoki yig'ilish rahbaridan (rais yoki prezidentdan) nusxasini so'rash uchun eslatma yozing. Siz har bir hisobotning nusxasini avvalgi nusxalangan daqiqalarga qo'shib qo'yasiz.
- Agar nusxa mavjud bo'lmasa, asl nusxasi qaerda saqlanganligini yozib qo'ying. Uchrashuvdan so'ng siz ushbu ma'lumotni so'rashingiz kerak bo'lishi mumkin.
- Agar a'zolar og'zaki ma'ruza qilsalar (va hujjatdan o'qimasalar), hisobotning qisqacha va xolis xulosasini yozing. Maxsus tafsilotlarni yoki ma'ruzachining so'zlarini so'zma -so'z kiritmang.
Qadam 6. Qilgan yoki berilgan harakatlarni yozib oling
Bunga o'tgan uchrashuvlardagi vazifalar, shuningdek, yangi harakatlar bilan "tekshirish" kiradi. Birovga xat yozish topshirilganmi? Ularning ismlarini va ko'rsatmalarini yozing.
- Sizning uchrashuvingiz qanchalik rasmiy bo'lishiga qarab, bu harakatlarning ko'pi "harakatlar" toifasiga kiradi. Kamroq rasmiy uchrashuvlar uchun siz aniq bo'lmagan qarorlarni kuzatib borishingiz kerak bo'lishi mumkin.
- Agar qaror qabul qilingan bo'lsa, uning sabablari haqida qisqacha ma'lumot bering.
Qadam 7. Barcha ko'rsatmalar va qarorlarni yozib oling
Qachonki protseduraga e'tiroz bildirilsa, e'tiroz va uning asosini, shuningdek rais tomonidan berilgan to'liq qarorni yozib oling.
Robertning tartib qoidalari, ichki tashkiliy qoidalar yoki kompaniya protokollariga havolalarni kiritganingizga ishonch hosil qiling
Qadam 8. Faqat so'ralganda, munozaraning qisqacha mazmunini yozib oling
Rasmiy ravishda, daqiqalar-bu "aytilganlarni emas," bajarilganlarni "qayd etish." Biroq, tashkilotga tegishli bo'lgan barcha so'rovlarni bajaring.
- Munozaralarni yozayotganda, iloji boricha ob'ektiv bo'ling. Fikrlarni emas, balki aniq fikrlarni qo'shing va sifatlar va qo'shimchalarni ishlatishni kamaytiring. Quruq, aniq va zerikarli yozish - sizning maqsadingiz!
- Munozara xulosasida odamlarning ismini aytmang. Bu, ayniqsa, muammolarni keltirib chiqarishi mumkin bo'lgan bahslarda muhim ahamiyatga ega.
Qadam 9. Uchrashuv oxirida yoping
Uchrashuv bekor qilingan vaqtni yozib oling. Hisobotning nusxasini so'rashni yoki kimgadir sizga yuborishni eslatishni unutmang.
Eslatmalaringizni skanerlang, biror narsani o'tkazib yubordingizmi yoki sizga tushuntirish kerakmi. Agar kimgadir savol berish kerak bo'lsa, ketishdan oldin buni hozir qiling
4 -qismning 3 -qismi: Daqiqalarni nusxalash
Qadam 1. Bu jarayonni iloji boricha tezroq boshlang
Voqealar sizning xotirangizda hali saqlanib turganda, uchrashuvdan so'ng darhol rasmiy daqiqalarni nusxalash yaxshidir.
2 -qadam. Kompyuterdan foydalanib, uchrashuv daqiqalarini yozing
Agar siz noutbukdan yig'ilishda foydalansangiz, buni qilgan bo'lsangiz kerak. Yozuvlaringizni saqlang va daqiqalar uchun yangi hujjat yarating, shunda siz eslatmalaringiz va qaydlaringizni yonma -yon solishtirishingiz mumkin.
Qadam 3. Eslatmalaringizni to'g'ri paragraflarga formatlang
Har bir yangi taklif, qaror yoki ko'rsatma alohida paragrafga kiritilishi kerak. Formatni yaratishda quyidagilarga ishonch hosil qiling:
- To'g'ri imlo va grammatikadan foydalaning. Agar kerak bo'lsa, imlo tekshirgichidan foydalaning.
- Hisobot davomida bir xil tilni ishlating. O'tgan yoki hozirgi zamondan foydalaning, lekin ularni hech qachon bitta hujjatda o'zgartirmang.
- Iloji boricha ob'ektiv yozing. Sizning fikringiz bayonnomadan kelib chiqmasligi kerak. Siz hamma foydalanishi mumkin bo'lgan ob'ektiv yozuvni yaratishga harakat qilyapsiz.
- Oddiy va aniq tildan foydalaning. Noaniq tilni aniq so'zlar bilan almashtirish kerak. Gullarning tavsifi umuman qoldirilishi kerak.
- Munozarani emas, balki qilingan harakatlarni sanab o'ting. Agar sizdan munozarani yozib olish so'ralmasa, siz nimaga e'tibor qaratishingiz kerak bajarildi, nima emas dedi.
- Malumot olish uchun sahifa raqamlarini kiriting.
4 -qadam. Loyiha bayonnomangizni a'zolar bilan baham ko'ring
Ishtirokchilar ro'yxatidagi aloqa ma'lumotlaridan foydalanib, har bir a'zoga nusxasini yuboring. Agar sizda ularning aloqa ma'lumotlari bo'lmasa, uchrashuv rahbari ular bilan bog'lanish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.
Qadam 5. tasdiqlash uchun daqiqa olib
Sizdan keyingi yig'ilishda bayonnomani ovoz chiqarib o'qishingiz va tasdiqlash uchun topshirishingiz so'ralishi mumkin. Agar harakat muvaffaqiyatli bo'lsa, protokol qabul qilinganligini belgilang.
- Agar protokol qabul qilinishidan oldin asosli bo'lsa, hujjatga kiritilgan o'zgarishlarni yozib oling va oxirida protokol tuzatilganligini ko'rsating. Tuzatishni aniq ta'riflamang.
- Agar protokollar qabul qilinganidan keyin tuzatishga harakat qilingan bo'lsa, tegishli bayonnomada harakatning aniq ifodasini va bu harakat ma'qullanganmi yoki yo'qligini kiriting.
4 dan 4 qism: Uchrashuv daqiqalari shablonlaridan foydalanish
Qadam 1. Uchrashuv shablonini yig'uvchi saytiga tashrif buyuring
Tayyor shablon yig'ilish protokollarini tayyorlashda vaqtni tejashga yordam beradi, shu bilan birga qayd etish xatolarining oldini oladi.
Qadam 2. Bu saytlarni o'rganish uchun biroz vaqt ajrating
O'zingiz uchun eng yaxshisini topish uchun qidiruv xususiyatidan foydalaning va mavjud variantlarni o'rganing.
Agar sizga maxsus shablon, umumiy yoki standart kerak bo'lsa, saytga tashrif buyuring va sizning ehtiyojlaringizga mos keladiganini toping, so'ng "Yuklab olish" yoki "shablonni ishlatish" tugmachasini bosib yuklab oling. Yo'qotib yubormaslik uchun uni oson topiladigan joyda saqlaganingizga ishonch hosil qiling
Qadam 3. Andoza faylini oching
Yuklab olingandan so'ng, zip faylini oching va keyin uni Microsoft Word yoki Excel bilan oching. Eng yuqori sifatli shablonni olish va undan foydalanishni osonlashtirish uchun Microsoft word -ning so'nggi versiyasidan foydalaning. Oxirgi versiyadan foydalanish sizning ishingizni soddalashtiradi, shu bilan birga yangi xususiyatlardan foydalanishga imkon beradi.
Qadam 4. Shablon boshiga kompaniya logotipi va mualliflik huquqi belgisini qo'shing
Namuna logotipini olib tashlang, lekin shablon manbai saytidan foydalanish shartlarini o'qing. Siz keraksiz huquqiy muammolarga duch kelishni xohlamaysiz, to'g'rimi?
5 -qadam Sarlavhani o'zgartiring
Sarlavha bo'limida "Uchrashuv/Guruh" so'zini ajratib ko'rsatish, so'ng uchrashuv yig'ilishining sarlavhasini kiriting.
Qadam 6. Mavzuni o'zgartiring (ixtiyoriy)
Uchrashuv daqiqalarini yanada chiroyli va professional qilish uchun ranglarni o'zgartirish yoki oldindan tayyorlangan mavzuni tanlash haqida o'ylab ko'ring. Hiyla oddiy, "Sahifa tartibi" ni qidiring, so'ng "Ranglar va mavzular" bo'limini oching. Ushbu bo'limda siz shablon ko'rinishini o'rnatishingiz mumkin. Siz hatto rangni kompaniya logotipi rangiga moslashtirishingiz mumkin.
Qadam 7. Andoza qismlarini nomlang
Shablonda bir nechta bo'lim bo'lishi kerak. Sizga ko'proq yoki kamroq kerak bo'lishi mumkin, yoki sizga bu ism unchalik yoqmaydi. Siz uni yig'ilish ehtiyojlariga mos ravishda o'zgartirishingiz mumkin.
Qadam 8. Ushbu shablonni noutbukda saqlang, shunda siz yig'ilish daqiqalarini olib ketishingiz mumkin
Agar siz hali ham Microsoft Office -dan foydalanayotgan bo'lsangiz, bu ishni bajarish oson va tez bo'ladi. Shuningdek, siz yig'ilishlarga avvalgidan ko'ra muntazam va aniqroq qatnashishingiz kerak. Shu bilan bir qatorda, siz shablonni chop etishingiz va daqiqalarni qo'lda yozishingiz mumkin. Biroq, kerakli darajada ma'lumotni kiritish uchun bo'limlarni etarlicha keng qilib qo'yganingizga ishonch hosil qiling.
Qadam 9. Shablonni tekshiring
Xavfsiz! Siz uchrashuv protokoli shablonini yaratishni tugatdingiz. Uchrashuvlar paytida sizning ish unumdorligingiz va aniqligingiz sezilarli darajada yaxshilanishi kerak, chunki sizda yig'ilish yozuvlarini tashkil qilish uchun qo'llanma shabloni bor. Boshqa har qanday ishda bo'lgani kabi, biror narsa etishmayotgan yoki aniq emasligini bilish uchun shablon tafsilotlarini o'qing. Hamma narsa to'g'riligiga ishonch hosil qilganingizdan so'ng, bu shablonni ishlatish mumkin va siz keyingi uchrashuvga yaxshiroq tayyorgarlik ko'rasiz.
Maslahatlar
- Uchrashuv tugashi bilanoq o'z daqiqalaringizni yozing. Voqealar hali ham sizning xotirangizda saqlanib qolganda buni qilish yaxshidir. Uchrashuvdan so'ng, ishtirokchilar imkon qadar tezroq harakat elementining nusxasini olishlari muhim.
- Uchrashuv rahbariga iloji boricha yaqinroq o'tiring. Bu sizga hamma narsani eshitish va ovozingizni balandlatmasdan tushuntirish so'rash imkonini beradi.
- Odamlardan o'z harakatlarini yozib olishni so'rang, shunda siz joyida yozib olmaysiz.
- Daqiqalarni xavfsiz faylda saqlang.
Istalgan vaqtda gapni to'xtatib, tushuntirish so'rashdan qo'rqmang.
- Eslatmalar juda muhim. Bu yozuvlar saqlanadi va kelajakda foydalanish uchun ishlatilishi mumkin. Masalan, yuridik masalalarga kelsak, kimningdir obro'si sizning daqiqalaringizga bog'liq bo'lishi mumkin.
- Robertning tartib qoidalari bo'limlarini, ayniqsa kotiblik kasbi bo'limini o'qing.
- Ular gaplashganda muhim narsalarni yozing. Agar bitta mavzu ikki marotaba ko'tarilsa, ularni guruhlarga ajratmang.
Ogohlantirish
- Daqiqalarga juda ko'p tafsilotlarni kiritmang. Agar sizdan munozarani yozib olish so'ralsa ham, uni iloji boricha qisqa va to'g'ridan -to'g'ri saqlang. O'zingizni muhim fikrlarni yozib olish bilan cheklang, aks holda siz daqiqalarni keraksiz tafsilotlar bilan to'ldirib yuborasiz.
- Nota oluvchining shaxsiy talqinlari va his -tuyg'ulari eslatmalarga kiritilmasligi kerak.
- Agar uchrashuvning bir qismi advokat-mijozning maxfiyligi toifasiga kirsa, bunday qilma bu qismni yozib oling. E'tibor bering, "Maslahatchi bu munozarada advokat-mijozning maxfiyligi borligini bildiradi. Bu munozara yozilmagan".
- Agar sizdan advokatlar va mijozlar o'rtasidagi maxfiy munozaralarni yozib olish so'ralsa, "har xil" daqiqalar tuzing va ularni oddiy daqiqalardan ajratib turing. Maxfiy deb belgilang va hujjatga kim kirishi mumkinligini aniqlang.
